Наказ як основний розпорядчий документ компанії
Наказ – це розпорядчий документ, що видається керівником компанії на правах єдиноначальності й у межах його компетенції.
ВИДИ НАКАЗІВ КОМПАНІЇ
Залежно від змісту управлінської дії накази поділяють на такі три основні види:
– з основної діяльності компанії;
– з адміністративно-господарських питань;
– з кадрових питань.
Накази з основної діяльності компанії
Зміст наказів з основної діяльності стосується найважливіших питань управлінської та профільної (наприклад, пов’язаної з виробництвом та/або реалізацією продукції і послуг) діяльності компанії, зокрема:
– планування, звітності та фінансування;
– організації роботи;
– зміни, скорочення або розширення видів діяльності;
– оптимізації організаційної структури компанії;
– розподілу функцій та повноважень між посадовими особами;
– створення та внесення змін до складу колегіальних дорадчих органів (правління, дирекції, комісії, ради тощо) компанії;
– затвердження локальних нормативних документів (інструкцій, положень, правил, порядків, регламентів тощо);
– організації та проведення важливих заходів, пов’язаних з основною діяльністю компанії.
Приклади заголовків до тексту наказів з основної діяльності:
«Про затвердження положень про структурні підрозділи компанії»
«Про внесення змін до штатного розпису компанії на 2025 рік»
«Про створення експертної комісії»
«Про розширення ринку збуту продукції компанії»
«Про ліквідацію структурного підрозділу»
«Про внесення змін до складу наглядової ради компанії»
«Про затвердження інструкції з діловодства у компанії»
Накази з адміністративно-господарських питань
Зміст наказів з адміністративно-господарських питань стосується:
– організації та проведення певних адміністративно-господарських заходів у межах компанії або за участю її працівників. Наприклад: інвентаризації, курсів підвищення кваліфікації, поточного ремонту будівель і приміщень, покращання благоустрою територій, прилеглих до будівлі компанії тощо;
– призначення відповідальних осіб за напрями роботи, що не належать до основної діяльності компанії (наприклад, за охорону праці, пожежну безпеку, ведення військового обліку працівників, організацію діловодства у структурних підрозділах тощо);
– забезпечення працівників певними засобами, необхідними для виконання посадових обов’язків (наприклад, транспортирними засобами, питною водою, спеціальним одягом і взуттям, засобами індивідуального захисту тощо);
– облаштування робочих місць комп’ютерною та організаційною технікою;
– запровадження незначних змін у роботі окремих структурних підрозділів або працівників компанії, встановлення певних заборон або обмежень (наприклад, користування обігрівачами, кондиціонерами, електроприладами).
Приклади заголовків до тексту наказів з адміністративно-господарських питань:
«Про проведення річної інвентаризації»
«Про організацію курсів підвищення кваліфікації для працівників відділу кадрів компанії»
«Про створення комісії з перевірки стану діловодства та архівного зберігання документів у компанії»
«Про призначення відповідальних за пожежну безпеку у структурних підрозділах компанії»
«Про запровадження системи електронного документообігу»
«Про забезпечення працівників компанії комп’ютерною та організаційною технікою»
«Про виготовлення візитних карток для працівників компанії»
«Про проведення озеленення, прибирання та благоустрою території компанії»
«Про заборону тютюнокуріння у приміщенням та на території компанії»
Накази з кадрових питань
До наказів з кадрових питань зокрема належать накази про:
– прийняття на роботу (призначення на посаду);
– переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу);
– сумісництво;
– суміщення посад;
– звільнення;
– атестацію певних категорій працівників (зокрема медичних, наукових, педагогічних, соціальних тощо);
– присвоєння звань, підвищення категорії, розряду, рангу;
– зміну біографічних даних;
– заохочення (нагородження, преміювання);
– оплату праці, нарахування різних доплат, надбавок, матеріальної допомоги;
– додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці, за особливий характер праці;
– соціальні відпустки, зокрема у зв’язку з вагітністю та пологами, у зв’язку з усиновленням дитини, для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років;
– відпустку без збереження заробітної плати;
– довгострокові відрядження за кордон;
– відрядження для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, у тому числі щодо участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф та аварій;
– короткострокові відрядження за кордон та в межах України;
– стягнення;
– підвищення кваліфікації;
– стажування;
– надання щорічних основних і додаткових оплачуваних відпусток, відпусток у зв’язку з навчанням, творчих відпусток, відпусток для участі в змаганнях тощо.
РЕКВІЗИТИ НАКАЗУ
Накази оформлюють на спеціальному бланку – бланку наказу. Якщо такий бланк не заведено у компанії, то наказ може бути оформлений на загальному бланку компанії або на стандартних аркушах паперу формату А4 (210 мм × 297 мм), дотримуючись вимог Національного стандарту України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020).
Склад реквізитів наказу залежить від його виду.
Пропонуємо Вам уніфіковану форму наказу з основної діяльності компанії, створену відповідно до ДСТУ 4163:2020.
Заповніть форму і ми надішлемо її вам.
У повністю оформленому і опрацьованому наказі максимально можуть бути такі реквізити, встановлені ДСТУ 4163:2020:
- зображення Державного Герба України (тільки для компаній, які згідно зі статутом мають право використовувати державну символіку);
- зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування), зареєстроване в установленому законодавством порядку (для компаній, які не мають права використовувати державну символіку на бланках);
- найменування юридичної особи вищого рівня (тільки для підвідомчих компаній);
- найменування компанії – автора наказу;
- код компанії за Єдиним державним реєстром підприємств і організацій України (ЄДРПОУ);
- гриф обмеження доступу до документа (тільки для наказів, що містять службову інформацію, до якої має доступ обмежене коло працівників компанії);
- назва виду документа – НАКАЗ;
- дата документа;
- реєстраційний індекс документа;
- місце складення документа;
- відмітка про контроль;
- заголовок до тексту документа;
- текст документа;
- відмітка про наявність підстави для видання наказу (тільки для кадрових наказів);
- підпис;
- візи посадових осіб;
- гриф погодження документа (за потреби);
- відмітка про ознайомлення з документом (тільки для кадрових наказів);
- відмітка про виконання документа;
- відмітка про наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації (за потреби).
ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ ДЕЯКИХ РЕКВІЗИТІВ НАКАЗУ
Найменування компанії – автора наказу зазначають повністю відповідно до статуту або положення про компанію. Під повним найменуванням дозволяється зазначати скорочене у дужках або без них;
Дату і реєстраційний індекс проставляють у день підписання наказу керівником компанії. Дата може бути оформлена як словесно-цифровим, так і цифровим способом. До реєстраційного індексу може додаватися літерне позначення. Система індексації наказів розробляється з урахуванням специфіки їх складання, реєстрації та формування у справи, запровадженої у конкретній компанії та визначеної в інструкції з діловодства.
Місце складення документа має відповідати назві населеного пункту, в якому фактично було створено наказ.
У заголовку до тексту документа стисло викладають зміст наказу, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника (наприклад, «Про затвердження…», «Про звільнення…») або іменника (наприклад, «Про підсумки…», «Про результати…»). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого поля та розташовувати центровано над текстом.
Структура та наповнення тексту документа залежать від виду наказу.
Текст наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань зазвичай складається з двох частин – констатуючої і розпорядчої, кожна з яких має певні особливості оформлення. Констатуючу частину тексту друкують з абзацу, в кінці речення крапку не ставлять. У цій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету видання наказу. Розпорядчу частину тексту починають зі слова «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літерами без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку. Нижче з абзацу формулюють зміст дій, що мають бути виконані. Розпорядчу частину тексту наказу поділяють на пункти і підпункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті потрібно зазначати виконавців (структурні підрозділи або конкретні посадові особи), конкретні завдання (доручення) та строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі узагальнено, наприклад: «начальникам структурних підрозділів». У тексті не можна застосовувати написання неконкретних доручень, що містять слова: «прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо. Якщо наказом скасовується попередній відповідний наказ, то у розпорядчій частині тексту оформлюють пункт, що починається зі слів: «Визнати таким, що втратив чинність, …». Останній пункт розпорядчої частини тексту наказу за потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або конкретну посадову особу функцій з контролю за виконанням цього наказу. При цьому керівник компанії має право залишити контроль за виконанням документа за собою, наприклад: «Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою».
Текст кадрового наказу, як правило, не містить констатуючої частини.
Розпорядча частина тексту починається з відповідного наказового дієслова «ПРИЙНЯТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «НАДАТИ», «ВІДРЯДИТИ» тощо, яке друкують великими літерами нижче заголовку до тексту без абзацу і без лапок, після нього ставлять двокрапку.
Рядком нижче з абзацу зазначають: ПРІЗВИЩЕ (великими літерами), власне ім’я, по батькові, назву посади (на яку приймають або з якої звільняють працівника тощо); найменування структурного підрозділу компанії, в якому працює працівник; дату прийняття (переведення, звільнення, направлення у відрядження тощо); умови на яких приймають на роботу або переводять на іншу посаду чи посилання на статтю КЗпП у разі звільнення тощо.
Більш детально про підготовку кадрових наказів і вимоги до оформлення їх реквізитів ми поговоримо в окремій публікації.
Якщо до наказу додаються інші документи (положення, правила, інструкції, порядки, регламенти тощо), то їх оформлюють на окремих аркушах як додатки, а у відповідних пунктах розпорядчої частини тексту роблять посилання: «що додається» або «(додається)». При цьому реквізит «Відмітка про наявність додатків» після тексту наказу самостійно не оформлюють.
Візування проєкту наказу залежить від його виду та змісту.
Візування наказів з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань здійснюється у такій послідовності:
- працівником, який підготував проєкт наказу;
- керівником структурного підрозділу, в якому створено проєкт наказу;
- функціональними, територіальними структурними підрозділами, які згадуються у тексті проєкту наказу;
- конкретними посадовими особами, які зазначені у проєкті наказу як виконавці;
- посадовою особою фінансової служби або головним бухгалтером (якщо проєкт наказу стосується фінансових питань);
- посадовою особою правової служби (юрисконсультом) у разі потреби;
- заступником керівника компанії, який відповідає за питання, що містяться у проєкті наказу.
Візи проставляють лише на першому примірнику наказу, який долучають до відповідної справи. Цей реквізит розміщують нижче реквізиту «Підпис» на лицьовому або на зворотному боці останнього аркуша документа. Якщо у процесі візування до проєкту наказу внесено суттєві зміни, він підлягає доопрацюванню, передрукуванню та повторному візуванню.
Проєкти наказів, що зачіпають інтереси інших компаній, мають попередньо погоджуватися з ними. У такому разі в наказі оформлюють гриф погодження або складають окремий аркуш погодження, який додають до цього документа. За наявності розбіжностей до проєкту наказу додають зауваження або суть розбіжностей зазначають у супровідному листі.
Наказ набирає чинності з моменту його підписання керівником компанії та реєстрації, якщо в тексті наказу не встановлено інший строк.
Наказ може бути скасовано, змінено або доповнено лише новим наказом відповідно виду.
LITIKO пропонує сучасні IT-рішення для автоматизації управління документообігом, що дозволяють:
- швидко створювати та узгоджувати накази;
- контролювати виконання рішень;
- забезпечувати безпечне зберігання та доступ до документів;
- інтегрувати документообіг із системами управління компанією.
Запрошуємо на консультацію!
Оптимізуйте управління документами у вашій компанії разом із LITIKO! Запишіться на безкоштовну консультацію з нашим експертом, і ми допоможемо підібрати найкраще рішення для вашого бізнесу.
