Номенклатура справ компанії
Номенклатура справ компанії
Номенклатура справ – обов’язковий для кожної компанії систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ (абзац дев’ятнадцятий пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5).
Обов’язковість розроблення номенклатури справ та забезпечення збереженості документів також обумовлені у абзаці другому статті 32 Закону «Про Національний архівний фонд та архівні установи» (rada.gov.ua):
«Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому цим Законом, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити свою номенклатуру справ з однією з державних архівних установ або архівним відділом міської ради.»
Номенклатура справ призначена для встановлення у компанії:
– єдиного порядку формування справ для документів, створених в електронній і паперовій формах;
– забезпечення обліку документів;
– оперативного пошуку документів за їх змістом і видом;
– визначення строків зберігання справ.
Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, зокрема з кадрових питань, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.
Існують такі види номенклатур справ:
– типова;
– примірна;
– індивідуальна (так звана зведена) номенклатура справ компанії;
– номенклатура справ структурного підрозділу компанії.
Типові та примірні номенклатури справ – це нормативно-методичні посібники, які зазвичай розробляють великі компанії і корпорації для мережі своїх підприємств, установ і організацій (далі – підприємство) з метою полегшення підготовки індивідуальних номенклатур справ відповідними підприємствами.
Типові номенклатури справ мають обов’язковий характер, а примірні – рекомендаційний.
Різниця між цими видами номенклатур справ полягає у тому, що:
– типова номенклатура справ установлює типовий склад справ з єдиною системою індексації кожної справи для підприємств, однорідних за характером діяльності та з однаковою структурою;
– примірна номенклатура справ установлює примірний склад справ, утворюваних в діловодстві підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою. Під час підготовки індивідуальної номенклатури справ на підставі примірної допускається уточнення і деталізація заголовків справ.
АЛГОРИТМ ПІДГОТОВКИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
ЕТАП 1 Вивчення змісту загальнодержавних нормативно-правових актів з питань організації діловодства, типових і галузевих переліків зі строками зберігання документів, а також складу і змісту документаційного фонду, що створюється у процесі діяльності компанії
ЕТАП 2 Розроблення проєкту номенклатури справ службою діловодства за участю працівника архівного підрозділу компанії
ЕТАП 3 Погодження змісту розділів номенклатури справ з відповідними структурними підрозділами компанії та доопрацювання проєкту за наявності отриманих зауважень і пропозицій
ЕТАП 4 Підписання остаточного варіанту номенклатури справ керівником служби діловодства (або особою, відповідальною за організацію діловодства в компанії) та завідувачем архіву (або особою, відповідальною за архів компанії)
ЕТАП 5 Схвалення на засіданні експертної комісії (далі – ЕК) компанії
ЕТАП 6 Погодження з експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) державного архіву або ЕК архівного відділу районної державної адміністрації чи міської ради
ЕТАП 7 Затвердження керівником компанії шляхом проставлення відповідного «Грифу затвердження»
ЕТАП 8 Набирання чинності з 1 січня кожного нового діловодного року
ЕТАП 9 Доведення до відома структурних підрозділів компанії
ЕТАП 10 Закриття номенклатури справ наприкінці діловодного року шляхом заповнення підсумкового запису
РОЗРОБЛЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Номенклатуру справ компанії розробляє її служба діловодства (загальний відділ, відділ діловодства, канцелярія) або особа, на яку покладено відповідальність за організацію діловодства у компанії.
Під час розроблення номенклатури справ слід керуватися главою 1 розділу IV Правил № 1000/5, у якій визначено вимоги до складання номенклатури справ.
Для визначення назв (заголовків) справ і строків зберігання документів слід застосовувати Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. №578/5 (rada.gov.ua) (далі – Перелік № 578/5).
Перелік № 578/5 включає типові документи, що створюються під час документування загальних для всіх управлінських функцій, виконуваних компаніями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється у результаті виробничої та науково-технічної діяльності компаній.
Правила № 1000/5 і Перелік № 578/5 є нормативно-правовими актами, обов’язковими для виконання усіма компаніями.
Для визначення назв (заголовків) справ та строків зберігання спеціальних (нетипових) видів документації слід застосовувати галузеві переліки документів.
Галузевий перелік – перелік видів документів (справ), що створюються під час документування профільної діяльності компаній певної галузі, з нормативно встановленими строками їх зберігання (абзац перший пункту 2 розділу 1 Порядку підготовки галузевих переліків документів із зазначенням строків їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23 квітня 2018 р. № 1244/5) (rada.gov.ua).
ПРИНЦИПИ ПОБУДОВИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Під час складання номенклатури справ компанії використовується структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип використовується у компаніях, які мають чітко визначену структуру. Розділами зведеної номенклатури справ, побудованої за структурним принципом, є найменування структурних підрозділів, наприклад:
01 Відділ діловодства і контролю
02 Організаційний відділ
03 Планово-економічний відділ
04 Фінансовий відділ
05 Відділ маркетингу і продаж
06 Відділ інформаційних технологій
07 Відділ кадрів
08 Юридичний відділ
09 Господарський відділ
10 Транспортний відділ
При цьому першим розділом прийнято зазначати службу діловодства, а потім усі інші структурні підрозділи відповідно до штатного розпису компанії.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ застосовують у безструктурних, як правило невеликих, компаніях. Розділи такої номенклатури справ відображають функції і (або) напрями діяльності цієї компанії, наприклад:
01 Керівництво
02 Планування та прогнозування
03 Маркетинг і реклама
04 Організація виробничої діяльності
05 Бухгалтерський облік і звітність
06 Робота з кадрами і військовий облік
07 Інформаційне забезпечення
08 Матеріально-технічне постачання
09 Адміністративно-господарське обслуговування
10 Архів
ОФОРМЛЕННЯ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ
Структура тексту номенклатури справ
Текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф (Додаток 1):
1 ― Індекс справи
2 ― Заголовок справи (тому, частини)
3 ― Кількість справ (томів, частин)
4 ― Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком
5 ― Примітки
У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу компанії і порядкового номера справи, наприклад: 01‑07, де 01 – індекс відділу діловодства і контролю; 07 – номер справи згідно з порядком нумерації в межах цього відділу.
У другій графі наводять заголовок справи. Він має відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі й розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, гранично точними. Заголовок справи викладають у певній послідовності за такою формою: вид документів – автор (кореспондент) – виклад питання – період створення документів. Наприклад: «Накази голови правління компанії з адміністративно-господарських питань за 2024 рік», «Протоколи засідань наглядової ради компанії за 2024 рік».
У окремих випадках послідовність подання елементів заголовка може бути дещо змінена. Це, насамперед, стосується відомостей про авторів та кореспондентів, наприклад: «Доповідні записки з питань кадрової роботи і військового обліку, що подаються відділом кадрів керівництву компанії». Проте вид документів (накази, протоколи, акти, доповідні записки тощо) завжди вказують на початку заголовка. Відомості про копійність документів можна зазначити лише наприкінці заголовка, наприклад: «Положення про планово-економічний відділ (копія)», «Посадові інструкції працівників відділу інформаційних технологій (копії)».
У заголовках справ, які містять різні види документів з одного питання, вживають узагальнений термін «документи», а основні види документів, згрупованих у справі зазначають в дужках, наприклад: «Документи (порядок денний, реєстр розсилки запрошень, реєстр присутніх, листи) про організацію і проведення загальних зборів членів компанії».
У заголовках справ, що містять листування, обов’язково зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу, наприклад: «Листування з Національним банком України з основних (профільних) питань діяльності компанії».
Якщо у справі групується планова або звітна документація, то у заголовку обов’язково вказують період (місяць, квартал, рік), на/за який створено документ, наприклад: «План діяльності компанії на 2025 рік», «Звіт про діяльність органів управління компанії за 2024 рік» тощо. У заголовку справи, що містить планово-звітну документацію, може бути зазначено номер чи умовне позначення (код, шифр) форми відповідного документа, наприклад: «Квартальні звіти з праці (форма № 1-ПВ (квартальна)».
Третю графу заповнюють із закінченням діловодного року, коли відомо, яка кількість справ утворилась у минулому діловодному році. Ці дані відображають й у підсумковому записі, який обов’язково оформлюють вже після закінчення діловодного року.
У четвертій графі вказують строки зберігання справ і посилання на статті відповідного переліку, на підставі якого визначено ці строки. В окремих випадках, якщо передбачається формувати у справі документи з різними тимчасовими строками зберігання, встановлюють максимальний строк зберігання (наприклад, справа з документами, строки зберігання яких встановлені 3 і 5 років, повинна мати строк зберігання 5 років).
Для документів, не передбачених Переліком № 578/5 або галузевим переліком, строки зберігання встановлюють на підставі їх вивчення ЕК компанії за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву. При цьому у п’ятій графі роблять примітку:
«Строк зберігання встановлений ЕПК _____________, протокол від ______№__».
(найменування державного архіву)
Якщо до строку зберігання додана відмітка «ЕПК», це означає, що документи цієї категорії можуть мати культурне та практичне значення і підлягають постійному зберіганню. Це питання вирішується за погодженням з ЕПК відповідного державного архіву після закінчення діловодного року.
Під час формування у справу документів з грифом «Для службового користування» (незалежно від їх змісту) строк зберігання справи не встановлюють, а у четвертій графі проставляють відмітку «ЕК». Із закінченням діловодного року цю справу переглядає ЕК компанії і визначає строк її зберігання. За необхідності ЕК може прийняти рішення щодо переформування документів такої справи. У цьому разі документи постійного строку зберігання мають бути згруповані в окрему справу, яка отримає самостійний заголовок і буде додатково внесена в номенклатуру справ.
Для справ, що містять копійні документи, строк зберігання не встановлюється, так як ці документи на зберігання не передаються, а у четвертій грифі зазначається: «Доки не мине потреба» або «До заміни новими».
У п’ятій графі зведеної номенклатури справ проставляють примітки про заведення справ, передавання їх до архіву, про перехідні справи, про осіб, відповідальних за ведення цієї справи тощо.
ОФОРМЛЕННЯ ПІДСУМКОВОГО ЗАПИСУ
Наприкінці діловодного року зведена номенклатура справ компанії та номенклатури справ всіх її структурних підрозділів обов’язково закриваються підсумковим записом, у якому зазначаються категорії та кількість фактично заведених за рік справ (Додаток 2).
Ми підготували для вас:
Оформлення номенклатури справ (Додаток№1)
Оформлення підсумкового запису (Додаток №2)
Заповніть форму і ми надішлемо її вам
Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують працівники, відповідальні за організацію діловодства у своїх підрозділах, й передають підсумкові відомості до служби діловодства. Керівник служби діловодства (або особа, відповідальна організацію за діловодства в компанії) зводить всі відомості разом, підписує підсумковий запис зведеної номенклатури справ й повідомляє керівнику архівного підрозділу (або особі, відповідальній за архів компанії) про фактичну наявність справ, заведених за рік.
Щорічно (в кінці кожного діловодного року) зведена номенклатура справ компанії та номенклатури справ її структурних підрозділів переглядаються й уточнюються. Після внесення до них змін і доповнень вони передруковуються. Номенклатури справ структурних підрозділів підписують керівники цих підрозділів, а зведену номенклатуру справ затверджує керівник компанії. Вони вводяться в дію з 1 січня нового року.
Один раз на п’ять років або ж у разі наявності істотних змін у структурі чи напрямах діяльності компанії зведена номенклатура справ підлягає перескладанню та повторному погодженню з відповідним державним архівом за алгоритмом, наведеним вище.
За умови запровадження в компанії системи електронного документообігу (далі – СЕД) зведена номенклатура справ формується СЕД в автоматизованому режимі на основі номенклатур справ структурних підрозділів компанії у електронній формі.
Зведена номенклатура справ зберігається та використовується СЕД для автоматизації процесів формування документів в електронні справи.
Більше детально про наповнення розділів номенклатури справ, формулювання конкретних заголовків справ, визначення відповідних строків зберігання, підрахунок заведених справ та оформлення річного підсумкового запису можна дізнатися на Вебінарі «Номенклатура справ компанії» або замовивши особисту консультацію.
