Впровадження систем Управління корпоративним контентом (ECM)
Класичний набір інструментів з управління документообігом в компанії. Допоможемо організувати електронну канцелярію і забезпечити надійне зберігання даних. Налаштуємо обмін юридично значущими документами з контрагентами. Маршрути документів автоматизуються за допомогою наскрізних бізнес-процесів.
  • Багаторазове збільшення швидкості документообігу
  • Створення та підтримка систем накопичення інформації та архівів
  • Впровадження згідно з українським законодавством
  • Робота з сертифікатами ЕЦП/КЕП, які видані українськими АЦСК
  • Досвід впровадження комплексних проектів – 25+ років
Перш ніж почати.
5 питань
Якщо ви дали ствердну відповідь на три чи більше питань, то не сумнівайтеся: впровадження електронного документообігу вам дійсно допоможе.
Що таке ECM і навіщо це потрібно?

Головна функція ECM – це збір, зберігання і надання доступу до інформації. Причому мова йде не тільки про документи, а й про так звану базу знань компанії, до якої входять документи, файли, папки, медіа та веб. Ще однією важливою задачею такої системи стає поступове перетворення всіх неструктурованих даних в структуровані, тобто такі, в яких можна швидко знайти найважливішу інформацію.

Однак варто мати на увазі, що майже всі сучасні приклади ECM виконують не лише цю функцію. Сьогодні, коли планується впровадження ECM, зазвичай передбачається, що вона буде в тій чи іншій мірі виконувати і функцію BPM (Business Process Management, «керування бізнес-процесами»).

01
Спілкуючись з діловим партнером, ви відразу ж знаходите необхідний документ?
02
Чи ви можете контролювати поточний стан завдань, отриманих вашими співробітниками?
03
Чи згодні, що прискорення узгодження документів створить позитивний ефект для репутації вашої компанії?
04
Чи завалений ваш стіл паперовими документами?
05
Чи можете ви контролювати роботу кожного співробітника і бачити всі етапи?
Крім цього, ECM просто необхідна, якщо
Базові рішення заважають розвитку

Припустимо, раніше вам вистачало базових можливостей. Але якщо існуюче програмне забезпечення стримує просування на ринку і обмежує можливості глобального зростання, можливо, пора його змінити.

Ви використовуєте різнорідні системи

Зі змінами технологій ви помічаєте, що різнорідні системи погано працюють разом. Нове бухгалтерське ПЗ несумісне із застарілою системою управління персоналом, і вам набридло витрачати час і ресурси на марні спроби інтегрувати їх.

Ви не відповідаєте очікуванням клієнтів

Якщо система планування ресурсів несумісна з мобільними пристроями співробітників або клієнтів, саме час придбати нову. Якщо ви вважаєте, що інвестиції в відповідність запитам клієнтів не окупляться, або не хочете надавати персоналу необхідні для успіху інструменти, клієнти просто підуть до конкурентів.

Переваги впровадження ECM систем
Прозорість
Бізнес-процеси стають прозорими і керівництву дуже просто відстежувати стан справ в компанії.
Підвищення дисципліни всередині компанії
Згідно статистичних даних, така система підвищує дисципліну і скорочує терміни виконання задач на 30% і більше.
Скорочення часових рамок
Якщо раніше узгодження документів займало 1-2 дня, тепер все це можна виконати за кілька годин.
Розмежування прав користувачів
Конфіденційність інформації гарантована через обмеження доступу до важливих документів рядових співробітників.
Легкість впровадження
Завдяки великому досвіду роботи з ЕСМ, впровадження системи проходить безболісно і в найкоротші терміни.
Розвиток корпоративної культури
Впровадження ЕСМ позитивно впливає на культуру компанії. Відповідальність кожного співробітника за свій фронт роботи підвищується.
Отримайте розрахунок вартості та термінів впровадження ECM у вашій компанії
Серед основних функцій, які повинні існувати в системі ECM, можна виділити:

Після узгодження проекту і затвердження термінів компанія Litiko проводить впровадження BPM-системи. Основні етапи впровадження:

  • Електронний документообіг (СЕД);
  • Управління записами (RM) та файлами. Категорізація та впорядкування;
  • Управління знаннями (knowledge management). Зберігання та надання доступу до релевантної для підприємств інформації;
  • Управління потоком робіт (Workflow), автоматизація бізнес-процесів (BPM);
  • Керування web-контентом (WCM);
Електронний архів

Щоб швидко знаходити і вивантажувати документи, оперативно відповідати на

Електронна канцелярія

Забезпечує контроль за отриманням і збереженням оригіналів договорів, і легкий пошук електронних і паперових документів.

Фінансові документи

Легко автоматизувати роботу з фінансовими документами. Маршрути узгодження вхідних рахунків виключають втрату документів і знижують ризики несвоєчасної оплати.

Управління договорами

Картка договору відображає всі пов'язані з ним документи: угоди, додатки, рахунки і акти. Прямо з картки можна відкрити будь-який з цих документів, перевірити статус, переглянути версії, роздрукувати і т.д.

Службові записки

Замовити техніку, оформити відпустку або відправити співробітника у відрядження тепер можна швидко і без тяганини.

Маршрути погодження документів

Налаштована маршрутизація погодження документів економить час співробітників, позбавляє від зайвих комунікацій і захищає від втрат.

ЕЦП

Наявність легітимних електронних підписів в системі дозволяє відмовитися від паперових носіїв. У зв'язці з системами юридично значущого документообігу це дозволяє налаштувати повністю безпаперовий внутрішній і зовнішній документообіг.

Задачи

Агрегування всіх задач в одному місці дозволяє грамотніше організувати робочий час, визначити пріоритетність задач і вкластися в терміни.

Інтеграція з операторами ЮЗДО

Виключіть ризики затримок, втрат і скоротіть витрати на відправку документів. Підписуйте документи і відправляйте контрагентам в єдиній системі.

Етапи впровадження ECM-системи
Вибір підрядника, який встановить та налагодить ЕСМ-систему - перший, але дуже відповідальний крок на шляху впровадження електронного документообігу. Перш ніж система запрацює, потрібне навчання персоналу і безпосередньо налаштування ЄСМ.
Гарантія вартості впровадження!

Ніяких "неприємних" сюрпризів! Загальна сума впровадження фіксується в договорі. Ми несемо відповідальність за непередбачені витрати часу і ресурсів

01
Організаційні моменти (виділення персоналу, формування команди)
02
Аналіз бізнес-процесів організації
03
Налагодження та адаптація ЕСМ під потреби компанії
04
Навчання персоналу
05
Подальша експлуатація та супровід
Працюємо із такими ECM-системами
Інтелектуальна система керування цифровими процесами і документами
Платформа з управління контентом, документами і процесами
Ми проектуємо та впроваджуємо ECM-системи 20+ років
За ці роки накопичився унікальний досвід. Фахівці Літіко вміють робити неймовірні речі і ми пишаємося кожним проектом

Економічний ефект впровадження системи електронного документообігу на прикладі реалізованих кейсів:

  • У 4-6 разів скорочується термін підготовки договорів
  • В 2-2.5 рази збільшується кількість узгоджених в термін договорів
  • В 1.5-3 рази знижується вартість процесу узгодження
  • На 20% підвищується дисципліна
  • На 84% прискорюється процес пошуку необхідних документів
Індивідуальне рішення для вашого бізнесу
Хочете отримати додаткову інформацію до прийняття рішення? Заповніть коротку форму, і ми надамо попередню оцінку проекту впровадження ECM-систем у вашій компанії.

Послуга попередньої оцінки надається безкоштовно. Оцінку роблять професійні фахівці в області оптимізації бізнес-процесів
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин