Електронний підпис: простий захист від неприємностей
Електронний цифровий підпис вже далеко не перший рік гарантує безпеку українців – як бізнесу, так і приватних осіб. Однак досі багато хто не знає, як влаштована ця технологія, а головне – чому її обов’язково потрібно використати.
Цифровий підпис (ЕЦП) – це сучасне технологічне рішення для верифікації справжності та незмінності електронних документів. Цей інструмент дозволяє фізичним особам та організаціям завіряти цифрові документи таким чином, що будь-яке несанкціоноване втручання стає очевидним, забезпечуючи тим самим їх достовірність.
Типи електронних підписів
ЕЦП є різних типів. Наприклад, ЕЦП фізичної особи. Громадяни використовують його для підтвердження своєї особистості у цифровому середовищі. Застосовується при поданні електронних декларацій, заяв та інших документів до державних установ.
Цифровий підпис формується за допомогою спеціалізованого алгоритму із використанням цифрового ключа. Такий ключ – це математичний об’єкт, що складається із двох компонентів: відкритого та закритого ключів. Відкритий ключ використовується для перевірки підпису, а закритий ключ зберігається конфіденційно і служить для створення підпису. Безпека закритого ключа має першорядне значення, адже його компрометація (простіше кажучи – потрапляння до чужих рук) може призвести до несанкціонованого підписання документів від імені власника. При цьому відкритий ключ публікується на офіційному інформаційному ресурсі, оскільки він необхідний для автентифікації ЕЦП.
ЕЦП може виглядати по-різному. Наприклад, як текстовий підпис. Тоді це рядок тексту, що містить відомості про підписувача і дату підписання, що зазвичай розміщується в нижній частині документа. Інший варіант – графічний підпис. Він схожий на рукописний підпис, може містити ім’я або ініціали підписувача.
Є також криптографічний підпис: він невидимий оку, генерується за допомогою криптографічних ключів і є унікальним кодом, що верифікується спеціальним програмним забезпеченням. Зрештою, є так звана електронна печатка. Вона може відображатись у вигляді графічного зображення або текстової інформації на документі.
ЕЦП застосовується в різних сферах:
- Комерційні операції: забезпечує підтвердження угод між компаніями та клієнтами, знижуючи ризик фальшування документів.
- Електронне листування: використовується для підписання інформації в електронних листах, гарантуючи її автентичність.
- Дистанційне банківське обслуговування: забезпечує безпеку платежів та підтверджує особу клієнтів.
Використання електронного підпису має численні переваги:
Гарантія справжності та цілісності: Забезпечує, що документи залишаються незмінними після підписання.
Ефективність і зручність: Дозволяє швидко підписувати документи без необхідності друкування та фізичного підписання.
Зниження витрат: Електронний документообіг зменшує витрати на папір і зберігання документів.
Віддалене підписання: Можливість підписувати документи з будь-якого місця, що має доступ до Інтернету.
Електронні підписи бувають:
- У вигляді файлу, який зберігається на комп’ютері чи звичайних флешках, тощо
- Підписи, які зберігаються на захищених носіях – токени або хмарні сервіси
- Підписи, які зберігаються на SIM-карті мобільного телефона – Mobile ID.
Файлові підписи можна копіювати і зберігати у будь-якому місці, а токени (USB-ключі), хмарні сховища і Mobile ID не підлягають копіюванню, тому є більш надійними. Токен потрібно під’єднати до комп’ютера та зчитати, а при використанні Mobile ID – ввести номер телефону та персональний пін-код, створений при підключенні послуги Mobile ID. До ключа в хмарному сховищі у власника є доступ з будь-якого пристрою з виходом в інтернет.
Як електроний підпис документів реалізован в Україні
Раніше користувачі були знайомі лише з електронним цифровим підписом (ЕЦП). Проте з ухваленням Закону України «Про електронні довірчі послуги» він перестав бути актуальним. На зміну йому прийшло точніше поняття – кваліфікований електронний підпис (КЕП).
Кваліфікований електронний підпис має таку ж юридичну силу, як і власноручний. Це підтверджено Законом України «Про електронний документообіг та електронні документи».
З технічної точки зору КЕП є набір електронних даних, створений з файлу документа, ключа підпису та позначки часу. Ці елементи об’єднуються в контейнер (архів, який містить файл та підпис) або окремий файл, який необхідно зберігати та перевіряти разом із документом.
Дані КЕП підтверджують, що до документа в архіві в певний час було застосовано відповідний ключ підпису, а файл (документ) не було змінено. Позначка часу дозволяє в будь-який момент дізнатися, коли на документ було накладено КЕП, а також є доказом його існування у конкретний момент.
Переваги КЕП:
- Юридична сила: КЕП прирівнюється до власноручного підпису та може використовуватись для будь-яких юридично значущих дій.
- Безпека: КЕП забезпечує конфіденційність та цілісність інформації, виключаючи можливість підробки чи фальсифікації документів.
- Економія часу: КЕП дозволяє підписувати документи електронно, без необхідності роздрукування, підписання вручну та сканування.
- Зручність: КЕП можна використовувати на будь-якому пристрої з виходом до Інтернету.
Практична реалізація: використання кваліфікованого електронного підпису (КЕП)
В Україні електронні ключі видають різні організації – і це не повинно дивувати нікого. Видавання ЕЦП, згідно з Законом «Про електронні довірчі послуги», є довірчою послугою, а тому здійснюється кваліфікованими надавачами електронних довірчих послуг, перелік яких міститься в Довірчому списку (станом на сьогодні їх 26). Акредитовані центри сертифікації ключів (АЦСК), утворені відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис», які мали намір надавати кваліфіковані електронні довірчі послуги, автоматично були внесені центральним засвідчувальним органом до Довірчого списку як кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг.
Строк дії сертифіката ЕЦП складає два роки. Після закінчення цього терміну потрібно буде повторно виготовити вже новий підпис за тим же алгоритмом дій. Причиною такого строку є вимоги захисту інформації, які висуваються до засобів, що використовуються для накладення ЕЦП.
З технічної точки зору принципової різниці між персональним та корпоративним електронним ключем – немає. Фізична особа можна отримати електронний підпис у будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг та використовувати його. Також рішення для кваліфікованого електронного підпису для підписання електронних документів інтегровано у додаток «Дія». Ця можливість є безкоштовною для фізичних осіб.
Інша справа, що юридичним особам ЕЦП потрібна для того, щоб організувати безпечний документообіг. КЕП – незамінна річ для організації електронного документообігу в бізнесі, подання звітності в державні органи в режимі онлайн. Кваліфікований електронний підпис юридичної особи – законний аналог власноручного підпису, тому ним можна підписувати будь-які юридично значущі документи. Компанії, котрі вирішили перейти на електронний документообіг, щоб оптимізувати зовнішні та внутрішні бізнес-процеси, повинні отримати КЕП юридичної особи для всіх співробітників, які мають право підпису.
Для чого потрібен КЕП співробітникам компанії? Для повного переходу на ЕДО як у комунікації з контрагентами, так і всередині компанії; для реєстрації кас, видачі електронних підписів касирів та печаток; для підписання актів, прибуткових та видаткових накладних онлайн через сервіси EDI для рітейлу; для запровадження е-ТТН, видачи КЕПів вантажовідправникам, водіям та вантажоотримувачам – і так далі.
Не випадково можливість завантаження цифрового підпису інтегрована до таких українських систем роботи з документами, як M.E.Doc, СОТА, «Вчасно» (у цьому сервісі також можна отримати ключ ЕЦП) та низку інших. Крім того, ЕЦП можуть для своїх клієнтів оформити деякі великі українські банки – ПУМБ, Ощадбанк, Укрсиббанк, ПриватБанк та Монобанк.
Компанія може самостійно сертифікувати своїх працівників – стати представником одного з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Або замовити у них послугу виїзної генерації ключів.
Якщо компанія має понад 100 співробітників, то краще скористатися послугами провайдерів хмарних сховищ. Що робити, якщо працівник звільнився або у відпустці? Ключ на флешці або токен у такому випадку неможливо контролювати. А хмарні сервіси дають можливість бачити всі транзакції, які відбуваються з підписами, і забороняти доступ до ключа залежно від того, де і коли знаходиться співробітник. Це і посилює контроль, і підвищує рівень безпеки інформації.
Ризики використання електронного підпису та заходи безпеки
Хоча використання електронного підпису пов’язане з певними ризиками, такими як втрата ключа або несанкціонований доступ, дотримання заходів безпеки може запобігти негативним наслідкам. Важливо блокувати старі сертифікати у разі втрати ключа та звернутися до надавача послуг для створення нового підпису.
Більше того, втрата ключа ЕЦП може виставити вас на ризик злому та несанкціонованого доступу до ваших електронних даних. Треті особи можуть скористатися цим вразливим моментом і зробити шахрайські дії від вашого імені – вкрасти гроші з банківського рахунку, взяти на ваше ім’я кредит чи навіть переоформити бізнес.
Щоб запобігти негативним наслідкам втрати ключа ЕЦП, важливо відразу ж заблокувати старі сертифікати та звернутися до організації або установи, яка видала ключ. Вони можуть допомогти створити новий ключ і провести процедуру повторної активації. У деяких випадках може знадобитися підтвердження вашої особи та надання додаткових документів для відновлення доступу до ключа ЕЦП.
Висновки
Всупереч всім можливим ризикам, переваги використання електронного підпису очевидні. Це сучасний, зручний і безпечний спосіб підтвердження справжності електронних документів, який значно полегшує роботу як бізнесу, так і приватних осіб.
