Управление совещаниями и заседаниями

Повышайте эффективность совещаний и контроль исполнения протоколов. Участники заранее знают о целях и повестке дня Понимают, кто несет ответственность и за какие задачи по итогам принятых на заседании решений.

Какие проблемы решает система управления совещаниями?

Профессиональные качества сотрудников никак не связаны с проблемами рабочих совещаний. Все зависит от правильного планирования деловых встреч и контроля выполнения протоколов.

0 %

совещаний малоэффективны. Согласно данным опросов Wall Street Journal.

часов в неделю В среднем менеджеры тратят на бесполезные встречи.

0 %

совещаний лишние. Большинство вопросов можно решать «разумнее» – по телефону, по e-mail или служебной запиской.

Что я здесь забыл?

проблема

У сотрудника не должно возникать вопросов, почему его пригласили на конкретное совещание.

решение

Цели встречи и повестка дня определяются заранее. Приглашения с вводными данными отправляются только тем сотрудникам, участие которых действительно необходимо.

Дискуссии ни о чем

проблема

Это обычная болтовня и пустая трата времени — такие мысли часто посещают участников совещаний, особенно когда за пределами переговорной комнаты у них много невыполненных задач.

решение

Чтобы избежать разговоров ни о чем и затянувшихся дискуссий, необходимо организовывать собрания с четким таймингом и перечнем вопросов, которые требуют конкретных действий.

Мотивация на нуле

проблема

Пустые скучные разговоры лишь отнимают энергию. Правила организации собраний предполагают, что по итогам встречи каждый ее участник понимает дальнейшие свои действия.

решение

Принятые по ключевым вопросам решения повышают эффективность работы компании и мотивируют сотрудников.

Безрезультатные протоколы

проблема

Успешно пройденное собрание еще не гарантирует 100% выполнение всех принятых решений. Протокол делового совещания часто ведут формально.

решение

Добиться результата можно, если ставить задачи ответственным лицам согласно протоколу. А также автоматически включать отчет с результатами в повестку дня следующего заседания.

Превратите совещания в инструмент эффективного развития бизнеса

С решением Управления совещаниями от LITIKO процесс подготовки, организации и проведения собраний в вашей компании становится проще.

Назначайте встречи в один клик

Оповещайте участников вовремя

Система автоматически отправляет участникам совещания уведомления о предстоящем событии и поступлении задач согласно протоколу.

Контролируйте выполнение принятых решений

Отслеживайте ход выполнения задач и долгосрочных поручений.

Внедряйте готовое решение

Внутри решения уже настроены и налажены бизнес-процессы, способствующие проведению результативных встреч и обсуждений. Сотрудники могут не беспокоиться о том, как правильно организовывать встречи в компании, или с нуля выстраивать работу.

Процесс организации и подготовки разных типов совещаний

Процесс отправки приглашений, а также включение в повестку дня вопросов от сотрудников

Процесс работы с протоколами совещания и постановка задач ответственным сотрудникам.

Отчет по текущим статусам всех задач, поставленных сотрудникам по итогам собраний.

Как автоматизация помогает развитию

Оповещает участников предстоящего совещания.
Генерирует протоколы в согласно шаблонам.
Включает в повестку дня вопросы, предоставленные сотрудниками.
Добавляет в протокол заседания данные о невыполненных задачах.
Определяет маршруты согласований и ознакомлений с документами.
Отслеживает статусы и сроки выполнения поручений.

Кому актуально?

Коллегиальные органы

Организация деятельности совета директоров, правления, комитетов при них.

Оперативные рабочие группы

Проведение оперативных и рабочих собраний групп.

Профильные команды и группы

Подготовка и проведение совещаний экспертных групп и профильных комиссий.

Государственные органы

Безопасное и комфортное проведение заседаний и совещаний.

Основные возможности решения Управление совещаниями

планирование даты и времени (включая периодических – «планерок»);
согласование даты и времени проведения со всеми участниками;
составление списка участников;
коллективное обсуждение пунктов повестки дня;
рассылка уведомлений (приглашений) по e-mail;
планирование ресурсов для организации собрания (помещений, компьютеров, проекторов и пр.).

автоматическое формирование задач по решениям, принятым на собрании, и рассылка их ответственным сотрудникам;
рассылка протокола по e-mail участникам и заинтересованным лицам;
контроль исполнения через «рабочий стол» пользователя, а также с помощью отчетов в системе;
предоставление исполнителям доступа к материалам, которые относятся к заданию;
формирование отчетов (в формате MS Excel) по результатам прошедшей встречи.

Результаты внедрения

на 30-40%

повышается эффективность совещаний

в 2-3 раза

ускоряется согласование протокола совещания

на 45-75%

сокращается число невыполненных поручений

100%

контроль исполнения всех принятых решений

faq

Что такое система управления совещаниями и заседаниями?

Это решение для автоматизации подготовки, проведения и контроля результатов деловых встреч. Система помогает планировать совещания, формировать повестку дня, уведомлять участников, составлять протоколы и контролировать выполнение принятых решений.

Какие процессы можно автоматизировать с помощью системы управления совещаниями?

Можно автоматизировать планирование даты и времени, согласование встречи с участниками, формирование списка приглашенных, подготовку повестки дня, рассылку приглашений, оформление протоколов и постановку задач по итогам совещания.

Можно ли автоматически формировать повестку дня совещания?

Да. Участники могут заранее подавать вопросы для обсуждения, и система включает их в повестку дня. Это позволяет подготовиться к встрече и сосредоточиться на конкретных вопросах, требующих решения.

Как система уведомляет участников о предстоящем совещании?

Система автоматически отправляет участникам уведомления и приглашения по электронной почте. Кроме того, пользователи получают информацию о задачах, поставленных по итогам встречи.

Можно ли вести протокол совещания в электронном виде?

Да. Во время встречи можно фиксировать ход обсуждения и принятые решения в соответствии с повесткой дня. По завершении система автоматически формирует протокол и отправляет его на согласование.

Как контролировать выполнение решений, принятых на совещании?

По итогам встречи система автоматически создает задачи и назначает их ответственным сотрудникам. Руководители могут отслеживать статус и сроки выполнения поручений через рабочий стол и отчеты.

Можно ли отслеживать невыполненные поручения с предыдущих совещаний?

Да. Информация о невыполненных заданиях может быть включена в протокол и повестку дня следующего заседания. Это помогает контролировать выполнение решений и не упускать важные поручения.

Для каких компаний и организаций подходит система управления совещаниями?

Данное решение актуально для коллегиальных органов, советов директоров, правлений, комитетов, рабочих и оперативных групп, профильных команд, экспертных комиссий, а также государственных органов.

Можно ли планировать регулярные совещания в системе?

Да. Система поддерживает планирование разовых и регулярных встреч. Дату и время можно согласовывать со всеми участниками.

Можно ли получать отчеты по итогам проведенных совещаний?

Да. Система формирует отчеты по итогам встреч, в частности о текущем статусе задач и поручений. Отчеты по итогам прошлых встреч можно экспортировать в формате Microsoft Excel.