Компанія: Banijay Finland, EndemolShine Finland та Jarowskij Finland
Індустрія: Телевізійне виробництво
Місцезнаходження: Фінляндія
Banijay Finland, Endemol Shine Finland та Jarowskij Finland є частиною міжнародної контентної групи Banijay Group, яка об’єднує понад 130 виробничих компаній у 21 країні. Фінські виробничі компанії щороку створюють значну кількість найпопулярнішого контенту у Фінляндії. Ці виробництва є окремими проектами, які вимагають створення контрактів, таких як трудові або субпідрядні угоди, до та під час проектів.
ОСНОВНІ МОМЕНТИ:
- Єдине джерело правди для шаблонів контрактів
- Автоматизовані шаблони, які підтримують контракти в актуальному стані
- Юристи мають можливість автоматизувати власні угоди
“Ми продовжуємо вдосконалювати та додавати нові шаблони до M-Files Ment і цінуємо його простоту у використанні, що дозволяє нам підтримувати наші шаблони без технічної підтримки.” – Лііна Лайсо, головний юридичний та HR-офіцер фінських дочірніх компаній Banijay.
Основні виклики до впровадження M-Files
Під час укладання контрактів з продюсерами юридична команда компаній виявила, що завжди існувало кілька різних версій одних і тих самих контрактів, що призводило до плутанини та уповільнювало здатність компаній обробляти важливу договірну документацію.
“Завжди було трудомістким завданням встановити, яка версія є останньою, яку нам потрібно використовувати. Управління цією інформацією більш ефективним і зручним способом було ключовою вимогою,” – сказала Лііна Лайсо, головний юридичний та HR-офіцер фінських дочірніх компаній Banijay. “Крім того, коли відбувалися законодавчі зміни, які впливали на наші юридичні формулювання, ми виявили, що це трудомісткий процес – знайти та змінити всі різні варіації наших контрактів, і навіть тоді ми не могли бути впевнені, що змінили всі наші формулювання, ” – продовжила Лііна.
Юридичний відділ був обтяжений нудним завданням пошуку та ідентифікації останньої версії кожного контракту. “До того ж ми (як юристи) маємо тенденцію повторно використовувати юридичні формулювання, які найкраще підходять для поточного проєкту на основі раніше узгоджених угод подібного типу. Пошук необхідних формулювань серед багатьох різних контрактів також був трудомістким завданням, ” – сказала Лііна. “Нам потрібен був інструмент, який дозволив би нам складати документи швидше, легше та з більшою відповідністю.”
Рішення M-Files
Компанія ретельно вивчила ринок, щоб знайти зручний інструмент автоматизації документів, який міг би допомогти їхньому юридичному відділу ефективно обробляти контракти та підтримувати відповідність. “Досить швидко M-Files Ment став найкращим вибором для нас через його зручність у використанні та конкурентоспроможну ціну порівняно з іншими продуктами на ринку, ” – згадує Ліїна.
Ліїна швидко відзначила, наскільки корисними були експерти M-Files Ment під час процесу впровадження: “Для впровадження ми спочатку зосередилися на тих документах, які мали принести нам найбільшу користь – на наших трудових угодах. За підтримки експертів Ment ми автоматизували ці документи та створили для них шаблони – перед тим, як надати доступ нашим продюсерам, щоб вони могли протестувати M-Files Ment. Отриманий зворотний зв’язок був позитивним, і незабаром ми запустили ці перші шаблони та почали їх використовувати. Загалом, впровадження зайняло близько трьох місяців, що добре відповідало нашим можливостям.”
“Це також дало нам, як юристам, час вивчити M-Files Ment і переконатися, що ми в найкращій позиції для автоматизації та підтримки наших юридичних документів у майбутньому,” – продовжила Ліїна.
Результати:
Коли Ліїна попросили оцінити вплив M-Files Ment на фінські дочірні компанії Banijay, вона швидко відзначила, наскільки легше стало знаходити та використовувати шаблони для підготовки контрактів. “Тепер ми маємо легкий доступ до всіх наших останніх юридичних шаблонів у M-Files Ment – це економить час на їх пошук. Ще важливіше, що наявність усіх останніх регулярно оновлюваних юридичних шаблонів в одному місці та легкий доступ до них означає, що ми можемо укладати контракти набагато швидше. Також є впевненість у тому, що всі документи, які ми створюємо, будуть відповідати останньому законодавству,” – сказала Ліїна.
Користь від M-Files Ment поширилася не лише на виробничі компанії, але й виявилася корисною для їхніх партнерів. “Це також було корисно для людей, з якими ми укладаємо контракти. Процес укладання контрактів був спрощений, оскільки продюсери розуміють, які контракти відповідають їхнім потребам, і можуть бути краще підготовлені, оскільки розуміють ймовірні зобов’язання/пункти для переговорів,” – сказала Ліїна.
“Ми продовжуємо вдосконалювати та додавати нові шаблони до M-Files Ment і цінуємо його простоту у використанні, що дозволяє нам підтримувати наші шаблони без технічної підтримки. Ми почали з випробування трудових угод, а тепер автоматизували понад 30 різних угод. Наша команда юристів займається автоматизацією та підтримкою своїх угод. Це весело – створювати шаблони угод, особливо коли бачиш святкове конфетті, яке з’являється при публікації нового шаблону,” – підсумувала Ліїна.
“Тепер ми маємо легкий доступ до всіх наших останніх юридичних шаблонів у M-Files Ment – це економить час на їх пошук. Ще важливіше, що наявність усіх останніх регулярно оновлюваних юридичних шаблонів в одному місці та легкий доступ до них означає, що ми можемо укладати контракти набагато швидше.” – Лііна Лайсо,
“M-Files Ment дозволив нам консолідувати наші версії угод, щоб у нас був лише один автоматизований шаблон для кожної угоди, до якого всі могли б отримати доступ. Це вирішило проблему визначення, який прецедент угоди є останньою версією – з M-Files Ment автоматизований шаблон завжди є останньою версією.” –Лііна Лайсо, головний юридичний та HR-офіцер фінських дочірніх компаній Banijay.
Чому M-Files?
M-Files є світовим лідером в управлінні інформацією. Платформа управління документами M-Files, що базується на метаданих, дозволяє працівникам миттєво знаходити потрібну інформацію в будь-якому контексті, автоматизувати бізнес-процеси та забезпечувати контроль інформації. Це надає бізнесу конкурентну перевагу та значний ROI, оскільки вони надають кращий досвід клієнтам та вищу якість роботи з меншими ризиками.
Для отримання додаткової інформації відвідайте сторінку https://litiko.com
*P.S. Ця стаття переведена для українських читачів з сайту вендора M-Files та представлена як приклад реалізації впровадження цієї платформи.
Компанія LITIKO – є сертифікованим Delivery Партнером в Україні. Звертайтесь до нас з консультацією та впровадженням! Замовити послугу можна, заповнивши форму на сторінці: https://litiko.molfar.siteuk/produkty/ecm-sistemi/m-files/
