Організація діловодства та архівного зберігання документів.

Державні архіви та архівні відділи міських рад мають право перевіряти роботу служб діловодства підприємств. Цей процес відбувається незалежно від форми власності.  Мета — контроль за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи. Як підготуватись до проведення планових і позапланових перевірок та що треба знати діловодам та канцелярії — читайте у нашій статті.

БАЗОВІ ПОНЯТТЯ ДІЛОВОДСТВА

Діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.У сполученні з архівною справою діловодство вважається єдиною документно-інформаційною сферою.Зв’язок діловодства з архівною справою реалізується шляхом того, що більшість документів, нагромаджених у результаті діяльності компанії, підлягає зберіганню в архіві.Велике значення має рівень підготовки цих документів та процес організації роботи з ними у діловодстві.  Це впливає на якість документів як джерел архівної інформації, а також на процеси формування архівного фонду компанії.Документування управлінської інформації — це процеси створювання службових документів, змістом яких є 

• організаційно-розпорядча інформація, 
• первинно-облікова документація, 
• фінансова інформація, 
• бухгалтерсько-облікова документація,
• інші види управлінської інформації.

Цими процесами, зокрема, є створення текстів та оформлення відповідних видів управлінських документів.Організація роботи зі службовими документами — організація документообігу, формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності компанії. До організації роботи зі службовими документами належать:– приймання, опрацювання, реєстрація і розгляд вхідних документів;– створення, погодження і засвідчення внутрішніх документів;– контроль за виконанням вхідних та внутрішніх документів;– підготовка, опрацювання, реєстрація та надсилання вихідних документів;– розроблення номенклатури та формування справ;– підготовка справ до архівного зберігання та подальшого користування ними.

Відповідальність за організацію діловодства та архівної справи в компанії

Згідно з законодавством відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник компанії.Працівники служби діловодства зобов’язані організувати діловодні процеси у компанії. Треба розуміти, що якість організації та виконання відповідних процесів залежить від рівня підготовки та досвіду роботи цих працівників. Тому керівнику важливо підтримувати кваліфікацію спеціалістів та впроваджувати разом зміни, які вони пропонують. Прикладом цього може бути кейс LITIKO впровадження електронного архіву в банку.Служба діловодства має конкретне найменування, наприклад: 

• канцелярія, 
• загальний відділ, 
• відділ діловодства тощо. 

У невеликій компанії функції такої служби може виконувати лише один працівник, як правило – секретар чи діловод, або інша особа, на яку згідно з наказом керівника компанії покладається відповідальність за організацію діловодства.Керівники структурних підрозділів відповідають:

• за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів,
• за організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах компанії. 

Чек-лист по організації діловодства

1. Організація діловодства у кожному структурному підрозділі компанії покладається на спеціально призначену для цього особу, у посадовій інструкції якої зазначаються відповідні обов’язки.
2. Кожна компанія повинна мати визначений конкретний комплекс службових документів, передбачений номенклатурою справ, необхідний і достатній для документування діяльності цієї компанії.
3. Створювані управлінські документи мають відповідати правовому статусу компанії.
4. Керівник підприємства чи його довірена особа повинні вказати  інформацію про організацію процесу діловодства у статуті компанії, в положеннях про її структурні підрозділи та у посадових інструкціях. Також право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства. 
5. Компанія створює архіви для зберігання документів, закінчених у діловодстві. Законодавство передбачає їх створення та користування ними зі службовою, виробничою, науковою та іншою метою, а також для захисту законних прав та інтересів громадян. У невеликих компаніях призначається особа, відповідальна за архів.

Архів може бути самостійним структурним підрозділом компанії або входити до структури служби діловодства. 

Які локальні нормативні документи обов’язково мають бути розроблені й запровадженні в компанії?

Компетентні фахівці компанії мають розробити, а керівник компанії затвердити такі локальні нормативні документи:– положення про службу діловодства;– положення про експертну комісію;– положення про архів;– посадові інструкції працівників, які здійснюють діловодне та архівне обслуговування;– інструкція з діловодства;– номенклатура справ компанії;– альбом або збірник форм організаційно-розпорядчих документів, які створюються у результаті діяльності компанії.Це дозволить спеціалістам раціонально організувати діловодство та архівні справи.Про те, як скласти, засвідчити й запровадити у роботу зазначені локальні нормативні документи читайте в наступних публікаціях.

Вимоги до оформлення документів, їх підписання та зберігання

Вимоги організації роботи з електронними документами встановлені Порядком № 1886/5:

• Вимоги до впровадження електронного документообігу із застосуванням кваліфікованого електронного підпису чи печатки. 
• Вимоги до організації роботи з електронними документами у діловодстві в компаніях усіх форм власності.
• Вимоги до підготовки електронних документів до передання на архівне зберігання.

А загальні засади документування управлінської інформації, особливості організації діловодства та архівного зберігання документів у паперовій формі визначаються Правилами № 1000/5.З важливих загальнодержавних нормативних документів, що встановлюють вимоги до оформлення документів, на особливу увагу заслуговує Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (чинний від 01.09.2021).Цей стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на: 

• організаційні (статути, положення, посадові інструкції, штатні розписи тощо); 
• розпорядчі (накази, розпорядження тощо);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи.

Це всі документи, що створені в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.ДСТУ 4163:2020 встановлює:– склад реквізитів документів;– вимоги до змісту і місця розташування реквізитів у документах;– вимоги до бланків та оформлення документів;– вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Якими нормативно-правовими актами та нормативними документами слід керуватися під час організації  діловодства та створення архіву?

На сьогодні в Україні сформовано значну нормативно-правову, нормативну і методичну базу. Її ціллю є функціонування документо-інформаційної сфери на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – компанія). Провідну роль у формуванні цієї бази відіграє Державна архівна служба України (далі – Укрдержархів), що згідно з законодавством є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері діловодства й архівної справи, та Міністерство юстиції України, у підпорядкуванні якого знаходиться Укрдержархів.Основним законодавчим актом, що регулює державну політику у сфері діловодства й архівної справи є Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-ХІІ (rada.gov.ua). Згідно із цим Законом юридичні та фізичні особи зобов’язані забезпечувати збереженість Національного архівного фонду та сприяти його поповненню.Також слід відзначити Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (rada.gov.ua). Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. Дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.До зазначених законів уряд країни видав ряд підзаконних актів, вимоги яких стосуються сфери діловодства й архівної справи (зокрема запровадження електронного документообігу, приймання-передавання електронних документів на архівне зберігання тощо) і доповнюють, роз’яснюють та деталізують положення відповідних законів, а саме такі:– постанова Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 р. № 1004 (rada.gov.ua);– постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, у медіа» від 14 квітня 1997 р. № 348 (rada.gov.ua);– постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію» від 19 жовтня 2016 р. № 736 (rada.gov.ua);– постанова Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (rada.gov.ua);– наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів» від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (rada.gov.ua);– наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання» від 11 листопада 2014 р. № 1886/5 (rada.gov.ua) (далі – Порядок № 1886/5);– наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5);– наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Порядку приймання-передавання електронних документів Національного архівного фонду на постійне зберігання» від 30 грудня 2020 р. № 4555/5 (rada.gov.ua).

Команда фахівців LITIKO надає консультацію з діловодства

Бажаємо, щоб наш матеріал був Вам в нагоді в щоденній роботі. І пам’ятайте, що в команді LITIKO є фахівці, які можуть надати консультацію з сучасних методів організації діловодства та архівного зберігання документів. В серпні 2024 ми проводимо вебінар на тему: “Створення електронного архіву підприємства”.Переходьте на сторінку реєстрації та долучайтесь до вебінару 15 серпня об 11:00. Або зареєструйтесь, щоб отримати доступ на відеозапис.Спікер:📌 Ковтанюк Юрій Славович, к.і.н., старший дослідник, заступник генерального директора з наукової роботи Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського НАН України, директор Центрального державного електронного архіву України (2015-2022), розробник проектів наказів Мін’юсту від 11.11.2014 № 1886/5 і від 30.12.2020 № 4555/5.Заповніть форму та отримайте безкоштовну консультацію!