Діловодство

Обробка та реєстрація документів, розгляд вхідної кореспонденції, видача доручень та контроль виконання, ознайомлення з документами, пошук та контроль місцезнаходження
На 35-50% скорочується середній час реєстрації документів
Швидка обробка та реєстрація документів
  • Вхідні документи заносяться в систему за декілька кліків зі сканера, з пошти або з сервісу обміну.
  • За допомогою інтелектуальних рішень всі реквізити заповнюються автоматично.
  • Для швидкого створення вихідних документів в системі є готові шаблони.
  • Після занесення документ реєструється за декілька кліків. Журнали реєстрації та номенклатура справ ведуться в системі відповідно до норм діловодства. Номер присвоюється автоматично в потрібному форматі.
  • Документи можна надсилати адресатам в електронному вигляді, не виходячи з системи — через сервіс обміну або по електронній пошті. А для відправки паперових примірників можна роздрукувати конверти, відповідно до встановлених стандартів.
Економиться
20-30% часу керівника
Зручна робота керівника
  • При розгляді документів керівник може самостійно відправляти доручення або виносити тільки резолюції, а решту роботи доручити помічникові.
  • Помічник може заздалегідь підготувати проект резолюції (попередній варіант рішення), а керівнику залишиться тільки затвердити його.
  • Для забезпечення юридичної значимості документи підписуються електронними підписами. Це гарантує авторство і незмінність документа.
  • За допомогою мобільних додатків керівники, навіть знаходячись у відрядженнях, можуть оперативно вирішувати свої основні завдання.
У 3 рази швидше ознайомлення з документами
Видача та контроль виконання доручень
  • Співробітники своєчасно отримують накази, розпорядження та вказівки керівництва для ознайомлення.
  • Передавати документи співробітникам можна в електронному вигляді та під особистий підпис.
  • Контролювати процес просто: в системі видно, хто з працівників ознайомився з документом, а хто ще ні.
  • Додаткове рішення дозволить неавтоматизованим співробітникам знайомитися з документами через мобільний месенджер.
У 12 разів зменшується час пошуку документів
Швидкий пошук документів
  • Усі документи можна швидко знайти за реквізитами та текстовим вмістом.
  • Завдяки зв’язуванню документів ви отримуєте швидкий доступ до всього комплекту.
  • Є можливість знайти документ в системі по штрихкоду на паперовому примірнику, використовуючи для цього спеціальний сканер.
  • Ризик втрати документів зводиться до мінімуму завдяки контролю над місцезнаходженням оригіналу та його паперових копій.
Переваги автоматизації документообігу за допомогою системи управління бізнес-процесами

Електронний документообіг від LITIKO — це втілення концепції управління бізнес-процесами BPM, згідно з якою компанія автоматизує не самі операції з документами, а внутрішні робочі процеси і регламенти, безпосередньо пов’язані як з внутрішніми, так і зовнішніми сервісами. Документ з’являється тільки на певній ділянці процесу та не завжди впливає на нього в той час як, від поліпшення сервісу безпосередньо залежить розвиток компанії.

Приклад процесу: подача рекламації
Система електронного документообігу дозволяє сконцентруватися на головному — швидко і без зайвої бюрократії надавати послугу, значно економити час клієнта та співробітників. При цьому не має значення, чи задіяний в процесі документ. Розглянемо приклад процесу подачі рекламації.
Клієнту не сподобалась якість продукта, тому він подає рекламацію компанії-виробнику — заповнює бланк, що містить набір стандартних полів.

Рекламація надходить відповідальному менеджеру компанії, який її приймає, та фіксує претензію — і далі процес запускається вже без застосування документа. Документ потрібен виключно клієнту, щоб зафіксувати факт пред’явлення рекламації.

Фактично ж для старту процесу сам документ не потрібен. Досить простого звернення клієнта.

Клієнту необхідно швидко вирішити проблему. Компанії ж важливо врахувати сам факт порушення, яке сталося, та як можна швидко виявити причини, щоб у підсумку клієнт залишився задоволеним.

Цю задачу легко вирішити за допомогою BPM-системи. У ній просто організувати взаємодію співробітників, а також проконтролювати ефективність надання послуги.

Вид процесу обробки рекламації в ЕДО

Вид процесу обробки рекламації в ЕДО
Як це працює
На прикладі системи Directum RX
Переваги автоматизації бізнес-процесів
Доступний для звичайного користувача Не потрібно залучати програмістів, щоб змоделювати маршрути руху документів в системі
Швидке внесення змін Адаптивність процесів документообігу під зміни всередині компанії, а також вимоги ринку.
Миттєвий моніторинг результатів СЕД вимірює параметри обробки документів і виконання пов’язаних зазадач. Завдяки цьому оптимізується робота з документами в рамках наскрізного процесу.
Легка адаптація під потреби компанії Система легко підлаштовується під потреби клієнта на різних рівнях: від дизайнера інтерфейсів до середовища розробки нових додатків.
Інтеграція в будь-яку ІТ-інфраструктуру Програма для документообігу підтримує різні способи інтеграції та вибудовує в єдину логіку всі процеси руху, а також обробки інформації в компанії.
Переваги рішення «Діловодство»
Керівник

оптимізація контролю виконання доручень і документів, зниження витрат на ведення паперового діловодства.

Діловод

гарантія дотримання регламентів і коректного оформлення документів, автоматизація їх обліку, виконання і зберігання.

Секретар

скорочення часу і трудовитрат на обробку документів, контроль їх переміщення та етапи життєвого циклу.

Діловодство
Заполните форму ниже, и мы сделаем Предварительный расчет стоимости Внедрение решение в вашей компании
Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Стратегія LITIKO #безпаперу​
Тисність “Отримати консультацію” та дізнайтесь як в вашій організації перевести в електроний вигляд весь документообіг.
Оцініть переваги СЕД для вашої организації?

Залиште заявку і протягом дня з вами зв’яжеться менеджер. Це необхідно для уточнення вашого запиту.

Получить консультацию по бизнес-решению
Діловодство
Вебінар Сергія Литвиненка на тему Юридично значущого електронного документообігу
Cookie.

Ми використовуємо файли cookie для оптимізації швидкості та змісту сайту, персоналізації сервісів та зручності користувачів.

Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин