- Вхідні документи заносяться в систему за декілька кліків зі сканера, з пошти або з сервісу обміну.
- За допомогою інтелектуальних рішень всі реквізити заповнюються автоматично.
- Для швидкого створення вихідних документів в системі є готові шаблони.
- Після занесення документ реєструється за декілька кліків. Журнали реєстрації та номенклатура справ ведуться в системі відповідно до норм діловодства. Номер присвоюється автоматично в потрібному форматі.
- Документи можна надсилати адресатам в електронному вигляді, не виходячи з системи — через сервіс обміну або по електронній пошті. А для відправки паперових примірників можна роздрукувати конверти, відповідно до встановлених стандартів.
20-30% часу керівника
- При розгляді документів керівник може самостійно відправляти доручення або виносити тільки резолюції, а решту роботи доручити помічникові.
- Помічник може заздалегідь підготувати проект резолюції (попередній варіант рішення), а керівнику залишиться тільки затвердити його.
- Для забезпечення юридичної значимості документи підписуються електронними підписами. Це гарантує авторство і незмінність документа.
- За допомогою мобільних додатків керівники, навіть знаходячись у відрядженнях, можуть оперативно вирішувати свої основні завдання.
- Співробітники своєчасно отримують накази, розпорядження та вказівки керівництва для ознайомлення.
- Передавати документи співробітникам можна в електронному вигляді та під особистий підпис.
- Контролювати процес просто: в системі видно, хто з працівників ознайомився з документом, а хто ще ні.
- Додаткове рішення дозволить неавтоматизованим співробітникам знайомитися з документами через мобільний месенджер.
- Усі документи можна швидко знайти за реквізитами та текстовим вмістом.
- Завдяки зв’язуванню документів ви отримуєте швидкий доступ до всього комплекту.
- Є можливість знайти документ в системі по штрихкоду на паперовому примірнику, використовуючи для цього спеціальний сканер.
- Ризик втрати документів зводиться до мінімуму завдяки контролю над місцезнаходженням оригіналу та його паперових копій.
Електронний документообіг від LITIKO — це втілення концепції управління бізнес-процесами BPM, згідно з якою компанія автоматизує не самі операції з документами, а внутрішні робочі процеси і регламенти, безпосередньо пов’язані як з внутрішніми, так і зовнішніми сервісами. Документ з’являється тільки на певній ділянці процесу та не завжди впливає на нього в той час як, від поліпшення сервісу безпосередньо залежить розвиток компанії.
- Запуск процесу
- Для чого необхідний документ?
Рекламація надходить відповідальному менеджеру компанії, який її приймає, та фіксує претензію — і далі процес запускається вже без застосування документа. Документ потрібен виключно клієнту, щоб зафіксувати факт пред’явлення рекламації.
Фактично ж для старту процесу сам документ не потрібен. Досить простого звернення клієнта.
- Що дійсно важливо в процесі?
Клієнту необхідно швидко вирішити проблему. Компанії ж важливо врахувати сам факт порушення, яке сталося, та як можна швидко виявити причини, щоб у підсумку клієнт залишився задоволеним.
Цю задачу легко вирішити за допомогою BPM-системи. У ній просто організувати взаємодію співробітників, а також проконтролювати ефективність надання послуги.
Вид процесу обробки рекламації в ЕДО
оптимізація контролю виконання доручень і документів, зниження витрат на ведення паперового діловодства.
гарантія дотримання регламентів і коректного оформлення документів, автоматизація їх обліку, виконання і зберігання.
скорочення часу і трудовитрат на обробку документів, контроль їх переміщення та етапи життєвого циклу.
