Діловодство

Обробка та реєстрація документів, розгляд вхідної кореспонденції, видача доручень та контроль виконання, ознайомлення з документами, пошук та контроль місцезнаходження
На 35-50% скорочується середній час реєстрації документів
Швидка обробка та реєстрація документів
  • Вхідні документи заносяться в систему за декілька кліків зі сканера, з пошти або з сервісу обміну.
  • За допомогою інтелектуальних рішень всі реквізити заповнюються автоматично.
  • Для швидкого створення вихідних документів в системі є готові шаблони.
  • Після занесення документ реєструється за декілька кліків. Журнали реєстрації та номенклатура справ ведуться в системі відповідно до норм діловодства. Номер присвоюється автоматично в потрібному форматі.
  • Документи можна надсилати адресатам в електронному вигляді, не виходячи з системи — через сервіс обміну або по електронній пошті. А для відправки паперових примірників можна роздрукувати конверти, відповідно до встановлених стандартів.
Економиться
20-30% часу керівника
Зручна робота керівника
  • При розгляді документів керівник може самостійно відправляти доручення або виносити тільки резолюції, а решту роботи доручити помічникові.
  • Помічник може заздалегідь підготувати проект резолюції (попередній варіант рішення), а керівнику залишиться тільки затвердити його.
  • Для забезпечення юридичної значимості документи підписуються електронними підписами. Це гарантує авторство і незмінність документа.
  • За допомогою мобільних додатків керівники, навіть знаходячись у відрядженнях, можуть оперативно вирішувати свої основні завдання.
У 3 рази швидше ознайомлення з документами
Видача та контроль виконання доручень
  • Співробітники своєчасно отримують накази, розпорядження та вказівки керівництва для ознайомлення.
  • Передавати документи співробітникам можна в електронному вигляді та під особистий підпис.
  • Контролювати процес просто: в системі видно, хто з працівників ознайомився з документом, а хто ще ні.
  • Додаткове рішення дозволить неавтоматизованим співробітникам знайомитися з документами через мобільний месенджер.
У 12 разів зменшується час пошуку документів
Швидкий пошук документів
  • Усі документи можна швидко знайти за реквізитами та текстовим вмістом.
  • Завдяки зв’язуванню документів ви отримуєте швидкий доступ до всього комплекту.
  • Є можливість знайти документ в системі по штрихкоду на паперовому примірнику, використовуючи для цього спеціальний сканер.
  • Ризик втрати документів зводиться до мінімуму завдяки контролю над місцезнаходженням оригіналу та його паперових копій.
Переваги автоматизації документообігу за допомогою системи управління бізнес-процесами

Електронний документообіг від LITIKO — це втілення концепції управління бізнес-процесами BPM, згідно з якою компанія автоматизує не самі операції з документами, а внутрішні робочі процеси і регламенти, безпосередньо пов’язані як з внутрішніми, так і зовнішніми сервісами. Документ з’являється тільки на певній ділянці процесу та не завжди впливає на нього в той час як, від поліпшення сервісу безпосередньо залежить розвиток компанії.

Приклад процесу: подача рекламації
Система електронного документообігу дозволяє сконцентруватися на головному — швидко і без зайвої бюрократії надавати послугу, значно економити час клієнта та співробітників. При цьому не має значення, чи задіяний в процесі документ. Розглянемо приклад процесу подачі рекламації.
Клієнту не сподобалась якість продукта, тому він подає рекламацію компанії-виробнику — заповнює бланк, що містить набір стандартних полів.

Рекламація надходить відповідальному менеджеру компанії, який її приймає, та фіксує претензію — і далі процес запускається вже без застосування документа. Документ потрібен виключно клієнту, щоб зафіксувати факт пред’явлення рекламації.

Фактично ж для старту процесу сам документ не потрібен. Досить простого звернення клієнта.

Клієнту необхідно швидко вирішити проблему. Компанії ж важливо врахувати сам факт порушення, яке сталося, та як можна швидко виявити причини, щоб у підсумку клієнт залишився задоволеним.

Цю задачу легко вирішити за допомогою BPM-системи. У ній просто організувати взаємодію співробітників, а також проконтролювати ефективність надання послуги.

Вид процесу обробки рекламації в ЕДО

Вид процесу обробки рекламації в ЕДО
Як це працює
На прикладі системи Directum RX
Переваги автоматизації бізнес-процесів
Доступний для звичайного користувача Не потрібно залучати програмістів, щоб змоделювати маршрути руху документів в системі
Швидке внесення змін Адаптивність процесів документообігу під зміни всередині компанії, а також вимоги ринку.
Миттєвий моніторинг результатів СЕД вимірює параметри обробки документів і виконання пов’язаних зазадач. Завдяки цьому оптимізується робота з документами в рамках наскрізного процесу.
Легка адаптація під потреби компанії Система легко підлаштовується під потреби клієнта на різних рівнях: від дизайнера інтерфейсів до середовища розробки нових додатків.
Інтеграція в будь-яку ІТ-інфраструктуру Програма для документообігу підтримує різні способи інтеграції та вибудовує в єдину логіку всі процеси руху, а також обробки інформації в компанії.
Переваги рішення «Діловодство»
Керівник

оптимізація контролю виконання доручень і документів, зниження витрат на ведення паперового діловодства.

Діловод

гарантія дотримання регламентів і коректного оформлення документів, автоматизація їх обліку, виконання і зберігання.

Секретар

скорочення часу і трудовитрат на обробку документів, контроль їх переміщення та етапи життєвого циклу.

Діловодство
Заповніть форму нижче, і ми зробимо попередній розрахунок вартості впровадження рішення в вашій компанії
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і протягом 20 хвилин ми вам передзвонимо

Отримати консультацію по рішенню
Діловодство
Хочете дізнатися як прискорити бізнес процеси і отримати X2 продуктивності компанії?
Залиште заявку і фахівець Олександр передзвонить до вас найближчим часом
Задайте питання
менеджер зв'яжеться з вами протягом 20 хвилин