Toll Brothers централизует данные и повышает эффективность с помощью M-Files, экономя 2–3 часа в неделю для более чем 2000 пользователей и сокращая затраты на лицензирование более чем на 30%
Основные моменты
Значительная экономия средств: расходы на лицензирование сократились более чем на 30% по сравнению с предыдущим решением.
Повышение эффективности: сотрудники экономят примерно 2–3 часа в неделю, а новым решением пользуются более 2000 пользователей.
Вывод из эксплуатации устаревших систем: ожидаемая экономия 28% в год за счет устранения избыточных хранилищ данных и устаревших приложений.
Вариант использования
– Управление процессами
– Управление информацией о проекте
Отрасль
– Жилищное строительство
– Развитие недвижимости
Страна
Соединенные Штаты
Представление компании
Toll Brothers, компания из списка Fortune 500, является ведущим застройщиком элитного жилья в США с более чем 5 500 сотрудников. Компания работает более чем в 60 регионах в 24 штатах и имеет собственные дочерние предприятия в областях архитектуры, инженерии, ипотеки, титульного страхования, освоения земель, технологий «умного дома» и ландшафтного дизайна. Кроме того, Toll Brothers развивает жилые районы с полной инфраструктурой и гольф-клубами, а также управляет собственными операциями по распределению пиломатериалов, сборке строительных компонентов и производству.
Компания управляет многочисленными строительными проектами и архитектурными разработками. Учитывая крупный портфель и потребность в бесперебойном сотрудничестве между внутренними и внешними командами, Toll Brothers нуждалась в эффективном решении для автоматизации работы с информацией, которое соответствовало бы масштабируемым потребностям компании как сейчас, так и в будущем.
Основные вызовы до внедрения M-Files
До внедрения M-Files компания Toll Brothers сталкивалась с рядом трудностей в управлении архитектурными планами и проектной документацией. Она полагалась на несколько разрозненных систем и ручные процессы, что приводило к неэффективности, проблемам с контролем версий и трудностям в поиске нужных документов в нужный момент, что в конечном итоге увеличивало расходы.
Компании было необходимо решение, которое бы оптимизировало управление документами, улучшило сотрудничество с внешними подрядчиками и партнерами, уменьшило операционные потери и сократило расходы.
“У нас было много систем, которые плохо взаимодействовали между собой, что усложняло отслеживание изменений и обеспечение согласованности,” — объяснил Майк Дайхофф, директор по архитектурным технологиям Toll Architecture, Toll Brothers.
“Сотрудничество с M-Files — это уникальный и отзывчивый опыт взаимодействия. Команда отлично помогает нам адаптировать M-Files к нашим потребностям. Их готовность слушать и быстро внедрять обратную связь гарантирует, что наши специфические требования удовлетворяются эффективно. Такой уровень партнерства, когда изменения оперативно внедряются в производство, — редкость на рынке. Это заставляет нас чувствовать себя ценными и уверенными в дальнейшем сотрудничестве с M-Files.”
— Майк Дайхофф, директор по архитектурным технологиям Toll Architecture, Toll Brothers
Решение от M-Files
Эффективная платформа автоматизации работы с информацией
После оценки нескольких вариантов компания Toll Brothers выбрала M-Files в качестве решения для автоматизации работы с информацией благодаря метаданному подходу, простоте использования и, самое главное, экономической эффективности.
“Самая большая причина, почему мы выбрали M-Files — это цена,” — сказал Майк. “Это было значительно доступнее альтернатив, при этом обеспечивая все необходимые функции.”
Внедрение M-Files включало централизацию всей архитектурной и проектной документации, создание единого источника правды для всех команд. Автоматический контроль версий гарантирует, что все работают с самыми актуальными документами. M-Files бесшовно интегрируется с существующими CAD- и проектными системами Toll Brothers, уменьшая потребность в ручном вводе данных. Кроме того, функция поиска по метаданным позволяет быстро находить документы по названию проекта, местоположению или другим ключевым атрибутам.
Майк также отметил масштабируемость M-Files:
“Масштабируемость M-Files позволяет Toll Brothers поддерживать новых пользователей и проекты по мере роста компании.”
Использование M-Files Hubshare для централизации информации и улучшения сотрудничества
Toll Brothers также внедрила M-Files Hubshare, чтобы оптимизировать весь процесс, централизовав данные и обеспечив бесперебойное сотрудничество с внешними подрядчиками и партнерами. Такой подход устраняет прежние проблемы с доступом к данным, обновлениями и коммуникацией, гарантируя, что все имеют доступ к актуальной информации.
Результаты
Трансформация управления знаниями с M-Files и Hubshare
Внедрение M-Files и M-Files Hubshare революционизировало процессы управления знаниями в Toll Brothers, что привело к значительному улучшению операций.
“Раньше поиск документов был вызовом, а теперь с M-Files все под рукой,” — сказал Майк.
Команды из разных локаций могут в реальном времени получать доступ к проектной документации и обновлять ее, что уменьшает недопонимание и ошибки. Автоматизация организации и поиска документов сократила время на административные задачи, позволив сотрудникам сосредоточиться на более ценной работе. Компания движется к созданию единого источника правды для всей архитектурной информации.
“Автоматизация карточки метаданных в консоли администратора — чрезвычайно полезна. Есть много триггеров, которые можно настроить, чтобы автоматически заполнять, скрывать или показывать определенные поля. Это помогает пользователям понять, какую информацию нужно ввести,” — добавил Бобби Генри, специалист по технологиям в Toll Brothers.
Значительная экономия и рост эффективности
Благодаря внедрению M-Files компания Toll Brothers достигла значительной экономии, уменьшив расходы на лицензии более чем на 30% по сравнению с предыдущим решением. Ожидается, что переход на M-Files позволит экономить около 28% ежегодно благодаря отказу от устаревших приложений и устранению дублирования данных. Сотрудники экономят в среднем 2–3 часа в неделю, а более 2 000 пользователей уже ощутили повышение эффективности.
Система обеспечивает централизованное управление документами, устраняет изолированность данных и уменьшает дублирование, а поиск по метаданным позволяет быстро находить нужную информацию.
“Мы полностью уверены, что система и впредь будет совершенствоваться. Я верю, что мы будем использовать ее еще шире, и меня вдохновляет ее потенциал. Управление большим объемом данных было сложной задачей, и освобождение от этого бремени позволяет нам сосредоточиться на других аспектах бизнеса. Это значительно улучшило наш продукт, услуги и отношения с клиентами — это действительно феноменально. Именно это слово постоянно приходит на ум!”
— Майк Дайхофф, директор по архитектурным технологиям Toll Architecture, Toll Brothers
Оперативная поддержка и индивидуальные решения с M-Files Expert Services
Помимо функциональных возможностей, компания Toll Brothers также высоко ценит оперативную поддержку и консультации от M-Files Expert Services, которые помогают настроить платформу в соответствии с их потребностями без дополнительных затрат на обслуживание.
“Сотрудничество с M-Files — это уникальный и отзывчивый опыт взаимодействия. Команда отлично помогает нам адаптировать M-Files к нашим потребностям. Их готовность слушать и быстро внедрять обратную связь гарантирует, что наши специфические требования удовлетворяются эффективно. Такой уровень партнерства, когда изменения оперативно внедряются в производство, — редкость на рынке. Это заставляет нас чувствовать себя ценными и уверенными в дальнейшем сотрудничестве с M-Files,” — отметил Майк.
“Чувствовался искренний восторг и забота со стороны всей команды — от генерального директора до службы поддержки. Все заботились о наших проблемах и прилагали усилия, чтобы предоставить нам все необходимое,” — добавил Бобби.
Планы на будущее
После успешного внедрения M-Files, компания Toll Brothers планирует расширить использование платформы в других отделах, в частности в маркетинге, юридическом и закупочном. Также рассматривается возможность дальнейшего совершенствования категоризации документов и автоматизации рабочих процессов.
“Возможность быстро адаптироваться к целям компании, не теряя продуктивности или сроков, и в то же время увеличивать объемы продаж с помощью этой платформы — это огромное достижение для нас. Мы очень вдохновлены тем, что делаем сейчас, и перспективами развития бизнеса вместе с M-Files как платформой, растущей вместе с нашими целями,” — пояснил Майк.
“Мы полностью уверены, что система и впредь будет совершенствоваться. Я верю, что мы будем использовать ее еще шире, и меня вдохновляет ее потенциал. Управление большим объемом данных было сложной задачей, и освобождение от этого бремени позволяет нам сосредоточиться на других аспектах бизнеса. Это значительно улучшило наш продукт, услуги и отношения с клиентами — это действительно феноменально. Именно это слово постоянно приходит на ум!” — подытожил Майк.
Чому M-Files?
M-Files — ведущая платформа для автоматизации интеллектуальной работы. Благодаря платформе M-Files специалисты могут быстрее находить информацию, работать умнее и достигать большего. M-Files имеет инновационную архитектуру на основе метаданных, встроенный механизм рабочего процесса и усовершенствованный искусственный интеллект. Это позволяет клиентам устранить информационный хаос, повысить эффективность процессов, автоматизировать безопасность и соответствие требованиям.
Для получения дополнительной информации посетите страницу https://litiko.com
*P.S. Эта статья переведена для русскоязычных читателей с сайта вендора M-Files и представлена как пример реализации внедрения этой платформы.
Компания LITIKO – является сертифицированным Delivery Партнером. Обращайтесь к нам за консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице: https://litiko.com/ru/produkty/ecm-sistemi/m-files/
