Управление командировками

В хозяйственной деятельности практически любого предприятия время от времени возникает необходимость командирования работников в другие населенные пункты как в пределах Украины, так и за границу. Техническое решение «Управление командировками» автоматизирует процесс планирования и учета служебных командировок и командировочных документов согласно требованиям действующего законодательства Украины.

Техническое решение «Управление командировками» позволяет выполнять следующие операции:

Ведение реестра командировок;
Создание Приказа (распоряжения) на командировку;
Согласование Приказа (распоряжения) на командировку;
Создание служебных записок по командировке;
Расчет аванса на командировку;
Формирование сметы планируемых расходов;
Оформление командировочного удостоверения;
Печать бланка отчета об использовании средств (Авансовый отчет);
Формирование отчета «Журнал командировок».

Описание работы

Ведение реестра командировок

Справочник Командировки содержит перечень карточек командировок. Записи в справочнике создаются отдельно для каждого командируемого лица. Создавать записи в справочнике могут непосредственно командируемые лица или ответственные сотрудники компании (секретарь, делопроизводитель).

Карточка справочника Командировки содержит реквизиты, необходимые для учета командировок в реестре и оформления командировочных документов:

Командируемый работник (ФИО, должность, подразделение);
Цель командировки;
Плановые и фактические даты отъезда и возвращения;
Плановая и фактическая продолжительность;
Пункты назначения;
Номер и дата приказа.

Вкладка Суммы планируемых расходов содержит информацию о предполагаемых расходах, связанных со служебной командировкой, а именно:

Суточных расходов за время пребывания в командировке;
Расходов на проезд;
Расходов на проживание

Создание Приказа (распоряжения) на командировку

После заполнения всех необходимых реквизитов карточки справочника Командировки необходимо создать Приказ на командировку. При нажатии на кнопку в Системе создается документ из шаблона, который отправляется по типовому маршруту «На согласование».

Создание служебных записок

В Системе реализована возможность создания следующих типов служебных записок:

О необходимости выезда в командировку;
О предоставлении автотранспорта для командировки;
На выдачу бензина для командировки на автомобиле.

Служебные записки создаются по кнопке из карточки командировки. Документы создаются по шаблону и отправляются на согласование по типовому маршруту «На согласование».

Создание служебных записок

Расчет планируемых суточных расходов производится на основании данных справочника Нормы командировочных расходов. Можно установить нормы расходов для:

отдельного города выбранной страны;
всех остальных городов выбранной страны (кроме, тех, для которых созданы отдельные карточки);
всех городов выбранной страны;
Всех остальных стран (кроме, тех, для которых созданы отдельные карточки).

Техническое решение позволяет учитывать командировочные расходы в таких валютах:

Украинская гривна;
Российский рубль;
Доллар США;
Евро.

Формирование командировочных документов

После создания Приказа на командировку пользователь имеет возможность сформировать и распечатать документы:

Плановая смета расходов;
Командировочное удостоверение;
Бланк авансового отчета.

Формирование отчета «Журнал командировок»

Отчет «Журнал командировок» формируется в зависимости от выбранных параметров.

Поиск командировок

Сценарий «Поиск командировок» позволяет быстро найти необходимые командировки, например, по сотруднику, по пункту назначения, по датам. В результате работы сценария открывается справочник Командировки, отфильтрованный в зависимости от выбранных параметров.

Дополнительные возможности

При оформлении командировки сотрудники компании имеют возможность ознакомиться с памятками по оформлению командировок по Украине и загранкомандировок, которые содержат необходимую информацию о порядке оформления командировочных документов и возмещения расходов. Наличие этих документов минимизирует обращения сотрудников в бухгалтерию и к секретарю за разъяснениями.

Бизнес-эффект

Техническое решение «Управление командировками» позволит автоматизировать процесс планирования и учета служебных командировок сотрудников. Использование решения позволяет достичь следующих эффект:

Консолидированный учет командировок всех сотрудников компании, включая офисы и территориально-распределенные подразделения;
Рациональное управление командировками с учетом требований действующего законодательства;
Возможность предварительной оценки бюджета на командировку и принятие решения о необходимости в поездке;
Сокращение времени на оформление и согласование документов;
Оперативный доступ к информации.