Автоматизація канцелярії
У великих компаніях щорічно ведеться листування з десятками тисяч контрагентів, а внутрішні документи створюють тисячі співробітників. Частина кореспонденції може надходити і оброблятися в паперовому вигляді. Але навіть в цьому випадку системи електронного діловодства допомагають компаніям підвищити ефективність роботи в кілька разів і сформувати єдине сховище всіх документів. Рішення «Канцелярія» оптимізує роботу з документацією і дозволяє:
- вести номенклатуру справ і журнали реєстрації;
- класифікувати і реєструвати вхідні, вихідні та внутрішні документи;
- виносити резолюції, відправляти доручення і контролювати виконання;
- контролювати місцезнаходження оригіналів документів і видачу паперових копій;
- готувати звітність по документообігу організації.
Ведення номенклатури справ і журналів реєстрації
Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У випадку децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.
При підготовці документів для передачі в архів в кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, і навіть опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.
Реєстрація документів
Затверджений склад номенклатури справ ведеться в спеціальному довіднику системи. У випадку децентралізованого обліку документів передбачені місця реєстрації всередині структурних підрозділів.
При підготовці документів для передачі в архів по кожній номенклатурній справі можна автоматично роздрукувати обкладинку справи, а також опис документів. Час на підготовку до архівного зберігання і пошук в архіві скорочується в кілька разів.
РКК містять первинні дані (підрозділ, дата реєстрації, реєстраційний номер і т.д.), а також інформацію про стан будь-якого паперового документа, наприклад, його місцезнаходження. При переміщенні документа між підрозділами на кожному місці реєстрації заводиться своя РКК. Відстежити рух паперового документа всередині компанії можна по ланцюжку створених РКК.
Рух і виконання документів
Після реєстрації вхідного документа подальша робота виконавців може вестися повністю в електронному вигляді, запобігаючи втрату оригіналу. За підсумками розгляду документа секретар або сам керівник формують доручення по документу, вказавши виконавців і терміни.
В процесі виконання доручень забезпечується:
- фіксація листування по виконанню;
- можливість делегування і відправки на доопрацювання;
- контроль термінів, запити нового терміну.
Контролери відстежують виконання візуально. Всім учасникам робіт доступно коротке зведення, що відображає ситуацію по зв’язаних дорученях.
Відправка листів партнерам
Рішення тісно інтегровано з модулем «Обмін з контрагентами». Після узгодження вихідного листа його легко відправити одержувачам через системи обміну документами – це позбавляє від необхідності багаторазової роздруківки документа і скорочує витрати на доставку.
Пошук і аналіз
За відомими реквізитами може бути знайдений як сам електронний документ, так і його РКК разом з інформацією про місцезнаходження і стадії виконання документа.
Веб-канцелярія
Ефект від впровадження
- До мінімуму зводиться ризик втрати документів
- В 2 рази скоротиться час на підготовку і узгодження вихідного листа
- У 12 разів прискориться пошук місцезнаходження паперових документів
- В 2 рази прискориться підготовка інформації керівництву щодо виконання доручень
- На 20% збільшиться виконання доручень керівництва
