Згідно з законодавством документи, що створюються в результаті діяльності компанії, повинні групуватися у справи. Кожна справа має нормативно визначений строк зберігання.
ФОРМУВАННЯ СПРАВ У КОМПАНІЇ
Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ (абзац тридцять п’ятий пункту 2 розділу І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5 (rada.gov.ua) (далі – Правила № 1000/5)
Групування виконаних електронних документів у електронні справи здійснюється централізовано в системі електронного документообігу компанії.
Паперові справи у великій компанії формуються, як правило, децентралізовано у структурних підрозділах. У невеликій компанії, де немає структурного поділу, можливе централізоване формування паперових справ у службі діловодства або у приймальні керівника компанії.
До відома!
Служба діловодства – це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання в архів компанії, або відповідальна особа компанії, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби (абзац двадцять дев’ятий пункту 2 розділу І Правил № 1000/5 (rada.gov.ua)
Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил:
- Вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ у номенклатурі;
- Групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (журналів, картотек, баз даних), які ведуться протягом кількох років до їх закінчення, та особових справ працівників, що формуються протягом усього періоду роботи особи в компанії;
- Вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів (зокрема паперові копії електронних документів);
- Не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню;
- До справи включати документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс;
- За обсягом одна паперова справа постійного та тривалого строку зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (тобто не більше 40 мм завтовшки). За наявності більшої, ніж 250, кількості аркушів, така справа поділяється на томи або частини;
- Обсяг електронної справи не обмежується кількістю електронних документів;
- Окремо групувати у справи документи постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка роботи компанії, документи тривалого та тимчасового зберігання, пов’язані з вирішенням одного питання, можуть протягом року групуватися в одну справу. Після закінчення року або вирішення питання зазначені документи слід вміщувати в окремі справи згідно з номенклатурою справ за таким принципом: до однієї справи вміщують тільки документи тривалого строку зберігання, а до другої – тимчасового.
У межах справи (як електронної, так і паперової) документи розташовують в хронологічному та/або логічному порядку.
Згідно з законодавством, зокрема вимогами постанови Кабінету Міністрів України «Деякі питання документування управлінської діяльності» від 17 січня 2018 року № 55 (rada.gov.ua), з документів постійного та тривалого строку зберігання, створених в електронній формі, уповноважений засвідчувач (особа, якій наказом керівника компанії надано право засвідчувати документи) виготовляє і засвідчує паперові примірники (копії), що обов’язково групуються у паперові справи і передаються в архів компанії.
Створення паперових примірників з електронних документів тимчасового строку зберігання не вимагається.
ОСОБЛИВОСТІ ГРУПУВАННЯ У СПРАВИ ДЕЯКИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТІВ
Положення, правила, інструкції, регламенти та інші локальні нормативні документи, затверджені наказом керівника компанії або рішенням, прийнятим на засіданні органу управління компанії та зафіксованим у протоколі засідання відповідного органу, групують разом із зазначеними документами, як додатки. Якщо ж ці локальні нормативні акти затверджені як самостійні документи безпосередньо керівником компанії, то їх формують в окремі справи за видами і хронологією.
Накази з питань основної діяльності компанії, з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань групують у різні справи.
Накази з кадрових питань групують відповідно до їх видів та строків зберігання. Не дозволяється групувати разом накази тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) строку зберігання. Взагалі доцільно при великих обсягах кадрової документації накази з кадрових питань, що стосуються різних напрямів діяльності компанії (прийняття на роботу, звільнення, встановлення доплат і надбавок, відрядження, відпустки тощо), групувати в окремі справи. Якщо різних видів наказів з кадрових питань створюється незначна кількість, їх дозволяється групувати за строками їх зберігання: в одну справу – накази тривалого строку зберігання, в іншу – тимчасового строку зберігання.
Більш детально про класифікацію наказів компанії та визначення строків їх зберігання ми розповімо в окремій публікації
Документи засідань колегіальних органів компанії групують у дві справи:
– протоколи і документи (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо) до них;
– документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених, реєстр присутніх тощо).
Протоколи засідань колегіальних органів (правління, наглядової ради, експертної комісії тощо) групують у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизують за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
Доручення (директивні листи, постанови, розпорядження) установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групують у справи за напрямами діяльності компанії або за авторами ініціативних документів. Якщо такі документи протягом року надходять до компанії у невеликій кількості, то їх можна групувати в одну справу. У межах справи документи систематизують за датами доручень.
Затверджені плани, звіти, кошториси, штатні розписи групують у справи окремо від проектів цих документів.
Листування групують за змістом і кореспондентською ознакою та систематизують в хронологічному порядку: лист-відповідь розміщують за ініціативним листом.
Більш детально про класифікацію листів компанії та особливості їх оформлення ми розповімо в окремій публікації
В особових справах, що формуються протягом усього часу роботи працівника в компанії, документи групують в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення справи):
- Заява про прийняття на роботу.
2. Письмовий трудовий договір (контракт).
3. Копія або витяг з наказу про прийняття на роботу.
4. Особовий листок з обліку кадрів.
5. Доповнення до особового листка з обліку кадрів.
6. Автобіографія.
7. Копія паспорта (ID-картки).
8. Копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті).
9. Копія військового квитка (для військовозобов’язаних, призовників і резервістів).
10. Копії документів про освіту.
11. Заяви про переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), сумісництво, суміщення посад, зміну біографічних даних, надання відпусток без збереження заробітної плати (у разі потреби) тощо.
12. Копії та/або витяги з наказів про переведення (переміщення) на іншу роботу (посаду), сумісництво, суміщення посадо тощо.
13. Копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності).
14. Копії документів, що є підставами для внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові).
15. Характеристики.
16. Копії документів про підвищення кваліфікації, стажування, заохочення (нагородження, преміювання).
17. Документи (висновки, рішення, рекомендації) з атестації працівника.
18. Заява про звільнення з роботи.
19. Копія або витяг з наказу про звільнення з робот
До особової справи обов’язково складають внутрішній опис, який розміщують на початку справи.
Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників компанії систематизують в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату грошей (відомості нарахування заробітної плати) формують в справу щомісяця у межах одного діловодного року.
Звернення (заяви, пропозиції та скарги) громадян залежно від їх кількості варто групувати за питаннями, наприклад: «з питань якості обслуговування», «з питань графіку роботи відділень» тощо. Кожне звернення і документи з його розгляду складають у справі самостійну групу. Такі групи у межах справи систематизують за алфавітом прізвищ громадян. Повторні звернення тих самих громадян і документи з їх розгляду додають у справу до попередніх.
Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у компанії та її структурних підрозділах здійснює служба діловодства та особа, відповідальна за архів компанії.
Порядок формування справ у конкретній компанії доцільно прописати в інструкції з діловодства цієї компанії.
СТРОКИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ
Для документів, що створюються у процесі управлінської та виробничої діяльності компанії, строки зберігання слід визначати на підставі статей Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5 (rada.gov.ua) (далі – Перелік № 578/5).
Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, призначеним для використання усіма юридичними особами при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале зберігання або для знищення.
Строки зберігання документів, визначені у Переліку № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження строків зберігання документів допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями діяльності конкретної компанії.
Звертаємо увагу на те, що строки зберігання типових документів, створених в електронній формі, відповідають строкам зберігання аналогічних документів, створених у паперові формі.
Зважаючи на те, що документи, які утворюються в процесі діяльності компаній, мають різну культурну, практичну та соціальну значущість, для них Переліком № 578/5 передбачені різні строки зберігання. Відповідно до встановлених строків зберігання деякі документи та сформовані з них справи підлягають довічному зберіганню, усі інші – з часом поступово знищуються.
Розрізняють такі основні види строків зберігання:
– тимчасовий — 1 рік, 3 роки, 5, 7 і 10 років;
– тривалий — 15, 25, 50 і 75 років;
– «Постійно»;
– «До ліквідації компанії»;
– «Доки не мине потреба».
Документи тимчасового строку зберігання зберігаються протягом встановленого для них строку у поточному діловодстві або у системі електронного документообігу, в архів компанії не передаються і підлягають першочерговому знищенню.
Документи тривалого строку зберігання через два роки після завершення їх у діловодстві передаються в архів компанії в упорядкованому стані (згруповані у паперові та електронні справи) для подальшого зберігання та користування ними.
Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до Національного архівного фонду (далі – НАФ) і підлягають довічному зберіганню: спочатку – в архіві компанії, а згодом (після закінчення граничних строків зберігання в архіві компанії) – у відповідному державному архіві або архівному відділі міської ради чи райдержадміністрації, за умови віднесення компанії до джерел формування НАФ.
Строк зберігання «До ліквідації компанії» означає, що документи безстроково зберігаються в архіві компанії, а у разі припинення цієї компанії документи підлягають експертизі цінності, і залежно від її результатів ті з них, які зачіпають права громадян, передаються за описами справ до місцевих архівних установ (так званих трудових архівів), створених місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для зберігання архівних документів, що не належать до НАФ. Якщо такі трудові архіви на відповідній території не створені, зазначені документи передаються до державних архівних установ, архівних відділів міських рад (райдержадміністрацій).
Строк зберігання «Доки не мине потреба» означає, що документи мають лише тимчасове практичне значення. Строк їх зберігання визначається самою компанією, але не може бути меншим одного року.
Обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх у діловодстві. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2024 році, почнеться з 01 січня 2025 року.
Строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів та інформації, пов’язаної з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов’язкових платежів, становлять 5 років і розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого Податковим кодексом України граничного строку подання такої звітності.
До деяких строків зберігання Переліком № 578/5 передбачені примітки, які коментують і уточнюють відповідні строки.
Так, наприклад, дві важливі примітки конкретизують строки зберігання бухгалтерської документації.
- «Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе.
Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).»
- «Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.»
Застосування строків зберігання на практиці під час розроблення номенклатури справ компанії розглянемо в наступній публікації.