ECM systems
Implementation of Enterprise Content Management (ECM) systems
A classic set of tools for managing document flow in a company. We will help you organize an electronic office and ensure reliable data storage. We will set up the exchange of legally significant documents with contractors. Document routes are automated using end-to-end business processes.
- Significant increase in document flow speed
- Creation and maintenance of information storage systems and archives
- Implementation in accordance with Ukrainian legislation
- Working with EDS/KEP certificates issued by Ukrainian CAs
- 25+ years of experience in implementing complex projects
Before we begin.
5 questions
If you answered yes to three or more questions, then there is no doubt that implementing electronic document management will really help you.
What is ECM and why is it needed?
The main function of ECM is to collect, store, and provide access to information. This includes not only documents, but also the company’s knowledge base, which includes documents, files, folders, media, and the web. Another important task of such a system is the gradual conversion of all unstructured data into structured data, i.e., data in which the most important information can be quickly found. However, it should be borne in mind that almost all modern examples of ECM perform more than just this function. Today, when planning to implement ECM, it is usually assumed that it will also perform the function of BPM (Business Process Management) to one degree or another.
01
When communicating with a business partner, can you immediately find the document you need?
02
Do you agree that speeding up document approval will have a positive effect on your company’s reputation?
03
Do you agree that speeding up document approval will have a positive effect on your company’s reputation?
04
Is your desk cluttered with paper documents?
05
Can you monitor the work of each employee and see all stages?
In addition, ECM is simply indispensable if
Basic solutions hinder development
Let's say that basic capabilities were sufficient for you in the past. But if your existing software is holding back your market advancement and limiting your global growth opportunities, it may be time to change it.
You do not meet customer expectations
With changes in technology, you notice that disparate systems don't work well together. Your new accounting software is incompatible with your outdated HR system, and you're tired of wasting time and resources trying to integrate them.
This is the heading
If your resource planning system is incompatible with your employees' or customers' mobile devices, it's time to buy a new one. If you believe that investing in meeting customer demands will not pay off, or you don't want to provide your staff with the tools they need to succeed, your customers will simply go to your competitors.
Advantages of implementing ECM systems
Transparency
Business processes become transparent, and it is very easy for management to monitor the state of affairs in the company.
Improving discipline within the company
According to statistics, such a system improves discipline and reduces task completion times by 30% or more.
Reduction of time frames
Previously, it took 1-2 days to approve documents, but now it can all be done in a few hours.
Delineation of user rights
Confidentiality of information is guaranteed by restricting access to important documents by ordinary employees.
Ease of implementation
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
Development of corporate culture
The implementation of ECM has a positive impact on the company's culture. Each employee's responsibility for their area of work increases.
Interested in the system Scriptum.Repository
Among the main functions that must exist in an ECM system, the following can be highlighted:
After agreeing on the project and approving the terms, Litiko implements the BPM system. The main stages of implementation are:
- Electronic document management (EDM);
- Records management (RM) and file management. Categorization and organization;
- Knowledge management. Storage and provision of access to information relevant to enterprises;
- Workflow management, business process automation (BPM);
- Web content management (WCM);
Електронний архів
Щоб швидко знаходити і вивантажувати документи, оперативно відповідати на
Електронна канцелярія
Забезпечує контроль за отриманням і збереженням оригіналів договорів, і легкий пошук електронних і паперових документів.
Фінансові документи
Легко автоматизувати роботу з фінансовими документами. Маршрути узгодження вхідних рахунків виключають втрату документів і знижують ризики несвоєчасної оплати.
Управління договорами
Картка договору відображає всі пов'язані з ним документи: угоди, додатки, рахунки і акти. Прямо з картки можна відкрити будь-який з цих документів, перевірити статус, переглянути версії, роздрукувати і т.д.
Службові записки
Замовити техніку, оформити відпустку або відправити співробітника у відрядження тепер можна швидко і без тяганини.
Маршрути погодження документів
Налаштована маршрутизація погодження документів економить час співробітників, позбавляє від зайвих комунікацій і захищає від втрат.
ЕЦП
Наявність легітимних електронних підписів в системі дозволяє відмовитися від паперових носіїв. У зв'язці з системами юридично значущого документообігу це дозволяє налаштувати повністю безпаперовий внутрішній і зовнішній документообіг.
Задачі
Агрегування всіх задач в одному місці дозволяє грамотніше організувати робочий час, визначити пріоритетність задач і вкластися в терміни.
Інтеграція з операторами ЮЗДО
Виключіть ризики затримок, втрат і скоротіть витрати на відправку документів. Підписуйте документи і відправляйте контрагентам в єдиній системі.
Етапи впровадження ECM-системи
Вибір підрядника, який встановить та налагодить ЕСМ-систему – перший, але дуже відповідальний крок на шляху впровадження електронного документообігу. Перш ніж система запрацює, потрібне навчання персоналу і безпосередньо налаштування ЄСМ.
Гарантія вартості впровадження!
Ніяких “неприємних” сюрпризів! Загальна сума впровадження фіксується в договорі. Ми несемо відповідальність за непередбачені витрати часу і ресурсів
