Кейс LPP
ВПРОВАДИЛИ ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ
ДЛЯ 500+ МАГАЗИНІВ
- До 4 годин економії робочого часу кожного співробітника щодня.
- Розгорнули систему на власних серверах компанії.
- Автоматизували обробку та інтеграцію документів зі Вчасно.ЕДО та М.Е.Dос.
- 4 місяці — термін реалізації.
Про клієнта
ДП «ЛПП Україна» АТ «ЛПП» (LPP Ukraine) — українська дочірня компанія польського fashion-ритейлера LPP S.A., що розвиває в Україні мережу брендів Reserved, Mohito, Cropp, House та Sinsay. Компанія працює на ринку з 2003 року, має 500+ магазинів і близько 4 тисяч працівників.
Через велику кількість точок продажу LPP Ukraine щодня опрацьовує значні обсяги документів. Щоб зменшити ризик помилок і втрати даних, компанія вирішила перейти до централізованого електронного архіву.
«Наші дівчата вручну набирають всі акти… Це мене дуже бентежить — я хотіла б, щоб вони були автоматизовано розподілені в системі. Крім того, документи обмінюються між 500 магазинами, розташованими по всій території України, і підписання вручну є дуже складним процесом. В один із місяців 2024 року у нас було 4000 документів — по 200 накладних на день на одну людину… це багато і займає занадто багато часу»
Марина Самойліченко
Керівниця фінансового відділу LPP Ukraine
Завдання проєкту
Компанія хотіла навести лад у документообігу: замість кількох розрізнених систем мати один зручний електронний архів. Ще важливо було пришвидшити обмін і підписання документів та зменшити обсяг ручної роботи
Окремим завданням стало навчання команди, щоб співробітники швидко освоїли систему та легко адаптувалися до нових процесів.
Створити електронний архів
для документів.
Автоматизувати введення актів, зменшити час на обробку.
Забезпечити інтеграцію
з бухгалтерською системою.
Автоматизувати перетворення накладних у PDF.
Підхід до реалізації
СФОРМУВАЛИ СТРУКТУРУ
ТА БАЗУ ДАНИХ
Ми відтворили в системі повну організаційну структуру компанії та налаштували електронні довідники. Система «розуміє» ієрархію підрозділів, ролі співробітників та володіє всіма даними, необхідними для автоматичного оброблення документів.
У результаті документ одразу автоматично потрапляє до відповідального працівника або підрозділу — без ручного розподілу та втрати часу на додаткове сортування.
АВТОМАТИЗУВАЛИ ОБРОБКУ ДОКУМЕНТІВ
ЩОГОДИНИ
У ритейлі щодня з усіх магазинів приходять накладні, акти та інші файли. Щоб вони не накопичувалися і не створювали навантаження на команду, ми налаштували щогодинну автоматичну обробку документів.
Тепер система сама розкладає файли по потрібних папках і зберігає їх в архіві — без ручної роботи та затримок. Документи, для яких не знайшлось відповідностей, потрапляють на ручний розбір.
АВТОМАТИЗУВАЛИ РЕЄСТРАЦІЮ АКТІВ
Впровадження LitDoc.Archive дозволило автоматично обробляти акти, що суттєво знизило навантаження на співробітників і мінімізувало ризик помилок при введенні даних.
РЕАЛІЗУВАЛИ ШВИДКИЙ ІМПОРТ АДРЕС
Ми налаштували автоматичний імпорт 500 e-mail-адрес магазинів через low-code платформу Scriptum. У результаті юридично значущі документи миттєво поширюються всією мережею, а час на ручне введення інформації скоротився до мінімуму.
АВТОМАТИЗУВАЛИ КОНВЕРТАЦІЮ НАКЛАДНИХ
У PDF ТА ЇХ РОЗПОДІЛ
Система самостійно перетворює накладні у PDF і розподіляє їх по точках продажу, що звільняє співробітникам половину робочого дня для більш пріоритетних завдань.
НАЛАГОДИЛИ АВТОМАТИЧНИЙ ІМПОРТ
ІЗ ВЧАСНО ТА M.E.DOC
Щоб впоратися з величезним обсягом документів у fashion-ритейлі, ми підключили архів до основних сервісів ЕДО через відкриті API. Тепер документи із Вчасно та M.E.Doc автоматично завантажуються разом з підписами, структуруються та зберігаються в єдиному архіві без жодних зусиль з боку працівників.
ПІДСУМКИ ВПРОВАДЖЕННЯ
Усі юридично значущі документи LPP Ukraine зберігаються в єдиній системі, що відповідає державному сертифікату безпеки Г2. Це гарантує захист даних від стороннього доступу та втрати.
Lit.Doc.Archive дозволяє гнучко налаштовувати структуру архіву, типи карток документів і автоматично розподіляє завантажені файли за потрібними розділами.
Доступ налаштовується за ролями, а пошук за атрибутами допомагає швидко знаходити потрібні документи.
Скоротили час на пошук і обробку документів.
Заощадили 4 години часу кожного співробітника щодня.
Зменшили час
на обмін документами.
Налагодили документообіг для 500+ магазинів.
ВІДГУК КЛІЄНТА
«Раніше документи доводилося фізично передавати всім відповідальним особам для підпису й погодження. Це був тривалий і трудомісткий процес.
Саме тому цінно, що Lit.Doc.Archive автоматично збирає документи з усіх наших провайдерів за заданими алгоритмами, одразу структурує їх у потрібні папки та розподіляє по магазинах. У результаті команда суттєво скоротила час на обробку документів. Для нас також було важливо, що ми могли використовувати власний сервер для збереження даних.
Окремо хочу відзначити супорт — він був дуже крутий. Я не раз дякувала команді Litiko. Це люди, які знають свою справу. Організація процесу була на дуже високому рівні: чітка статистика тестування, розуміння, що вже готово, що не готово, де працює, а де — ні. Було видно, що цей проєкт важливий для них — вони щиро вболівали за результат і продовжують це робити до сьогодні».
Марина Самойліченко
Керівниця фінансового відділу LPP Ukraine
