Как автоматизировать процесс согласования договоров без инвестиций и лишних затрат?
Во-первых, чтобы не покупать НОВЫЕ программные продукты, можно пользоваться бесплатными программными сервисами, которые не автоматизируют, но значительно облегчают работу с договорами. Наиболее известный из них — сервис электронной почты (например Gmail, Outlook и другие). Процесс работы с договорами сводится к совершению следующих действий:
- создание договора на ПК;
- отправка документа на согласование ответственному лицу;
- получение ответа.
Недостатки данного способа работы с договорами:
- нет хранилища договоров;
- нет карточки документов;
- нет контроля сроков по документам;
- нет контроля версионности.
При работе с договорами также можно использовать сервисы Google — это Google Документы, Google Таблицы и Google Диск. Главное их преимущество — возможность совместно работать над содержанием документов, а также хранить договора в общем хранилище.
Недостатки данного способа работы с договорами:
- отсутствует контроль статусов по документам: исполняемый или неисполняемый, оформляемый или закрытый;
- отсутствует контроль сроков согласования документов;
- не всегда есть история согласований и переписки по документу.
Дополнительно вам потребуется создать какой-нибудь Реестр договоров для контроля статусов документов.
Во-вторых, использовать ERP-системы, которые уже внедрены на предприятии, например 1С. Работу с договорами в них можно настроить только частично с помощью статусов.
В-третьих, чтобы не покупать новые программные продукты для автоматизации процесса согласования договоров, можно воспользоваться услугами программистов. Они разработают для вас программу для решения задач по автоматизации. Но их работу все равно придется оплачивать.
Чтобы сэкономить время и финансовые средства, лучше приобрести специализированную CRM-систему, которая решает не только задачи организации работы с договорами, но и позволяет:
- автоматизировать HR-процессы, кадровую и финансовую документацию;
- создавать архив технической документации;
- настраивать управление проектами и KPI.
