Раскрытие потенциала контекстно-ориентированного управления документами
Мы углубимся в M-Files Workspaces — прорыв в способе управления документами, проектами и процессами в бизнесе.
С нами сегодня на связи Тони Граут, главный директор по продуктам в M-Files, который расскажет, почему Workspaces является революционным решением для сотрудников, работающих с информацией, и почему это следующий этап эволюции управления документами.
Что такое рабочие пространства M-Files?
«Workspaces — это первый случай, когда пользователи по-настоящему могут ощутить всю мощь архитектуры M-Files», — начинает Тони. «Хотя наша система управления документами всегда была невероятно надежной, Workspaces представляет бизнес-приложения и уровень пользовательского интерфейса, который построен на нашей контекстно-ориентированной платформе».
Этот новый уровень трансформирует способ взаимодействия людей с информацией, заменяя рабочие процессы, ориентированные на файлы, контекстно-ориентированными рабочими пространствами, адаптированными к тому, как работают компании.
Вместо навигации по сложным деревьям папок или статическим спискам пользователи теперь видят все важное: документы, проекты, клиентов и заинтересованные стороны — в едином, унифицированном представлении.
Тони объясняет:
«Она объединяет бизнес-процессы в рамках пользовательского опыта таким образом, как это не может сделать ни одна другая система управления документами. Вместо того чтобы начинать с папки или документа, вы начинаете с контекста, проекта, клиента или компонента. Оттуда вы можете мгновенно увидеть всю связанную информацию, людей и документы. Это ваше специальное рабочее пространство для вашей роли, которое объединяет все необходимое в одном месте».
Представьте, что вы открываете один экран, на котором сразу видите:
- Обзор вашего проекта и все связанные с ним документы.
- Клиента или учетную запись, связанную с этим проектом.
- Членов команды, участвующих в проекте, и их текущие задачи.
- Контракты, предложения, переписку и историю версий, которые автоматически связаны между собой.
«Это единое окно, — говорит Тони. — Представление для тех бизнес-пользователей, у которых нет специализированного приложения для их потребностей».
Откуда возникает потребность как с точки зрения бизнеса, так и с точки зрения пользователей?
«Потребность в рабочих пространствах вытекает из простой истины: большинство сотрудников, занимающихся интеллектуальным трудом, не имеют специализированных приложений для выполнения своих обязанностей», — объясняет Тони. «У команд продаж есть CRM, у финансовых команд есть ERP, но те, кто работает с документами, обычно полагаются на общие офисные инструменты. Рабочие пространства меняют эту ситуацию».
Он продолжает:
«Большинство людей тратят невероятное количество времени на поиск необходимого, прежде чем они могут приступить к работе. Начиная с контекста своей роли, например проекта или клиента, вы можете сразу перейти к тому, что имеет значение. Вы тратите меньше времени на поиск и больше времени на работу».
Workspaces также устраняет конфликты между инструментами и экранами. «Вместо того чтобы работать с несколькими системами, все объединяется в одном окне», — говорит Тони. «Это позволяет интегрировать ваши CRM и ERP, чтобы собрать информацию в одном окне — так вы можете видеть клиента из вашей CRM, документы из вашей ERP и всю связанную работу в одном месте».
Он приводит пример из своего опыта: «Я когда-то работал в организации, где самым впечатляющим, что ИТ-отдел мог дать людям, были два экрана, потому что у них было так много приложений, с которыми им приходилось работать, чтобы выполнять свою работу. Рабочие пространства объединяют все на одном экране. Вам не нужно вырезать и вставлять или переключаться между окнами; ваша работа просто продолжается».
Что делает рабочие пространства M-Files уникальными на рынке?
Имея опыт работы в сфере управления документами, Тони высказывает откровенное мнение:
«Я раньше работал у конкурентов, поэтому знаю, что есть на рынке. Ни у одного другого конкурента нет нашей архитектуры, похожей на граф знаний, которая с самого начала была частью M-Files. Большинство систем все еще полагаются на папки и базовые метаданные — это мышление 2010 года».
Он продолжает:
«Их так называемые «рабочие пространства» — это на самом деле лишь общие папки с некоторыми метаданными, как то, что SharePoint и OneDrive предложили еще несколько лет назад. Но рабочие пространства M-Files принципиально отличаются. Они позволяют беспрепятственно переходить между документами и другими бизнес-артефактами, такими как проекты и люди. Это не просто хранение файлов — это связывание точек».
Еще одно важное отличие заключается в том, как рабочие пространства объединяют локальные и облачные среды.
«Независимо от того, работаете ли вы локально или в облаке, вы получаете одинаковый интуитивный опыт», — объясняет Тони. «Все ваши проекты, документы и интеграции объединены. Такой гибкости и согласованности между средами конкуренты просто не предлагают».
Он также подчеркивает архитектурное преимущество для ИИ:
«ИИ любит контекст. Наша архитектура связывает документы, проекты и людей, что делает нашу платформу умнее. Поскольку наш граф знаний ограничивает ИИ правильным контекстом, он предоставляет ответы и выводы более высокого качества. Это сверхспособность».
Основные преимущества рабочих пространств M-Files
Более быстрый доступ к важной информации
Зачем начинать с поиска, если можно начать с контекста? Рабочие пространства позволяют пользователям начинать с того, с чего начинается их роль, — на уровне проекта, клиента или компонента, чтобы они могли сразу приступить к работе.
Полный контекст у вас под рукой
Вся связанная информация, документы, электронные письма, задачи и записи собраны в одном месте. «Это единое представление, визуализация, которая связывает для пользователя все, что его интересует, и взаимосвязи между ними», — говорит Тони.
Один экран, а не два
Рабочие пространства объединяют вашу цифровую среду в единый современный интерфейс, уменьшая беспорядок и помогая вам оставаться сосредоточенными.
Неограниченная продуктивность
«Это настоящий ускоритель, — говорит Тони. — Он делает вас намного продуктивнее. Вместо того чтобы тратить день на поиски, вы тратите его на выполнение задач».
Почему Workspaces — это будущее управления документами
«Для меня Workspaces — это будущее того, как люди должны работать с документами», — подводит итог Тони.
«Документы не существуют изолированно. Они существуют в контексте бизнес-процессов, проектов и людей. Workspaces объединяет все это в одном окне, чтобы вы могли быстрее выполнять свою работу. Вместо того чтобы беспокоиться о навигации по документам, вы сразу приступаете к работе и приносите пользу своей организации. Workspaces мгновенно переносит вас в контекст вашей работы».
Он добавляет с улыбкой: «Суть в том, чтобы выбрать свой путь, но выбрать самый быстрый способ достичь своей цели».
Новый стандарт интеллектуальной работы
M-Files Workspaces — это не просто приложение, а кардинальное изменение в подходе организаций к управлению, поиску и использованию информации. Объединяя содержимое, контекст и сотрудничество в одном интуитивно понятном интерфейсе, Workspaces открывает новую эру интеллектуального и бесперебойного управления документами, где работа происходит естественно, контекст определяет все, а производительность растет.
Если вы готовы изменить способ управления информацией в вашей организации, M-Files Workspaces — это ваш следующий шаг к более интеллектуальному и связанному способу работы.
Почему M-Files?
M-Files — ведущая платформа для автоматизации интеллектуальной работы. Благодаря платформе M-Files специалисты могут быстрее находить информацию, работать эффективнее и достигать большего. M-Files обладает инновационной архитектурой на основе метаданных, встроенным механизмом рабочих процессов и усовершенствованным искусственным интеллектом. Это позволяет клиентам устранить информационный хаос, повысить эффективность процессов, автоматизировать безопасность и соответствие требованиям.
Для получения дополнительной информации посетите страницу LITIKO: Комплексные решения для автоматизации вашего бизнеса
*P.S. Эта статья переведена для русскоязычных читателей с сайта вендора M-Files
Компания LITIKO — сертифицированный Delivery-партнер в Украине. Обращайтесь к нам за консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице: M-Files: Эффективное управление документами от LITIKO
