Как LHAAC преобразовал работу в сфере общественного здравоохранения с помощью M-Files
Основные моменты
- Финансовые согласования выполняются за считанные минуты вместо дней благодаря автоматизированным рабочим процессам M-Files, мобильному доступу и видимости в режиме реального времени, что значительно повышает эффективность и снижает административные барьеры.
- Оцифрованное и централизованное управление документами заменяет бумажные архивы безопасной цифровой платформой, соответствующей нормативным требованиям и оснащённой поиском, что оптимизирует хранение, поиск и готовность к аудиту.
- Значительно улучшены управление и сотрудничество благодаря M-Files, обеспечивающей безопасный доступ, контроль версий и бесперебойный обмен информацией между географически распределёнными командами и внешними аудиторами.
Сценарий использования
Управление процессами
Управление соответствием требованиям
Удалённая работа
Отрасль
Страна
О компании
Аналитический комитет местных органов здравоохранения (LHAAC) — это учреждение общественного здравоохранения при правительстве штата Западная Австралия, которое работает исключительно с органами местного самоуправления по всему штату.
Его основная роль заключается в координации программы отбора проб, которая позволяет органам местного самоуправления получать доступ к аналитическим услугам для исследования веществ, потенциально влияющих на общественное здоровье, таких как продукты питания, вода, воздух и другие материалы окружающей среды.
LHAAC контролирует финансирование этих мероприятий по отбору проб и сотрудничает как с частными, так и с государственными лабораториями Западной Австралии для проведения заказанных анализов. Организацией руководит координатор Райан Джейнс, который отчитывается перед комитетом из 10 членов, представляющих различные органы местного самоуправления. Райан и административная команда работают в офисе, расположенном в Университете Эдит Коуэн (ECU), известном учебном заведении Западной Австралии.
Комитет, функционирующий подобно совету, регулярно проводит заседания для рассмотрения результатов анализов, содействия обмену информацией между заинтересованными сторонами и определения будущих приоритетов в области отбора проб и исследований.
Ключевые проблемы до внедрения M-Files
Проблемы с сотрудничеством и обменом информацией
До внедрения M-Files LHAAC в значительной степени полагался на ручные бумажные системы, что существенно препятствовало эффективному управлению, сотрудничеству и административной работе. Организация столкнулась с несколькими ключевыми проблемами, которые влияли на её повседневную деятельность и стратегическое развитие.
Сотрудничество было особенно сложным из-за распределённого характера комитета. Поскольку его члены представляли различные органы местного самоуправления и университет, LHAAC функционировал подобно совету и подлежал внешним аудитам. Однако существующие системы затрудняли безопасный обмен информацией. Обеспечение доступа к конфиденциальным данным только для уполномоченного персонала было обременительным, а аудиторы часто сталкивались с трудностями при получении необходимой документации.
Неэффективный поиск и хранение документов
Поиск информации был ещё одним серьёзным препятствием. Документы хранились в системе папок, организованной по широким темам или годам, что делало поиск трудоёмким и неинтуитивным. Сотрудники, члены комитета и аудиторы часто тратили слишком много времени на поиск ключевых документов, что замедляло рабочие процессы и принятие решений.
Практика хранения документов ещё больше усложняла доступ. Сочетание жёсткого диска и физических бумажных файлов затрудняло эффективный поиск информации географически распределёнными участниками. Совместное использование бумажных документов требовало их сканирования и отправки по электронной почте, что приводило к задержкам и снижению эффективности.
«Когда я рассматривал M-Files, я ожидал, что это будет довольно стандартная система управления документами. Оказалось, что это гораздо больше. Честно говоря, я не понимаю, как люди могут отказаться от M-Files. Она просто великолепна — я её обожаю. Спасибо, что облегчили мою жизнь».
Ручное хранение данных и нагрузка, связанная с соблюдением требований
Управление требованиями к хранению документов, установленными законодательством, также было обременительной задачей. При использовании ручной системы сотрудникам приходилось вручную отслеживать и контролировать записи, чтобы определить, когда документы можно уничтожать. Этот процесс отнимал ценное время и внимание, которые могли быть направлены на более стратегические обязанности.
Громоздкие процессы согласования
Процессы согласования, такие как согласование кредиторской задолженности, были трудоёмкими и неэффективными. Они включали печать, подписание, сканирование и комплектование документов, что часто занимало часы. Эти процессы создавали узкие места, особенно когда лица, ответственные за согласование, были недоступны.
Отсутствие контроля версий и безопасности данных
Контроль версий стал ещё одной проблемой. Без централизованной системы путаница с версиями документов была распространённым явлением. Сотрудникам и аудиторам часто приходилось проверять, работают ли они с самой актуальной версией, а в некоторых случаях документы создавались заново без необходимости.
Зависимость от жёстких дисков и бумажных файлов создавала значительные риски, связанные с потерей данных и безопасностью. Печатные копии были уязвимы для несанкционированного доступа, а системе электронных папок не хватало гибкости для обеспечения контроля доступа при одновременном безопасном обмене данными с внешними пользователями.
Потребность в эффективной платформе автоматизации работы со знаниями
Осознав эту неэффективность, Райан и команда LHAAC пришли к выводу, что существующие системы управления информацией подрывают способность комитета выполнять свои установленные законом функции и достигать стратегических целей. Они определили необходимость в более эффективной и безопасной системе для управления аналитическими отчётами, конфиденциальными исследовательскими данными, финансовыми записями, управленческой документацией и исторической информацией.
Обратившись к Innovative Content Management и познакомившись с M-Files, команда нашла решение, которое трансформировало её деятельность.
«Переход на M-Files сократил среднее время обработки финансовых согласований с нескольких часов или даже целого дня при старой бумажной системе до 10 минут. Это улучшение стало возможным благодаря цифровым рабочим процессам, оптимизированному обмену документами и снижению зависимости от вложений электронной почты. Это отражает значительное повышение эффективности и предполагает более широкую экономию операционного времени в LHAAC».
Решения M-Files
Обеспечение трансформации корпоративного уровня
Столкнувшись с растущей операционной сложностью и ограничениями устаревших систем, LHAAC осознал необходимость в современной платформе для поддержки меняющихся обязанностей организации. Через восемь месяцев после начала работы Райан начал стратегический поиск решения для автоматизации работы со знаниями, способного обеспечить масштабируемость, безопасность и настройки корпоративного уровня.
После оценки нескольких платформ, включая Microsoft SharePoint, LHAAC выбрал M-Files благодаря её уникальной способности поддерживать сложные распределённые операции, сохраняя независимость от институциональной инфраструктуры. M-Files выделялась своей архитектурой на основе метаданных, глубокой интеграцией с Microsoft 365 и облачной моделью развёртывания, что делало её идеальным выбором для организаций государственного сектора с высокими требованиями к соответствию и управлению.
Безопасность и доступность корпоративного уровня
Как государственное учреждение, LHAAC нуждался в решении, способном соответствовать строгим требованиям к защите данных и контролю доступа. M-Files Cloud, размещённая на Microsoft Azure, обеспечивала безопасность корпоративного уровня с использованием сквозного шифрования, ролевых разрешений и географически резервированного хранилища. Гибкость платформы обеспечивала безопасный доступ для пользователей из нескольких мест без зависимости от общей локальной сети, обеспечивая одновременно гибкость и соответствие требованиям.
Разработано для стратегического воздействия
Внедрение осуществлял сертифицированный инженер по решениям M-Files от партнёра Innovative Content Management, который тесно сотрудничал с LHAAC для разработки собственной структуры метаданных в соответствии со стратегическими приоритетами организации. Это включало поддержку исследований и аналитики, финансового управления, взаимодействия с заинтересованными сторонами и архивирования исторических данных, обеспечивая масштабирование платформы в соответствии с миссией LHAAC.
Результаты:
Автоматизированные финансовые рабочие процессы
M-Files позволил LHAAC оцифровать и автоматизировать процессы финансового согласования, устранив ручные препятствия и сократив время согласования с дней до минут. Интеллектуальные рабочие процессы направляли согласования назначенным заинтересованным сторонам, а интегрированные банковские данные и связанная документация упростили обработку и снизили административные издержки.
Как объясняет Райан: «Переход на M-Files сократил среднее время обработки финансовых согласований с нескольких часов или даже целого дня при старой бумажной системе до 10 минут. Это улучшение стало возможным благодаря цифровым рабочим процессам, оптимизированному обмену документами и снижению зависимости от вложений электронной почты. Это отражает значительное повышение эффективности и предполагает более широкую экономию операционного времени в LHAAC».
Видимость и контроль в режиме реального времени
Динамические информационные панели и мобильный доступ позволили сотрудникам и членам комитета управлять согласованиями в дороге, обеспечивая полную прозрачность статусов рабочих процессов и журналов аудита. Автоматизированный контроль разрешений гарантировал, что только авторизованные пользователи имели доступ к конфиденциальным финансовым данным, усиливая внутренний контроль и готовность к аудиту.
Оцифрованные архивы и интеллектуальный поиск
LHAAC перешёл от бумажных архивов к полностью цифровому решению. Используя оптическое распознавание символов (OCR) M-Files и поиск в стиле Google, сотрудники могли мгновенно находить индексированные документы, что значительно повысило производительность и снизило потребность в физических хранилищах. Политики хранения были автоматизированы с помощью калькулятора собственности M-Files, что обеспечило соблюдение установленных государством сроков хранения.
Улучшенное управление и соблюдение требований
M-Files обеспечил централизованную и безопасную среду для всех типов контента — от аналитических отчётов до управленческой документации. Автоматизированный контроль версий, маркировка метаданных и правила хранения позволили LHAAC уверенно выполнять свои обязательства по соблюдению требований. Внешние аудиты стали быстрее и эффективнее, а доступ только для чтения снизил нагрузку на персонал и повысил прозрачность.
Стратегические результаты
- Сокращение цикла согласования более чем на 90%.
- Полное соответствие стандартам хранения и аудита государственного сектора.
- Оцифровка устаревших архивов, улучшение доступа и освобождение физического пространства.
- Оптимизация сотрудничества между распределёнными командами и внешними заинтересованными сторонами.
- Оценка удовлетворённости руководства 5/5 за удобство использования и влияние.
Обеспечение измеримого эффекта во всей организации
Влияние внедрения M-Files в LHAAC было исключительно положительным. Райан говорит о M-Files: «Экономия времени и эффективность наших внутренних процессов просто фантастические». Райан оценил M-Files на 5 из 5, подчеркнув простоту использования и значительную эффективность, которую решение M-Files принесло в повседневную деятельность LHAAC.
«Когда я рассматривал M-Files, я ожидал, что это будет довольно стандартная система управления документами. Оказалось, что это гораздо больше. Честно говоря, я не понимаю, как люди могут отказаться от M-Files. Она просто великолепна — я её обожаю. Спасибо, что облегчили мне жизнь», — подытожил Райан.
Почему M-Files?
M-Files — ведущая платформа для автоматизации интеллектуальной работы. Благодаря платформе M-Files специалисты могут быстрее находить информацию, работать эффективнее и достигать большего. M-Files обладает инновационной архитектурой на основе метаданных, встроенным механизмом рабочих процессов и передовыми технологиями искусственного интеллекта. Это позволяет клиентам устранить информационный хаос, повысить эффективность процессов, автоматизировать безопасность и соблюдение требований.
Для получения дополнительной информации посетите страницу LITIKO: Комплексные решения для автоматизации вашего бизнеса.
*P.S. Эта статья переведена для русскоязычных читателей с сайта вендора M-Files и представлена как пример реализации внедрения этой платформы.
Компания LITIKO является сертифицированным Delivery-партнёром в Украине. Обращайтесь к нам за консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице: M-Files: Эффективное управление документами от LITIKO.
