УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ
ОПТИМІЗУЙТЕ ВЕСЬ ЦИКЛ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ
- Автоматичне формування документів за шаблонами
- Керування договорами від створення до контролю виконання
- Відправка документа контрагенту прямо з системи
- Підписання договору за допомогою ЕП
ЩО ГАЛЬМУЄ РОБОТУ З ДОГОВОРАМИ
Розтягнуті терміни підписання
Договір проходить кілька рівнів узгодження. Підписання затягується, а бізнес втрачає час і прибуток.
Висока вартість обробки договорів
Узгодження та перевірка договорів забирають час керівника, а помилки при ручному введенні збільшують витрати.
Ризики невиконання зобов’язань
Без відстеження статусів договору губляться дедлайни. У підсумку виникають прострочки і підривається довіра партнерів.
ПРИСКОРЮЙТЕ ПІДПИСАННЯ І ПОГОДЖЕННЯ ДОКУМЕНТІВ
Управління договорами — рішення на базі BPM-платформи, яке легко адаптується під процеси компанії та масштабується разом із нею. Система дозволяє:
- відстежувати виконання завдань по договорах;
- контролювати дедлайни;
- зберігати історію змін;
- забезпечувати прозорість для керівництва;
- підключати нові процеси через гнучкі інтеграції.
Рішення дає контроль за кожним кроком у роботі з договорами та оптимізує бізнес-процеси.
РЕЗУЛЬТАТИ, ЯКІ ОТРИМУЮТЬ НАШІ КЛІЄНТИ
У
рази
скорочуються терміни
підготовки документів
У
рази
зростає швидкість
погодження договорів
у
разів
зменшується час пошуку договорів і
супровідних документів
ПЕРЕВАГИ АВТОМАТИЗАЦІЇ УПРАВЛІННЯ ДОГОВОРАМИ
Швидка підготовка
Вихідні документи створюються в кілька кліків за шаблонами. Вхідні — потрапляють у систему зі сканера, пошти чи сервісів обміну. Усі договори та додатки до них об’єднуються в єдиний комплект.
Гнучке узгодження
Система формує маршрут погодження і надсилає завдання відповідальним. Процес іде за регламентом із дотриманням дедлайнів. Завдяки КЕП договір отримує юридичну силу та захищений від несанкціонованих змін.
Внесення змін в документи
Оптимізація документообігу відбувається безперервно. Будь-які зміни логіки або маршрутів відповідальні користувачі можуть вносити власноруч через графічний редактор. Це не потребує спеціальної техпідготовки.
Генерування різних видів звітів
Система формує різні типи звітів, які допомагають аналізувати ключові параметри діяльності компанії та робити процес управління договорами прозорішим.
Інтеграція в будь-які системи компанії
Двосторонній обмін даними, документами та довідниками з ERP, CRM та іншими корпоративними системами відбувається автоматично без ручного введення. Це заощаджує час працівників і зменшує помилки.
Зберігання і легкий пошук документів
Усі договори та додатки зберігаються в єдиному реєстрі з автонумерацією. Система захищає конфіденційні дані через шифрування та права доступу, а зручні фільтри й тематичні папки дозволяють знайти потрібний документ.
СПРОЩУЙТЕ КЕРУВАННЯ ДОГОВОРАМИ
ВІД А ДО Я
Створення
Документи можна формувати прямо в системі. Ви заповнюєте змістовну частину договору, а рішення автоматично підбирає шаблон з реєстру і підтягує дані з CRM чи бухгалтерських і кадрових баз.
Також можливе миттєве формування договору одразу кількома мовами.
Погодження
Система порівнює документ із шаблоном і створює маршрут. До погодження залучаються лише ті фахівці, чиїх блоків торкнулися зміни.
Для зручності частини тексту маркуються кольорами відповідно до зон відповідальності департаментів.
Реєстрація
Після узгодження договір реєструється і відправляється контрагенту через сервіс обміну, посиланням або e-mail.
Якщо партнер вносить правки, система запускає повторне внутрішнє погодження. Фінальний підписаний документ вирушає до зберігання.
Контроль виконання
Усі терміни та кроки за договором видно в його картці, а щоб закрити етап, достатньо просто додати акт виконаних робіт.
Система сповіщає керівництво про дедлайни або затримки. Це дозволяє контролювати виконання зобов’язань і вчасно продовжувати договори.
НАМ ДОВІРЯЮТЬ ПРОВІДНІ КОМПАНІЇ
УКРАЇНИ ТА СВІТУ
Історії наших клієнтів
faq
Що таке автоматизація управління договорами?
Автоматизація управління договорами охоплює весь цикл роботи з ними: створення, погодження, підписання, реєстрацію, зберігання, контроль виконання зобов’язань, перенесення в архів і знищення.
Які етапи роботи з договорами можна автоматизувати?
Система охоплює створення договору, погодження, реєстрацію, надсилання контрагентові, підписання, зберігання та контроль виконання умов і строків.
Чи можна автоматично створювати договори за шаблонами?
Так. Договори формуються безпосередньо в системі за шаблонами, а необхідні дані можуть автоматично надходити з CRM, бухгалтерських і кадрових систем. Також передбачено формування договорів кількома мовами.
Як система прискорює погодження договорів?
Система автоматично формує маршрут погодження та надсилає завдання відповідальним працівникам. Погодження може бути послідовним, паралельним або комбінованим. Система визначає маршрут і відповідальних осіб з урахуванням характеристик та умов договору. Якщо в договорі змінюються окремі блоки, до погодження можна залучити лише відповідних фахівців.
Чи можна підписувати договори електронним підписом?
Так. Договори можна підписувати за допомогою КЕП. Електронний підпис надає договору юридичної сили та захищає його від несанкціонованих змін. Крім того, у систему можна імпортувати документи з інших сервісів — «Вчасно», M.E.Doc, EDIN і Document.Online — для подальшого контрольованого зберігання юридично значущих документів.
Як контролювати строки виконання договорів?
У картці договору відображаються всі терміни та етапи його виконання. Система надсилає сповіщення про наближення дедлайнів або затримки, допомагаючи своєчасно виконувати зобов’язання та продовжувати договори.
Чи можна інтегрувати систему управління договорами з CRM та ERP?
Так. Передбачено двосторонній автоматичний обмін даними, документами та довідниками з ERP, CRM та іншими корпоративними системами. Це зменшує обсяг ручного введення та кількість пов’язаних із ним помилок.
Де зберігаються договори та як знайти потрібний документ?
Договори та додатки зберігаються в єдиному реєстрі. Для пошуку використовуються фільтри, тематичні папки, повнотекстовий пошук та AI-чат, а доступ до конфіденційної інформації контролюється за допомогою прав доступу й шифрування. Функція пов’язування документів дає змогу в одному інтерфейсі переглянути всі матеріали, пов’язані, наприклад, із виконанням договору: рахунки, накладні, акти, протоколи, листи, акти звіряння, звіти.
Що відбувається, якщо контрагент вносить зміни до договору?
Якщо контрагент вносить правки, система запускає повторне внутрішнє погодження. Функція порівняння попередньої та поточної версій допомагає контролювати зміни. Після остаточного погодження й підписання фінальна версія договору передається на зберігання.
Чи можна змінювати маршрути погодження договорів без програмістів?
Так. Відповідальні користувачі можуть самостійно змінювати логіку та маршрути процесів за допомогою графічного редактора без спеціальної технічної підготовки.
