Управління договорами
- Зайві внутрішні узгодження
- Перевірка та внесення виправлень
- Порівняння версій договору
- Час керівникіа на узгодження
- Трудомісткість створення і перевірки документів
- Помилки при перенесенні даних з інших систем
- Незакриті етапи
- Неефективність підрозділів і співробітників
- Непрозорість договірної роботи
- Детально про інтерфейс та функціональність
- Вихідні документи створюються за декілька кліків на основі готових шаблонів.
- Вхідні договора автоматично підхоплюються в систему зі сканера (паперові), електронної пошти або завантажуються з сервісу обміну.
- Договори та супровідні документи зв’язуються в єдиний комплект.
- Договори погоджуються в рамках завдань за типовими регламентами з чіткими термінами і учасниками процесу.
- Система заздалегідь сповіщає про терміни виконання етапів робіт, знижуючи ризики порушень умов договору.
- Керівник підписує договір за допомогою ЕП, забезпечуючи юридичну значимість і незмінність змісту документа.
- Електронний документ відправляється контрагенту прямо з системи через сервіс обміну або електронною поштою.
- Контроль забезпечується на кожному етапі: система зберігає історію роботи з документами, листування за завданнями і видає звіти.
- Єдиний реєстр договорів забезпечує їх облік і автоматичну нумерацію.
- Договори і вся супровідна документація зберігаються в єдиній базі.
- Доступ до конфіденційної інформації обмежується за рахунок прав доступу і шифрування.
- Підписані ЕП документи не доступні для змін.
- Документи легко знайти: досить задати критерії пошуку або перейти в відповідну папку.
Процес створення договору
Для створення договору співробітнику не потрібно користуватися Microsoft Word або іншими редакторами – вся робота з документами ведеться в системі.
У міру заповнення змістовної частини договору, система сама підбирає потрібний шаблон з реєстру. Ручне введення інформації мінімізований за рахунок інтеграції з CRM, бухгалтерської та кадрової системами компанії.
Можливе формування документа відразу на декількох мовах.
Процес узгодження договору
Система знаходить відмінності створеного документа від шаблону типового договору. Автоматично генерується маршрут узгодження.
Система включає в маршрут відповідальних співробітників департаментів тільки в тих випадках, коли зміст змінилося, і перевірка необхідна. Для типового договору число узгоджувальних буде мінімальним.
Всі частини документа, що відправляється на узгодження, розфарбовуються відповідно до затвердженого колірним кодом. Кожен колір закріплений за департаментом, який відповідає за конкретну частину договору.
Процес реєстрації договору
Після внутрішнього узгодження договір реєструється і відправляється контрагенту. Кольоровий код ховається.
Якщо контрагент вносить виправлення, в системі вибудовується новий маршрут і відповідальні співробітники повторно погоджують документ.
Після узгодження контрагентом співробітник сканує договір і завантажує його в систему.
Контроль виконання договору
Терміни і етапи робіт за договором фіксуються в картці документа. Щоб закрити етап співробітники прикладають акти виконаних робіт – це впорядковує зберігання документів і полегшує пошук.
Система контролює терміни і передає інформацію про незакритих вчасно договорах керівникам.
У режимі реального часу керівник:
- Бачить загальну картину роботи з договорами.
- Оцінює ефективність підрозділів і співробітників.
- Вживає заходів для продовження договорів, закриття етапів і виконання зобов’язань.