Управління договорами

Оформлення угод, ведення реєстру договорів з дотриманням нормативних термінів зберігання, узгодження та відправка документів контрагентам, контроль їх повернення
Типові проблеми із веденням договорів
Розтягування термінів підписання
Висока вартість оформлення
Невиконання зобов'язань
Рішення від LITIKO LLC
в 4-6 разів скорочуються терміни підготовки договорів
Швидка підготовка договорів
  • Вихідні документи створюються за декілька кліків на основі готових шаблонів.
  • Вхідні договора автоматично підхоплюються в систему зі сканера (паперові), електронної пошти або завантажуються з сервісу обміну.
  • Договори та супровідні документи зв’язуються в єдиний комплект.
в 2-2,5 разів збільшується частка узгоджених в термін договорів
Кероване та оперативне погодження
  • Договори погоджуються в рамках завдань за типовими регламентами з чіткими термінами і учасниками процесу.
  • Система заздалегідь сповіщає про терміни виконання етапів робіт, знижуючи ризики порушень умов договору.
  • Керівник підписує договір за допомогою ЕП, забезпечуючи юридичну значимість і незмінність змісту документа.
  • Електронний документ відправляється контрагенту прямо з системи через сервіс обміну або електронною поштою.
  • Контроль забезпечується на кожному етапі: система зберігає історію роботи з документами, листування за завданнями і видає звіти.
в 8-10 разів зменшується час пошуку договорів і супровідних документів
Надійне зберігання і легкий пошук документів
  • Єдиний реєстр договорів забезпечує їх облік і автоматичну нумерацію.
  • Договори і вся супровідна документація зберігаються в єдиній базі.
  • Доступ до конфіденційної інформації обмежується за рахунок прав доступу і шифрування.
  • Підписані ЕП документи не доступні для змін.
  • Документи легко знайти: досить задати критерії пошуку або перейти в відповідну папку.
Як працює рішення Керування Договорами
Процес створення договору

Для створення договору співробітнику не потрібно користуватися Microsoft Word або іншими редакторами – вся робота з документами ведеться в системі.

У міру заповнення змістовної частини договору, система сама підбирає потрібний шаблон з реєстру. Ручне введення інформації мінімізований за рахунок інтеграції з CRM, бухгалтерської та кадрової системами компанії.

Можливе формування документа відразу на декількох мовах.

Процес узгодження договору

Система знаходить відмінності створеного документа від шаблону типового договору. Автоматично генерується маршрут узгодження.

Система включає в маршрут відповідальних співробітників департаментів тільки в тих випадках, коли зміст змінилося, і перевірка необхідна. Для типового договору число узгоджувальних буде мінімальним.

Всі частини документа, що відправляється на узгодження, розфарбовуються відповідно до затвердженого колірним кодом. Кожен колір закріплений за департаментом, який відповідає за конкретну частину договору.

Процес реєстрації договору

Після внутрішнього узгодження договір реєструється і відправляється контрагенту. Кольоровий код ховається.

Якщо контрагент вносить виправлення, в системі вибудовується новий маршрут і відповідальні співробітники повторно погоджують документ.

Після узгодження контрагентом співробітник сканує договір і завантажує його в систему.

Контроль виконання договору

Терміни і етапи робіт за договором фіксуються в картці документа. Щоб закрити етап співробітники прикладають акти виконаних робіт – це впорядковує зберігання документів і полегшує пошук.

Система контролює терміни і передає інформацію про незакритих вчасно договорах керівникам.

У режимі реального часу керівник:
  • Бачить загальну картину роботи з договорами.
  • Оцінює ефективність підрозділів і співробітників.
  • Вживає заходів для продовження договорів, закриття етапів і виконання зобов’язань.
Керування договорами на підприємстві за допомогою BPM-платформи
Договірної документообіг реалізується на BPM-платформі (Business Process Management). Робота підприємства в єдиній системі управління бізнес-процесами дозволяє отримати всі головні переваги автоматизації процесів в договірній діяльності.
Гнучка логіка узгодження
Маршрути узгодження формуються в залежності від вмісту документа. Можливість проектувати моделі бізнес-процесів в системі дозволяє автоматизувати надходження завдань відповідальним виконавцям.
Швидке внесення змін
Оптимізація процесів, пов'язаних з життєвим циклом документа, відбувається безперервно. Логіка і маршрути змінюються в графічному редакторі аналітиками і користувачами, які не володіють навичками програмування
Наочність і інформативність звітів
В системі генеруються різні види звітів, які допомагають аналізувати ключові параметри діяльності і напрацювати ефективний документообіг договорів в організації.
Інтеграція в будь-яку ІТ-інфраструктуру
Співробітникам немає необхідності вручну вводити дані, які вже містяться в інших корпоративних системах - стандартні методи інтеграції дозволяють безпосередньо взаємодіяти з системами, використовуваними на підприємстві.
Маленька частина кейсів, реалізованих спеціалістами LITIKO LLC
Здійснили впровадження ERP та CRM систем на базі комплексу продуктів Бітрікс24 та 1С:Підприємство для компанії, що працює в сфері шоу-бізнесу
На першому етапі роботи була побудована система ведення управлінського обліку, яка дозволила під різними кутами зору аналізувати фінансові результати діяльності компанії, прибутковість напрямків діяльності. Були створені та автоматизовані три основні фінансові звіти P&L, Cashflow, Balance. На другому етапі встановили CRM систему для ведення продажів та проектів. Вона дозволила вибудувати комунікації із зовнішніми контрагентами та між співробітниками, призначити конкретного відповідального за кожен процес в середині компанії, налагодити управління проектами та планування концертної діяльності. В результаті впровадження клієнт отримав єдине інтегроване середовище, в якому працюють всі його підрозділи. З’явилась чітка картина будь-якого проекту — від перших переговорів, розподілу відповідальності та задач, до розуміння того, що включає облік доходів та витрат того чи іншого проекту.
Підвищили ефективність формування звітності за міжнародними стандартами МСФЗ для сільськогосподарської компанії
Доопрацювали компоненти обліку МСФЗ на базі системи «1С:Підприємство» конфігурації «Управління виробничим підприємством». Роботу здійснювали в декілька етапів, в рамках яких реалізували: доопрацювання механізму елімінації внутрішньогрупових операцій, мапінг та трансляцію МСФЗ, доробку документу (звіту) «База продажів». Це дозволило скоротити час формування фінансової звітності, зменшити кількість рутинних операцій по зведенню даних, а також знизити ризик виникнення помилок, викликаних «ручною» обробкою даних.
Впровадили систему електронного документообігу «Directum» на заводі з виробництва насосного обладнання [під NDA]
В результаті впровадження компанія додатково почала отримувати по кілька мільйонів гривень прибутку щомісяця за рахунок економії робочого часу співробітників, підвищення продуктивності праці та скорочення виробничого циклу — підвищення швидкості проходження всієї документації всередині підприємства.
Здійснили впровадження системи Business Process Management System (BPMS) в найбільшому аптечному ритейлі
Даний інструмент дозволив клієнтові моделювати та автоматизувати виконання бізнес-процесів, проводити їх моніторинг та глибокий аналіз, виявляти й усувати проблемні місця. В результаті впровадження компанія підвищила свою операційну ефективність, забезпечила ефективну взаємодію своїх підрозділів, мінімізувала вплив людського фактора на робочий процес, запобігши тим самим втрати важливої інформації.
Здійснили впровадження системи «Галактика ERP», інтегрувавши її з веб порталом підприємства «Паул Ланге Україна»
Клієнту потрібно було автоматизувати весь процес реалізації продукції, починаючи з етапу формування замовлень на сайті і закінчуючи доставкою товару споживачеві. В результаті впровадження рівень продажів клієнта підвищився до 40%, покращилася якість обслуговування клієнтів, оскільки співробітники компанії відстежували стан кожного замовлення та оперативно реагували на будь-які проблеми.
Автоматизували корпоративні фінанси та роботу із заявками на оплату на базі 1С в компанії «Юнимед»
В результаті впровадження рішення «Управління корпоративними фінансами» у клієнта на 50% скоротилися трудовитрати процесів бюджетування та терміни формування корпоративної фінансової звітності, мінімізувалися ризики виникнення помилок в звітах, оптимізувались витрати та покращилася якість менеджменту. На основі отриманих актуальних і достовірних даних керівники всіх рівнів тепер можуть оперативно приймати управлінські рішення.
Попередній
Далі
Розрахувати вартість автоматизації HR-процесів
Заповніть форму, щоб ми могли порахувати скільки коштуватиме впровадити рішення "Управління договорами" в вашій компанії
Зворотній дзвінок

Залиште свій номер телефону і через 20 хвилин ми вам передзвонимо