В LITIKO обратился старый клиент — всемирная страховая компания. Согласно действующему законодательству, страховщики в Украине должны регулярно представлять НБУ отчетность по своей деятельности. А это, на минуточку, около 25 разных отчетов.
Наиболее сложным для заполнения среди них документ IR4 «Данные о показателях деятельности по страхованию», утвержденный постановлением Правления Национального банка Украины № 123 от 25.11.2021 г. Это квартальный отчет с итогом с начала года, содержащий огромное количество показателей, среди которых:
- виды страхования;
- типы страхователей;
- виды страховых рисков;
- другие коды.
Отчет IR4 сотрудники страховой компании до начала внедрения автоматизации формировали в полуавтоматическом режиме. Выглядело это так.
В течение отчетного периода ответственное лицо (в компании за этот отчет отвечает бухгалтер) получает от специалистов разных подразделений данные в виде экселевских таблиц. Их около десяти или даже больше: по видам деятельности, по рискам, договорам по страховщикам, договорам страхования, договорам перестрахования и т.д. После чего бухгалтер практически вручную сводит полученные данные в свою обширную эксель таблицу и формирует конечный файл отчета IR4. Часть данных она самостоятельно ищет в ERP.
Затем общий отчет переводится в xml-формат и посредством программы представления электронной отчетности отправляется в НБУ.
Как видим, главная проблема процесса формирования отчета IR4 — это достаточно кропотливая, длительная по времени работа. Ответственное лицо тратит недели на подготовку данного документа. В то же время, мини-отчеты от подразделений компании также требуют много часов на упорядочение данных и предоставление их бухгалтеру.
Поскольку информация в ERP поступает из разных источников — часть показателей заполняется по данным бухгалтерского учета, а часть берется из документов, например договоров страхования — итоговые данные просто оказываются в разных местах.
Сейчас мы работаем над созданием в ERP интерфейса, который будет собирать все необходимые показатели из этой системы, самостоятельно будет заполнять все колонки и формировать отчет IR4. То есть программа сама разложит данные по ERP по тем показателям, которые нужны для общего отчета.
Когда все данные заполнены, отчет IR4 будет формироваться в считанные минуты. Экселевский файл, ранее заполнявшийся вручную, теперь будет формироваться автоматически. Если потребуется просмотреть детализацию — мелкие файлы, которые создают сотрудники подразделений — это можно сделать непосредственно в программе.
После формирования отчета IR4 в экселе бухгалтер переводит его в xml-формат и загружает в систему электронной отчетности НБУ.
До нашего внедрения отчет собирался в течение нескольких недель, но после этого процесс будет занимать всего несколько часов. Это максимальное время, учитывающее дополнительную проверку отдельных показателей. Согласитесь, результат «от нескольких недель до нескольких часов» вызывает восхищение, особенно в нашей современности, когда «время = деньги».
В результате такой оптимизации получаем как минимум две выгоды:
- Существенно уменьшается время, которое ответственное лицо тратит на подготовку отчета IR4 для предоставления НБУ.
- Люди, ответственные за мини-отчеты в подразделениях, получают временный ресурс для важной аналитической работы и планирования.
Это только первый автоматизированный отчет, существенно облегчающий работу сотрудников страховой компании. В дальнейшем клиент планирует ускорить формирование и представление остальных обязательных отчетов в контролирующие органы.
