Кейс BASF
Настроили электронную подпись
КЭП и MobileID
- Перевели 92% документооборота в электронный формат.
- 100% документов юридически значимы.
- В 7 раз уменьшилось количество ошибок в отчётах.
- Срок реализации — 8 месяцев.
О клиенте
BASF — мировой лидер по производству химических веществ, входящий в список Fortune 500. В компании работает более 110 000 сотрудников в разных регионах мира.
Продуктовый портфель BASF охватывает решения для промышленности, химикаты, материалы, поверхностно-активные вещества и технологии, а также решения в сфере питания, ухода и сельского хозяйства.
Когда в компании десятки тысяч сотрудников в разных регионах мира, документооборот становится критически важной частью операций — именно поэтому BASF решила перейти на электронный формат.
«Когда мы просто подсчитали количество документов, которые генерируем ежегодно (а это десятки тысяч!), вопросов о том, что делать дальше, не возникло»
Денис Коптелов
IT Manager BASF Ukraine
Задачи проекта
Основной целью было оптимизировать бизнес-процессы документооборота и перейти к формату paperless-office.
Ключевой компонент проекта — реализовать в Directum RX подписание документов электронной подписью, имеющей юридическую силу в Украине.
Снизить затраты времени при работе с документами.
Упростить процедуру оформления и обработки документов.
Повысить качество выполняемой работы.
Минимизировать ошибки в документах.
Подход к реализации
Определили требования к СЭД
На старте зафиксировали критерии к СЭД, чтобы система закрывала и юридические требования, и ежедневные задачи по работе с документами.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП).
- Поддержка Mobile ID.
- Удобное хранение, обработка и лёгкий поиск документов.
- Гибкая маршрутизация документов и контроль исполнения.
- Работа с шаблонами документов.
- Информационная безопасность + интеграционные возможности (API).
Перевели документы
в электронный формат
На первом этапе мы перевели в электронный вид бухгалтерские и кадровые документы, а также договоры. При этом важно было сохранить юридическую силу подписанных документов, поэтому сразу запланировали разработку решения по подписанию документов квалифицированной электронной цифровой подписью (КЭП).
Разработали механизм подписания документов
Мы настроили работу с сертификатами электронной подписи, которые выдают украинские аккредитованные центры сертификации ключей (АЦСК). Сертификаты могут храниться на локальном диске ПК, USB-флешке, USB-токене или смарт-карте.
Во время реализации важно было интегрировать решение в программную среду Directum RX так, чтобы оно органично работало внутри системы.
Дополнительно пользователи получили возможность подписывать документы через SIM-карту Mobile ID мобильного оператора Vodafone.
Как работает подпись через Mobile ID
Система формирует хеш данных документа и через веб-сервис отправляет запрос мобильному оператору. На телефон пользователя приходит запрос на подтверждение — нужно ввести пароль. После подтверждения подпись возвращается через веб-сервис в Directum RX и автоматически привязывается к документу.
Действительность подписи дополнительно проверяется через OCSP-серверы центров сертификации, а результат проверки отображается в интерфейсе Directum RX.
Такой механизм обеспечивает юридическую силу, безопасность и удобное подписание документов непосредственно в интерфейсе системы.
Реализовали создание PDF
с отметкой об электронной подписи
При формировании документа в PDF система может добавить штамп с информацией о подписи. Это упрощает проверку подписи, ускоряет обмен документами и повышает доверие при обмене с контрагентами.
Настроили экспорт документов с ЭЦП
В рамках проекта мы добавили возможность выгружать документы вместе с подписями для предоставления проверяющим органам. Выгруженные файлы можно проверить на внешнем ресурсе.
Система экспортирует последние подписанные версии документов (которые соответствуют условиям отбора) в папку, выбранную пользователем.
Параметры выгрузки документов
Отбор документов по критериям:
- наша организация;
- контрагент;
- вид документа;
- период (дата с — дата по).
Вибор документов из папки в системе.
Позволяет быстро выгрузить подписанные документы из нужного раздела без ручного отбора.
Тип подписи для выгрузки:
- утверждено;
- согласовано;
- не согласовано.
Группировка экспорта:
- не группировать;
- по контрагентам;
- по типам документов.
В зависимости от выбранного способа группировки
система формирует структуру папок для экспорта
Не группировать
Для каждого выгруженного документа создаётся отдельная подпапка
По контрагентам
Для каждого контрагента создаётся отдельная подпапка, а документы сохраняются в папке с названием соответствующего контрагента.
По типам документов
Создаются папки с названиями типов документов, а выгруженные файлы размещаются в соответствующих подпапках.
Такой подход упрощает подготовку к проверкам, экономит время и снижает риск ошибок при обмене документами.
Итоги внедрения
Мы внедрили удобный механизм подписания документов с использованием ЭЦП, что ускорило согласование и обмен с контрагентами. Веб-сервис доработали для стабильной работы через прокси с мобильным оператором. В результате сотрудники тратят меньше времени на документы и больше — на работу с клиентами и партнёрами.
документов оцифровано
пользователей системы
документов юридически значимы
уменьшилось количество ошибок в отчётах
Отзыв клиента
«Основными задачами для BASF были специфика внутреннего документооборота и возможность максимально адаптировать решение под компанию. Для реализации проекта по результатам тендера мы выбрали компанию LITIKO, которая обладает необходимыми компетенциями и опытом.
В результате у нас увеличилась скорость работы с документами, их создания и доставки. Реализация проекта стала важным этапом на пути цифровизации BASF. У нас уже есть идеи по дальнейшему развитию.
Поэтому в ближайшем будущем следующее, что мы хотим реализовать, — это просмотр и подписание документов в мобильном приложении».
Денис Коптелов
IT Manager BASF Ukraine
