Кейс LPP
ВНЕДРИЛИ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ
ДЛЯ 500+ МАГАЗИНОВ
- До 4 часов экономии рабочего времени каждого сотрудника ежедневно.
- Развернули систему на собственных серверах компании.
- Автоматизировали обработку и интеграцию документов из Вчасно.ЕДО и M.E.Doc.
- 4 месяца — срок реализации.
О КЛИЕНТЕ
ДП «ЛПП Украина» АТ «ЛПП» (LPP Ukraine) — украинская дочерняя компания польского fashion-ритейлера LPP S.A., развивающая в Украине сеть брендов Reserved, Mohito, Cropp, House и Sinsay. Компания работает на рынке с 2003 года, имеет 500+ магазинов и около 4 тысяч сотрудников.
Из-за большого количества точек продаж LPP Ukraine ежедневно обрабатывает значительные объёмы документов. Чтобы снизить риск ошибок и потери данных, компания решила перейти к централизованному электронному архиву.
«Наши девушки вручную набирают все акты… Это меня очень беспокоит — я хотела бы, чтобы они автоматически распределялись в системе. Кроме того, документы циркулируют между 500 магазинами, расположенными по всей территории Украины, и подписание вручную является очень сложным процессом. В один из месяцев 2024 года у нас было 4000 документов — по 200 накладных в день на одного человека… это очень много и занимает слишком много времени»
Марина Самойличенко
Руководитель финансового отдела LPP Ukraine
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Компания хотела навести порядок в документообороте: вместо нескольких разрозненных систем иметь один удобный электронный архив. Также было важно ускорить обмен и подписание документов и уменьшить объём ручной работы.
Отдельной задачей стало обучение команды, чтобы сотрудники быстро освоили систему и легко адаптировались к новым процессам.
Создать электронный архив
для документов.
Автоматизировать ввод актов, сократить время на обработку.
Обеспечить интеграцию
с бухгалтерской системой.
Автоматизировать преобразование накладных в PDF.
ПОДХОД К РЕАЛИЗАЦИИ
СФОРМИРОВАЛИ СТРУКТУРУ
И БАЗУ ДАННЫХ
Мы воспроизвели в системе полную организационную структуру компании и настроили электронные справочники. Система «понимает» иерархию подразделений, роли сотрудников и владеет всеми данными, необходимыми для автоматической обработки документов.
В результате документ сразу автоматически попадает к ответственному сотруднику или в подразделение — без ручного распределения и потери времени на дополнительную сортировку.
АВТОМАТИЗИРОВАЛИ ОБРАБОТКУ ДОКУМЕНТОВ
ЕЖЕЧАСНО
В ритейле ежедневно из всех магазинов поступают накладные, акты и другие файлы. Чтобы они не накапливались и не создавали нагрузку на команду, мы настроили ежечасную автоматическую обработку документов.
Теперь система сама раскладывает файлы по нужным папкам и сохраняет их в архиве — без ручной работы и задержек. Документы, для которых не нашлось соответствий, попадают на ручной разбор.
АВТОМАТИЗИРОВАЛИ РЕГИСТРАЦИЮ АКТОВ
Внедрение LitDoc.Archive позволило автоматически обрабатывать акты, что существенно снизило нагрузку на сотрудников и минимизировало риск ошибок при вводе данных.
РЕАЛИЗОВАЛИ БЫСТРЫЙ ИМПОРТ АДРЕСОВ
Мы настроили автоматический импорт 500 e-mail-адресов магазинов через low-code платформу Scriptum. В результате юридически значимые документы мгновенно распространяются по всей сети, а время на ручной ввод информации сократилось до минимума.
АВТОМАТИЗИРОВАЛИ КОНВЕРТАЦИЮ НАКЛАДНЫХ
В PDF И ИХ РАСПРЕДЕЛЕНИЕ
Система самостоятельно преобразует накладные в PDF и распределяет их по точкам продаж, что освобождает сотрудникам половину рабочего дня для более приоритетных задач.
НАЛАДИЛИ АВТОМАТИЧЕСКИЙ ИМПОРТ
ИЗ ВЧАСНО И M.E.DOC
Чтобы справиться с огромным объёмом документов в fashion-ритейле, мы подключили архив к основным сервисам ЭДО через открытые API. Теперь документы из Вчасно и M.E.Doc автоматически загружаются вместе с подписями, структурируются и хранятся в едином архиве без каких-либо усилий со стороны сотрудников.
ИТОГИ ВНЕДРЕНИЯ
Все юридически значимые документы LPP Ukraine хранятся в единой системе, соответствующей государственному сертификату безопасности Г2. Это гарантирует защиту данных от постороннего доступа и потери.
Lit.Doc.Archive позволяет гибко настраивать структуру архива, типы карточек документов и автоматически распределяет загруженные файлы по нужным разделам.
Доступ настраивается по ролям, а поиск по атрибутам помогает быстро находить нужные документы.
Сократили время на поиск и обработку документов.
Сэкономили 4 часа времени каждого сотрудника ежедневно.
Сократили время на обмен документами.
Наладили документооборот для 500+ магазинов.
ОТЗЫВ КЛИЕНТА
«Раньше документы приходилось физически передавать всем ответственным лицам для подписания и согласования. Это был длительный и трудоёмкий процесс.
Именно поэтому ценно, что Lit.Doc.Archive автоматически собирает документы от всех наших провайдеров по заданным алгоритмам, сразу структурирует их по нужным папкам и распределяет по магазинам. В результате команда существенно сократила время на обработку документов. Для нас также было важно, что мы могли использовать собственный сервер для хранения данных.
Отдельно хочу отметить саппорт — он был очень крутым. Я не раз благодарила команду LITIKO. Это люди, которые знают своё дело. Организация процесса была на очень высоком уровне: чёткая статистика тестирования, понимание, что уже готово, что не готово, где работает, а где — нет. Было видно, что этот проект важен для них — они искренне болели за результат и продолжают это делать до сих пор».
Марина Самойличенко
Руководитель финансового отдела LPP Ukraine
