Кейс LLC ENGINEERING CORP.
АВТОМАТИЗИРОВАЛИ ОБРАБОТКУ И СОГЛАСОВАНИЕ
ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Создали единую базу документов с метаданными.
- 70 сотрудников ежедневно работают в системе.
- Разграничили права доступа.
- 4 месяца — срок реализации.
О КЛИЕНТЕ
LLC ENGINEERING CORP. — ведущая инжиниринговая компания Украины, которая проектирует и сопровождает строительство жилых, коммерческих и инфраструктурных объектов.
Из-за сложных согласований и большого объема корреспонденции компании было трудно обрабатывать документы и отслеживать их статус. Чтобы ускорить процессы и навести порядок, решили внедрить единую цифровую систему документооборота.
«Без централизованного хранилища было сложно понять, у кого находится документ и как долго он задерживается на каждом этапе. Рабочие процессы замедлялись, а из-за распределенной сети филиалов пересылка бумажных документов занимала слишком много времени».
Алиса Дмитриева
LLC ENGINEERING CORP
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
Упорядочить работу с документами компании, чтобы ускорить выполнение задач. Поскольку заказчик только формировал видение новых процессов, мы структурировали их с нуля.
Отдельно подготовили команду клиента: адаптировали англоязычные материалы от вендора и провели обучение.
Создать централизованное хранилище документов.
Настроить согласование договоров и документации.
Разграничить права доступа для защиты информации.
Автоматизировать обработку корреспонденции.
ПОДХОД К РЕАЛИЗАЦИИ
СОЗДАЛИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОЕ
ХРАНИЛИЩЕ ДОКУМЕНТОВ
Мы сформировали единую базу, где каждый документ хранится вместе с набором метаданных (название объекта, дата, контрагент, статус и т. д.). Это превратило хаотичный набор папок в упорядоченный электронный архив. Теперь найти любой договор или проектную схему можно за несколько секунд, просто введя ключевой параметр.
АВТОМАТИЗИРОВАЛИ КОРРЕСПОНДЕНЦИЮ
Мы интегрировали M-Files с почтовыми ящиками компании, чтобы все входящие и исходящие письма регистрировались автоматически. Также настроили маршруты обработки, которые позволяют направлять корреспонденцию ответственным сотрудникам.
НАСТРОИЛИ СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
И КОНТРОЛЬ ДОСТУПА
Разработали отдельные сценарии согласования для разных типов документации: договоров, проектных документов и финансовых заявок. В системе видно, на ком «завис» документ и как долго он там находится. Поэтому вариант «я не видел документ» больше не работает.
Параллельно реализовали систему управления доступом. Благодаря настройке ролей каждый сотрудник работает только с теми документами, которые необходимы для его задач.
ВНЕДРИЛИ ОБЛАЧНУЮ АРХИТЕКТУРУ
Непрерывность работы
Безопасность в условиях военных рисков
Защищенность данных
Система соответствует требованиям безопасности и комплаенса (ISO/IEC 27001:2022, ISO 9001:2015, SOC 2 Type II, GDPR), что обеспечивает надежную защиту информации.
ИТОГИ ВНЕДРЕНИЯ
После первых результатов клиент лучше понял возможности системы, поэтому мы дорабатывали маршруты согласования и логику доступов уже в процессе внедрения. Несмотря на новые требования, систему запустили за 4 месяца.
Сейчас работа прозрачна: видно, кто получил документ, где он находится и сколько времени находится в обработке. Это упростило работу команды и дало основу для дальнейшей автоматизации.
Сократили время на поиск и обработку документов.
Стандартизировали процессы согласования документов.
Стандартизировали процессы согласования документов.
Наладили работу
70 сотрудников в системе.
ОТЗЫВ КЛИЕНТА
«Система M-Files значительно ускорила работу нашей компании. Теперь мы полностью контролируем документы и всегда знаем, где они находятся и кто с ними работает.
Особенно ценим помощь команды LITIKO: мы активно общаемся с технической поддержкой, которая помогает, консультирует и масштабирует систему под наши потребности. Отдельная благодарность Светлане Каминской и Александру Хуторному за подробные консультации по работе программы.
Важно, что во время внедрения не было навязчивых предложений — всё внимание было направлено на наши реальные потребности».
Алиса Дмитриева,
LLC ENGINEERING CORP.
