Решение «Планирование отпусков» для фармацевтического предприятия

Название кейса

Внедрение решения «Планирование отпусков» на основе системы Directum на фармацевтическом предприятии с численностью более 2 000 человек

Клиент

Компания по производству лекарственных препаратов, в которой работает более 2 000 сотрудников

Цель проекта

Перед компанией стояли следующие задачи:

• Формирование и согласование графика ежегодных отпусков;
• Оформление ежегодного отпуска;
• Оформление дополнительных отпусков;
• Формирование приказа об отпуске (ежегодный, дополнительные);
• Контроль за выполнением плана отпусков.

На момент обращения к нам учет отпусков в компании велся в двух не связанных между собой системах: в учетной и документооборота, которыми занимались различные департаменты предприятия. В учетной системе велись остатки по отпускам, а в системе документооборота – планирование отпуска.

Необходимо было определить регламент работы с заявлениями на отпуск, а также проблему синхронизации между этими системами: правильно построить процесс учета остатков отпусков, корректно согласовать действия сотрудников по оформлению отпусков и отражения остатков отпусков в каждой из систем.

Важный нюанс проекта: сотрудники, которые работают на заводе, как правило, в систему учета отпусков доступа не имеют. За них должен кто-то представлять информацию об отпуске. Поэтому в системе должна быть процедура согласования и сообщения сотрудника о том, согласовали ли ему или не согласовали отпуск, какие дополнительные документы ему нужно предоставить в бухгалтерию, чтобы завершить оформление отпуска, и тому подобное.

Задачи проекта

Промышленное предприятие – это предприятие на котором соблюдаются все возможные виды отпусков согласно действующему законодательству Украины. Руководство компании ставило перед нами следующие задачи:

• необходимо было спрогнозировать финансовую нагрузку на те месяцы, когда сотрудники уходят в отпуск, и суммы выплат по компенсациям этих отпусков;
• не испортить уже устоявшийся на предприятии рабочий процесс, обеспечив при этом сотрудников отдыхом в соответствии с действующим законодательством;
• фиксировать неиспользуемые отпуска для того, чтобы была возможность или выплачивать компенсацию по ним, или контролировать использование этих отпусков.

Цели внедрения решения:

• Привести в соответствие с действующим трудовым законодательством Украины порядок предоставления отпусков
• Получить механизм контроля за соблюдением трудового законодательства Украины
• Снизить общее время на согласование заявок на отпуск
• Создать единую точку регистрации заявлений на отпуск
• Сделать прозрачным процесс согласования заявок на отпуск.

Реализация проекта

Реализовали возможность подавать заявление на отпуск от имени сотрудника. Автоматизировали процесс согласования отпусков, сохранив при этом существующую систему их согласования, то есть снизу-вверх (сначала согласование отпусков непосредственным руководителем, затем согласование руководителем вышестоящего подразделения графиков отпусков в нижестоящих подразделениях).

При разработке решения мы разработали наглядный механизм выбора отпуска в виде календаря, где сотрудники могли визуально выделить начало и конец отпуска. Кроме того, данные об отпуске сразу же переносились в карточку заявления. Если же отпусков было несколько, то сотрудник, открывая свой график отпусков на следующий год, мог видеть их выделенными разными цветами.

Такой же механизм был использован и для руководителей департаментов. Поэтому при согласовании отпусков своих подчиненных они могли наглядно видеть все графики и быстро принимать решения.

Помимо планирования отпусков система учитывала и фактическое использование отпусков. Она автоматически сообщала как сотрудника, его руководителя, так и бухгалтерию о приближении отпуска за определенное количество дней.

По требованию заказчика не было жесткой привязки к графику отпусков. В системе мы предусмотрели возможность выбора сотрудником даты выхода в отпуск.

Результат проекта

Внедрение решения «Планирование отпусков» на базе системы Directum позволило предприятию проводить кампанию по согласованию отпусков на следующий год в течение одного месяца. Решение «бесшовно» интегрировалось с учетной системой организации: мы обеспечили двустороннюю синхронизацию данных по неиспользованным отпускам между системами учета и документооборота.

“Понравилась коммуникация с бизнес-заказчиком. Общение было очень конструктивным, не было сложностей в построении и согласовании бизнес-процессов. Это очень важно, поскольку, как правило, на проектах такого масштаба это большая редкость. Кроме того, чтобы успешно реализовать проект, мы подтянули свои знания законодательства, в части управления персоналом предприятия”.

Инна Хоменко. Руководитель проекта

Ключевые показатели

• Сокращение времени на создание годового плана отпусков: с 3 месяцев до 3 недель
• Снижение личных обращений сотрудников в отдел кадров и бухгалтерию – в 3 раза
• Снижение количества ошибок при оформлении отпуска – в 6 раз
• Снижение количества неиспользованных дней отпуска – в 3 раза.