Когда предприятие становится на путь автоматизации бизнес-процессов, важно учесть такой ресурс предприятия как кадры. Ведь именно сотрудники компании – это одна из основных сил предприятия. Но в то же время, именно сопротивление сотрудников может помешать внедрению новой автоматизированной системы.
Как руководителю компании помочь своим сотрудникам перейти на автоматизированную систему? Что учесть и как помочь своей команде?
Внедряя автоматизацию у себя на предприятии, нужно учесть многие факторы. Рассмотрим все по порядку.
Подготовка к внедрению системы:
- сбор ключевой команды проекта (руководители подразделений);
- ознакомление с системой, на базе которой будет проходить автоматизация;
- сбор обратной связи, пожеланий от команды;
- согласование плана-графика работ;
Объясните своим сотрудникам преимущества автоматизации:
- избавление от рутинного ручного труда и ошибок «человеческого фактора»;
- более прозрачная отчетность;
- лучший контроль и безопасность документов/информации;
- доступность документов на всех уровнях и стройная и понятная система регламента;
- возможность удаленной работы.
Ход проекта:
- Обеспечьте пользователей новой системы инструкциями по работе. Хорошо, если эти инструкции по каждому направлению разработает компания-интегратор.
- Убедитесь, что компания-интегратор проводит обучение ключевой команды проекта и сотрудников всех подразделений.
- Также вы можете подготовить регламент по работе в системе, видеоинструкции по работе с функционалом системы и т.д.
- Дайте сотрудникам время для изучения и адаптации к программе.
- Оставайтесь на связи со своей командой.
После-проектная работа:
- Обеспечьте сотрудников консультационной/технической поддержки. Они должны понимать, что они не остались один на один с системой, что у них есть специалист, который всегда подскажет, что и как сделать, ответит на их вопросы, исправит ошибки. Это может быть специально обученный человек из вашей компании или сотрудник компании-интегратора.
- Используйте программу автоматизации в своей повседневной работе, показывая на своем примере, что это легко, быстро и удобно.
Учитывайте психологическую составляющую:
- Разбивайте цели проекта на простые задачи, а процесс изучения и интеграции на этапы.
- Объединяйте сотрудников в группы для изучения и работы. Так они будут ощущать единство и поддержку.
- Заранее устанавливайте четкие сроки внедрения автоматизации, чтобы у сотрудников не было возможности оттягивать процесс.
- Сделайте упор на роли каждого члена ключевой команды проекта и их значимость для достижения общего результата автоматизации и успеха компании.
Организуйте командную работу для того, чтобы каждый сотрудник почувствовал свою эффективность, личный и профессиональный рост. Это будет основой эффективного достижения целей организации и реализации поставленных внутри нее задач.
