КЕЙС БАНК ЕСХАТА
ПОБУДУВАЛИ ЄДИНУ ЦИФРОВУ ЕКОСИСТЕМУ
ДЛЯ ВНУТРІШНІХ ПРОЦЕСІВ БАНКУ
- Запустили електронний документообіг
- Автоматизували закупівлі, договірну роботу та HR-процеси
- Реалізували двосторонні інтеграції між системами банку
- Налагодили підготовку та проведення засідань колегіальних органів
Про клієнта
Банк Есхата — системоутворююча фінансова установа Таджикистану та один із лідерів банківського ринку країни. Входить до трійки найбільших у секторі та обслуговує понад 1 мільйон постійних клієнтів — приватних осіб, представників малого й середнього бізнесу та великих корпоративних клієнтів.
Мережа налічує 35 відділень, 137 центрів обслуговування та об’єднує близько 2 500 працівників. За таких масштабів управління процесами, документами та взаємодією між підрозділами потребує сучасних цифрових інструментів. Саме тому банк розпочав комплексну трансформацію внутрішніх процесів.
«Після запуску системи ми відзначили значні позитивні зміни в організації документообігу та внутрішніх процесів банку. Істотно підвищилася прозорість виконання доручень, скоротилися терміни узгодження документів, покращився контроль виконання завдань та підвищилася виконавська дисципліна».
Очілова Муніра Уктамівна
Product Owner Банк Есхата
ЗАВДАННЯ ПРОЄКТУ
У межах масштабної цифрової трансформації банк провів тендер із вибору інтегратора для автоматизації документообігу та операційної діяльності установи. Переможцями стали компанії-партнери «Нет Солюшенс», Таджикистан та «LITIKO», Україна.
Перед LITIKO постало амбітне завдання — створити єдине середовище для роботи з процесами та документами в головному офісі й усіх відділеннях банку. Проєкт охоплює багато напрямів діяльності, його реалізацію розділили на кілька етапів.
Налагодити електронну взаємодію між підрозділами та співробітниками.
Забезпечити прозорість і контроль виконання завдань і рішень.
Скоротити паперовий документообіг і кількість ручних операцій.
Централізувати зберігання документів та інформації.
Підхід до реалізації
ЗАПУСТИЛИ ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ
- Автоматизували роботу з вхідною та вихідною кореспонденцією, організаційно-розпорядчими та внутрішніми нормативними документами.
- Налагодили процеси підготовки, погодження та зберігання документів, пов’язаних із діяльністю колегіальних органів управління, зокрема повісток і протоколів засідань.
- Створили електронний архів, що упорядкував зберігання документів і спростив роботу з ними.
АВТОМАТИЗУВАЛИ ДОГОВІРНУ РОБОТУ
ТА КОЛЕГІАЛЬНЕ УХВАЛЕННЯ РІШЕНЬ
Налагодили процес підготовки й проведення засідань тендерного комітету, правління та інших колегіальних органів банку.
Реалізували роботу з господарськими договорами, фінансовими документами та забезпечили централізоване зберігання інформації. Тепер рішення, файли й історія розгляду кожного питання завжди доступні, а взаємодія між підрозділами — більш прозора та контрольована.
ЦИФРОВІЗУВАЛИ ЗАКУПІВЛЮ ТМЦ ТА HR-ПРОЦЕСИ
Налаштували погодження заявок підрозділів на закупівлю ТМЦ і основних засобів, укладення договорів та авансові платежі і забезпечили контроль процесу до моменту оплати. Також побудували двосторонню інтеграцію з внутрішніми системами банку для автоматичного обміну даними про закупівлі, складський облік і фінансові операції.
Паралельно цифровізуємо HR-процеси: перевели в електронний формат оформлення співробітників, формування пакета документів і створення особових справ та інтегрували систему з кадровими сервісами банку. Також автоматизуємо кадрові накази та процеси переміщення працівників і зміни умов праці.
ЩО ПЛАНУЄМО РЕАЛІЗОВУВАТИ ДАЛІ
Облік паливно-мастильних матеріалів
Контроль витрат пального під час використання службового транспорту та роботи генераторів.
Управління ремонтними роботами
Автоматизація процесів планування, погодження та контролю будівельних робіт, ремонту приміщень та службового транспорту.
Розвиток HR-контурy
Цифровізація кадрової роботи, зокрема оформлення відпусток, відряджень та інших HR-процесів.
Обробка звернень громадян
Єдиний процес реєстрації, опрацювання та контролю звернень відповідно до законодавства та внутрішніх регламентів банку.
ПІДСУМКИ ВПРОВАДЖЕННЯ
Ми комплексно трансформували внутрішні процеси банку: автоматизували документообіг, фінансові та договірні процеси, HR, роботу колегіальних органів і взаємодію між підрозділами.
Об’єднали дані з різних систем і налаштували їхню взаємодію, щоб усі учасники мали доступ до актуальної інформації, а керівництво — більше контролю над роботою.
Скоротили час погодження та опрацювання інформації.
Об’єднали рішення комітетів і доручення в єдиній системі.
Зробили прозорими рух документів і процесів.
Зменшили використання email і паперових документів.
Усе це допомагає банку швидше проходити внутрішні процедури, контролювати їх виконання та зменшувати ручну роботу. Водночас проєкт триває: команда планує розширювати автоматизацію на нові процеси й розвивати цифрову екосистему банку далі.
ВІДГУК КЛІЄНТА
«Раніше документи доводилося фізично передавати всім відповідальним особам для підпису й погодження. Це був тривалий і трудомісткий процес.
Саме тому цінно, що Lit.Doc.Archive автоматично збирає документи з усіх наших провайдерів за заданими алгоритмами, одразу структурує їх у потрібні папки та розподіляє по магазинах. У результаті команда суттєво скоротила час на обробку документів. Для нас також було важливо, що ми могли використовувати власний сервер для збереження даних.
Окремо хочу відзначити супорт — він був дуже крутий. Я не раз дякувала команді Litiko. Це люди, які знають свою справу. Організація процесу була на дуже високому рівні: чітка статистика тестування, розуміння, що вже готово, що не готово, де працює, а де — ні. Було видно, що цей проєкт важливий для них — вони щиро вболівали за результат і продовжують це робити до сьогодні».
Очілова Муніра Уктамівна
Product Owner Банк Есхата
