КЕЙС БАНК ЭСХАТА
ПОСТРОИЛИ ЕДИНУЮ ЦИФРОВУЮ ЭКОСИСТЕМУ
ДЛЯ ВНУТРЕННИХ ПРОЦЕССОВ БАНКА
- Запустили электронный документооборот
- Автоматизировали закупки, договорную работу и HR-процессы
- Реализовали двусторонние интеграции между системами банка
- Наладили подготовку и проведение заседаний коллегиальных органов
О КЛИЕНТЕ
Банк Эсхата — системообразующее финансовое учреждение Таджикистана и один из лидеров банковского рынка страны. Входит в тройку крупнейших в секторе и обслуживает более 1 миллиона постоянных клиентов — частных лиц, представителей малого и среднего бизнеса, а также крупных корпоративных клиентов.
Сеть насчитывает 35 отделений, 137 центров обслуживания и объединяет около 2 500 сотрудников. При таких масштабах управление процессами, документами и взаимодействием между подразделениями требует современных цифровых инструментов. Именно поэтому банк начал комплексную трансформацию внутренних процессов.
«После запуска системы мы отметили значительные положительные изменения в организации документооборота и внутренних процессов банка. Существенно повысилась прозрачность исполнения поручений, сократились сроки согласования документов, улучшился контроль выполнения задач и повысилась исполнительская дисциплина».
Очилова Мунира Уктамовна
Product Owner Банк Эсхата
ЗАДАЧИ ПРОЕКТА
В рамках масштабной цифровой трансформации Банк Эсхата провел открытый тендер по выбору интегратора для автоматизации документооборота и операционной деятельности банка. Победителями тендера стали компании-партнеры «Нет Солюшенс», Таджикистан, г. Душанбе, и «LITIKO», Украина, г. Киев.
Перед нами, как исполнителями, стояла амбициозная задача — создать единую среду для работы с процессами и документами в головном офисе и всех отделениях банка. Поскольку проект охватывает много направлений деятельности, его реализацию разделили на несколько последовательных этапов.
Наладить электронное взаимодействие между подразделениями и сотрудниками.
Обеспечить прозрачность и контроль выполнения задач, согласований и решений.
Сократить бумажный документооборот и количество ручных операций.
Централизовать хранение документов и информации.
ПОДХОД К РЕАЛИЗАЦИИ
ЗАПУСТИЛИ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
- Автоматизировали работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительными и внутренними нормативными документами.
- Наладили процессы подготовки, согласования и хранения документов, связанных с деятельностью коллегиальных органов управления, в частности повесток и протоколов заседаний.
- Создали электронный архив, который упорядочил хранение документов и упростил работу с ними.
Сотрудники получили быстрый доступ к актуальной информации, а рабочие процессы стали более прозрачными и контролируемыми.
АВТОМАТИЗИРОВАЛИ ДОГОВОРНУЮ РАБОТУ
И КОЛЛЕГИАЛЬНОЕ ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Наладили процесс подготовки и проведения заседаний тендерного комитета, правления и других коллегиальных органов банка.
Организовали работу с хозяйственными договорами и финансовыми документами, а также обеспечили централизованное хранение информации. Теперь решения, файлы и история рассмотрения каждого вопроса всегда доступны, а взаимодействие между подразделениями — более прозрачное и контролируемое.
ЦИФРОВИЗИРОВАЛИ ЗАКУПКУ ТМЦ И HR-ПРОЦЕССЫ
Настроили согласование заявок подразделений на закупку ТМЦ и основных средств, заключение договоров и авансовые платежи, а также обеспечили контроль процесса до момента оплаты. Также построили двустороннюю интеграцию с внутренними системами банка для автоматического обмена данными о закупках, складском учете и финансовых операциях.
Параллельно цифровизируем HR-процессы: перевели в электронный формат оформление сотрудников, формирование пакета документов и создание личных дел, а также интегрировали систему с кадровыми сервисами банка. Также автоматизируем кадровые приказы и процессы перемещения сотрудников и изменения условий труда.
ЧТО ПЛАНИРУЕМ РЕАЛИЗОВЫВАТЬ ДАЛЬШЕ
Учет горюче-смазочных материалов
Контроль расхода топлива при использовании служебного транспорта и работе генераторов.
Управление ремонтными работами
Автоматизация процессов планирования, согласования и контроля строительных работ, ремонта помещений и служебного транспорта.
Развитие HR-контура
Цифровизация кадровой работы, в частности оформления отпусков, командировок и других HR-процессов.
Обработка обращений граждан
Единый процесс регистрации, обработки и контроля обращений в соответствии с законодательством и внутренними регламентами банка.
ИТОГИ ВНЕДРЕНИЯ
Мы комплексно трансформировали внутренние процессы банка: автоматизировали документооборот, финансовые и договорные процессы, HR, работу коллегиальных органов и взаимодействие между подразделениями.
Объединили данные из разных систем и настроили их взаимодействие, чтобы все участники имели доступ к актуальной информации, а руководство — больше контроля над работой.
Сократили время согласования и обработки информации.
Объединили решения комитетов и поручения в единой системе.
Сделали движение документов и процессов прозрачным.
Сократили использование email и бумажных документов
Все это помогает банку быстрее проходить внутренние процедуры, контролировать их выполнение и уменьшать ручную работу. В то же время проект продолжается: команда планирует расширять автоматизацию на новые процессы и дальше развивать цифровую экосистему банка.
ОТЗЫВ КЛИЕНТА
«LITIKO — это команда высококвалифицированных специалистов с глубокой экспертизой в сфере цифровизации документооборота. Особенно хочется отметить их вовлеченность в проект, понимание специфики банковских процессов и стремление выстраивать эффективные бизнес-процессы.
После запуска системы существенно повысилась прозрачность исполнения поручений, сократились сроки согласования документов и улучшился контроль выполнения задач. Отдельно стоит отметить внедрение электронной цифровой подписи, благодаря которой значительную часть процессов перевели в электронный формат с сохранением юридической значимости документов. Наиболее ощутимыми преимуществами стали также сокращение бумажного документооборота, ускорение согласований, удобный поиск файлов и прозрачность процессов.
За три года работы команда LITIKO зарекомендовала себя как надежный, профессиональный и ответственный партнер. Сотрудники обладают высокой экспертизой, внимательно относятся к потребностям заказчика, предлагают эффективные решения и сопровождают проект на всех этапах развития.
Благодаря нашему сотрудничеству удалось успешно реализовать масштабный проект, внедрить новые функциональные модули и продолжить развитие системы в соответствии с потребностями бизнеса. Именно поэтому я уверенно рекомендую компанию LITIKO организациям, которые планируют цифровую трансформацию своих процессов».
Очилова Мунира Уктамовна
Product Owner Банк Эсхата
