Як ми автоматизували облік договорів з контрагентами для крупного виробника продуктів харчування
Тривалість проекту – 40 робочих днів
Обсяг проекту – близько 300 людино/годин
Кількість працівників підприємства-замовника – 84 людини
Метою звернення юридичного департаменту компанії-виробника до LITIKO було впорядкувати та спростити процес погодження договорів з новими контрагентами, оскільки на підприємстві:
- складний механізм погодження договорів через особливості його організаційної структури
- учасники процесу погодження та підписання договору з новим контрагентом не завжди мали доступ до останньої версії шаблону документа
Мета та задачі проекту
- Ведення єдиної бази шаблонів та зразків договорів
- Підтримка регламентів погодження договірних документів
- Контроль виконання зобов’язань за договором
- Пошук та аналіз комплектів договірних документів
- Ведення реєстру договорів
- Формування звітності в різних розрізах
- Ведення архіву договірних документів
Бізнес-процес До впровадження та Після
Загальна схема бізнес-процесу
Загальна схема погодження договорів з контрагентами виглядає наступним чином:
- В системі створюється контрагент, якщо з ним ніколи раніше не працювали.
- Створюється проект договору, який проходить погодження всередині компанії.
- Проект договору погоджується з контрагентом.
- Коли всі етапи погодження позаду, слідує затвердження та підписання договору з боку контрагента.
- Отримання оригіналу договору від контрагента.
- Виконання та контроль термінів дії договору.
Дану схему бізнес-процесу можна вважати типовою для всіх підприємств. Але в нашому випадку ми вдосконалили блок “Створення контрагента в системі”. Пов’язано це було з тим, що у бізнес-замовника існувала певна процедура перевірки контрагента: служба безпеки підприємства підтверджувала благонадійність контрагента та давала свій висновок про можливість подальшої співпраці з ним.
Схема процесу створення контрагента в Системі
Для створення контрагента в системі розробили окремий бізнес-процес. Майстер дій запускався в тому випадку, коли користувач не знаходив в довіднику контрагентів потрібного та встановлював ознаку “Новий контрагент”.
Запуск майстра дій
Після запуску майстра дій, користувач заповнював необхідні дані та вкладав документи, що підтверджують благонадійність нової компанії, відправляв на розгляд в службу безпеки підприємства та юридичний відділ.
Заповнення даних контрагента
Відправлення контрагента на перевірку
Завдання на перевірку контрагента
Якщо результат перевірки був позитивним, то в системі створювалася картка контрагента (картка компанії), в яку заносили всю відсутню інформацію, в тому числі яка потрібна для формування договору.
Крім того, дані про нового контрагента з системи DIRECTUM передавалися в 1С:Підприємство для того, щоб уже в ній контролювати виконання договору.
Схема процесу обробки договірного документа
Другою особливістю запропонованого впровадження стала розробка матриці погодження договірних документів, аналога якій в стандартному рішенні вендора немає. Даний механізм, в залежності від виду та категорії договору, визначав коло обов’язкових погоджуючих осіб і пов’язував шаблон документа з обраною категорією договору.
Користувач міг додати додаткових погоджуючих, а міг і змінити порядок погодження.
Користувачеві з правами адміністратора була доступна зміна налаштувань по кожній з категорій договору, а також додавання нових категорій договорів зі своїм порядком погодження і шаблоном. Система фіксувала дані зміни та застосовувала нові правила в нових задачах на погодження.
Результати впровадження проекту
- Прискорення процесу укладення договорів
- Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами
- Скорочення випадків втрати договірних документів
- Контроль виконання договірних зобов’язань
- Контроль використання затверджених шаблонів договорів
- Оперативний контроль стану погодження договорів
- Прискорення підготовки та аналізу інформації за договірними документами в різних розрізах
«Серед особливостей даного проекту можна виділити створення матриці погодження договорів. Ми розробили механізм, який дозволив виявляти на підставі інших даних, введених в систему, маршрут погодження договору, а також надали користувачеві можливість керувати ним»
Результати
Прискорення процесу укладання договорів
Оперативний контроль стану погодження договорів
Підвищення внутрішньої безпеки роботи з договірними документами
