Как мы автоматизировали учет договоров с контрагентами для крупного производителя продуктов питания
Длительность проекта – 40 рабочих дней
Объем проекта – около 300 человеко/часов
Количество сотрудников предприятия-заказчика – 84 человека
Целью обращения юридического департамента компании-производителя к LITIKO было упорядочить и упростить процесс согласования договоров с новыми контрагентами, поскольку на предприятии:
- сложный механизм согласования договоров из-за особенностей его организационной структуры
- участники процесса согласования и подписания договора с новым контрагентом не всегда имели доступ к последней версии шаблона документа
Цели и задачи проекта
- Ведение единой базы шаблонов и образцов договоров
- Поддержка регламентов согласования договорных документов
- Контроль выполнения обязательств по договору
- Поиск и анализ комплектов договорных документов
- Ведение реестра договоров
- Формирование отчетности в различных разрезах
- Ведение архива договорных документов
Бизнес-процесс До внедрения и После
Общая схема бизнес-процесса
Общая схема согласования договоров с контрагентами выглядит следующим образом:
- В системе создается контрагент, если с ним никогда ранее не работали.
- Создается проект договора, который проходит согласование внутри компании.
- Проект договора согласовывается с контрагентом.
- Когда все этапы согласования позади, следует утверждение и подписание договора со стороны контрагента.
- Получение оригинала договора от контрагента.
- Исполнение и контроль сроков действия договора.
Данную схему бизнес-процесса можно считать типовой для всех предприятий. Но в нашем случае мы усовершенствовали блок “Создание контрагента в системе”. Связано это было с тем, что у бизнес-заказчика существовала определенная процедура проверки контрагента: служба безопасности предприятия подтверждала благонадежность контрагента и давала свое заключение о возможности дальнейшего сотрудничества с ним.
Схема процесса создания контрагента в Системе
Для создания контрагента в системе разработали отдельный бизнес-процесс. Мастер действий запускался в том случае, когда пользователь не находил в справочнике Контрагентов нужного и устанавливал признак “Новый контрагент”.
Запуск мастера действий
После запуска мастера действий, пользователь заполнял необходимые данные и вкладывал документы, подтверждающие благонадежность новой компании, отправлял на рассмотрение в службу безопасности предприятия и юридический отдел.
Заполнение данных контрагента
Направление контрагента на проверку
Задания по проверке контрагента
Если результат проверки был положительным, то в системе создавалась карточка контрагента (карточка компании), в которую заносилась вся недостающая информация, в том числе которая нужна для формирования договора.
Кроме того, данные о новом контрагенте из системы DIRECTUM передавались в 1С:Предприятие для того, чтобы уже в ней контролировать исполнения договора.
Схема процесса обработки договорного документа
Второй особенностью предложенного внедрения стала разработка матрицы согласования договорных документов, аналога которой в стандартном решении вендора нет. Данный механизм, в зависимости от вида и категории договора, определял круг обязательных согласующих и связывал шаблон документа с выбранной категорией договора.
Пользователь мог добавить дополнительных согласующих, а мог и изменить порядок согласования. Пользователю с правами администратора было доступно изменение настроек по каждой из категорий договора, а также добавление новых категорий договоров со своим порядком согласования и шаблоном. Система фиксировала данные изменения и применяла новые правила в новых задачах на согласование.
Результаты внедрения проекта
- Ускорение процесса заключения договоров
- Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами
- Сокращение случаев утери договорных документов
- Контроль исполнения договорных обязательств
- Контроль использования утвержденных шаблонов договоров
- Оперативный контроль состояния согласования договоров
- Ускорение подготовки и анализа информации по договорным документам в различных разрезах
«Среди особенностей данного проекта можно выделить создание матрицы согласования договоров. Мы разработали механизм, который позволил вычислять на основании других данных, введенных в систему, маршрут согласования договора, а также предоставили пользователю возможность управлять им»
Результаты
Ускорение процесса заключения договоров
Оперативный контроль состояния согласования договоров
Повышение внутренней безопасности работы с договорными документами
