METTEN Stein+Design трансформирует обработку счетов-фактур с помощью M-Files: с семи дней до одного
Основные моменты:
- Сокращение времени обработки: Время обработки входящих счетов-фактур сократилось почти на 90% — с семи дней до одного.
- Повышенная доступность и эффективность: Сотрудники имеют полный доступ ко всем коммерческим документам через десктопный клиент M-Files или веб-клиент для пользователей Mac.
- Цифровизация: Переход от ручной к цифровой обработке документов привел к значительной ежегодной экономии средств.
- Повышенная точность: Автоматическое считывание данных и интеграция с существующей ERP-системой снизили количество ошибок и повысили точность обработки счетов.
О компании:
METTEN Stein+Design GmbH & Co KG — семейная компания и лидер инноваций в производстве бетонных блоков в Германии, присутствующая на рынке более 80 лет. Основанная в 1938 году двумя братьями в городе Бергиш-Гладбах, компания специализируется на разработке и патентовании специальных блоков. Сегодня продукция METTEN производится не только в Европе и США, но и в Южной Корее, Саудовской Аравии, Дубае и Израиле благодаря глобальной сети лицензиатов.
Сфера применения:
Обработка счетов-фактур, управление качеством Отрасль: Производство и торговля Страна: Германия
Основные проблемы до внедрения M-Files
Компания METTEN Stein+Design сталкивалась с рядом проблем в процессах управления документами. Ежемесячно она получает в среднем 750 счетов-фактур, 70% из которых — в бумажном виде. Ручная обработка — просмотр, проставление штампов и передача в соответствующие отделы — занимала до семи дней. Это приводило к потере скидок и отсутствию контроля над просроченными документами. Пандемия COVID-19 еще больше усилила необходимость в электронной обработке документов. Изначально все счета отправлялись бухгалтерам домой, что было неудобно и неэффективно. Ручная обработка приводила к частым ошибкам и затрудняла отслеживание документов.
«Мы поняли, что такой подход не имеет будущего, и сообщили об этом нашему поставщику ERP-системы — компании OGS», — объясняет Ронни Хильден, ответственный за HR, организацию и ИТ в METTEN Stein+Design.
Решение M-Files
Чтобы решить эти проблемы, METTEN Stein+Design при поддержке DMSFACTORY внедрила систему M-Files Knowledge Work Automation, интегрированную с ERP-системой OGSiD. Также был использован DMSFACTORY ContextView для удобства пользователей и DMSFACTORY SmartCapturing для автоматического считывания данных. Компания призвала поставщиков отправлять счета в электронном виде — 95% из них перешли на цифровой формат.
С помощью SmartCapturing данные из счетов регулярно считываются с помощью OCR. Если все данные распознаны, счет автоматически обрабатывается в M-Files. Если каких-либо данных не хватает, они добавляются вручную, а поставщик создается в OGSiD для дальнейшего использования.
«Сотрудничество с DMSFACTORY было замечательным. Мы постоянно поддерживали связь и быстро решали все вопросы. Установка рабочей системы прошла без проблем, что сразу повысило уровень принятия системы сотрудниками», — отмечает Ронни.
Результаты:
- Время обработки сократилось до одного дня, что позволило работать из любого места.
- Компания начала своевременно использовать скидки и лучше контролировать задолженности.
- Сотрудники, включая тех, кто работает удаленно, имеют полный доступ к документам через M-Files.
- Сократилось время поиска информации, повысилась эффективность.
- Отпала необходимость ежегодно уничтожать бумажные документы — это позволило сэкономить средства.
- Автоматическое считывание данных и интеграция с ERP снизили количество ошибок.
- В M-Files теперь хранятся не только счета, но и входящие накладные, исходящие документы, коммерческие предложения и подтверждения заказов.
«Мы сократили время обработки счетов с семи дней до одного», — говорит Анне Матиак, руководитель бухгалтерии METTEN Stein+Design.
Планы на будущее:
METTEN Stein+Design продолжает расширять использование M-Files. Команда работает над долгосрочным хранением важных заказов, полученных по электронной почте, в системе M-Files. Также планируется обработка товарных счетов со ссылкой на заказы в новой системе для еще большей эффективности и точности.
Почему M-Files?
M-Files — ведущая платформа для автоматизации интеллектуальной работы. Благодаря платформе M-Files специалисты могут быстрее находить информацию, работать эффективнее и достигать большего. M-Files обладает инновационной архитектурой на основе метаданных, встроенным механизмом рабочих процессов и усовершенствованным искусственным интеллектом. Это позволяет клиентам устранить информационный хаос, повысить эффективность процессов, автоматизировать безопасность и обеспечить соответствие требованиям.
Для получения дополнительной информации посетите страницу LITIKO: Комплексные решения для автоматизации вашего бизнеса
*P.S. Эта статья переведена для русскоязычных читателей с сайта вендора M-Files и представлена как пример реализации внедрения этой платформы.*
Компания LITIKO — сертифицированный Delivery-партнер в Украине. Обращайтесь к нам за консультацией и внедрением! Заказать услугу можно, заполнив форму на странице: M-Files: Эффективное управление документами от LITIKO
