Управление договорами
ОПТИМИЗИРУЙТЕ ВЕСЬ ЦИКЛ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
- Автоматическое формирование документов по шаблонам
- Управление договорами от создания до контроля выполнения
- Отправка документа контрагенту прямо из системы
- Подписание договора с помощью ЭП
ЧТО ТОРМОЗИТ РАБОТУ С ДОГОВОРАМИ
Затянутые сроки подписания
Высокая стоимость обработки договоров
Риски невыполнения обязательств
УСКОРЯЙТЕ ПОДПИСАНИЕ И СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
Управление договорами — решение на базе BPM-платформы, которое легко адаптируется под процессы компании и масштабируется вместе с ней. Система позволяет:
- отслеживать выполнение задач по договорам;
- контролировать дедлайны;
- хранить историю изменений;
- обеспечивать прозрачность для руководства;
- подключать новые процессы через гибкие интеграции.
Решение дает контроль над каждым шагом в работе с договорами и оптимизирует бизнес-процессы.
РЕЗУЛЬТАТЫ, КОТОРЫЕ ПОЛУЧАЮТ НАШИ КЛИЕНТЫ
В
раза
сокращаются сроки
подготовки документов
В
раза
растет скорость
согласования договоров
в
раз
сокращается время поиска
договоров и сопроводительных документов
ПРЕИМУЩЕСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРАМИ
Быстрая подготовка
Исходящие документы создаются в несколько кликов по шаблонам. Входящие — поступают в систему со сканера, почты или сервисов обмена. Все договоры и приложения к ним объединяются в единый комплект.
Гибкое согласование
Система формирует маршрут согласования и отправляет задачи ответственным. Процесс идет по регламенту с соблюдением дедлайнов. Благодаря КЭП договор получает юридическую силу и защищен от несанкционированных изменений.
Внесение изменений в документы
Оптимизация документооборота происходит непрерывно. Любые изменения логики или маршрутов ответственные пользователи могут вносить самостоятельно через графический редактор. Это не требует специальной технической подготовки.
Генерация разных видов отчетов
Система формирует разные типы отчетов, которые помогают анализировать ключевые параметры деятельности компании и делают процесс управления договорами более прозрачным.
Интеграция в любые системы компании
Двусторонний обмен данными, документами и справочниками с ERP, CRM и другими корпоративными системами происходит автоматически без ручного ввода. Это экономит время сотрудников и уменьшает количество ошибок.
Хранение и простой поиск документов
Все договоры и приложения хранятся в едином реестре с автонумерацией. Система защищает конфиденциальные данные с помощью шифрования и прав доступа, а удобные фильтры и тематические папки позволяют найти нужный документ.
УПРОЩАЙТЕ УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ
ОТ А ДО Я
Создание
Документы можно формировать прямо в системе. Вы заполняете основную часть договора, а решение автоматически подбирает шаблон из реестра и подтягивает данные из CRM, бухгалтерских или кадровых баз.
Также возможно мгновенное формирование договора сразу на нескольких языках.
Согласование
Система сравнивает документ с шаблоном и создает маршрут. К согласованию привлекаются только те специалисты, чьих блоков коснулись изменения.
Для удобства части текста маркируются цветами в соответствии с зонами ответственности департаментов.
Регистрация
После согласования договор регистрируется и отправляется контрагенту через сервис обмена, ссылкой или e-mail.
Если партнер вносит правки, система запускает повторное внутреннее согласование. Финальный подписанный документ отправляется на хранение.
Контроль выполнения
Все сроки и шаги по договору видны в его карточке, а чтобы закрыть этап, достаточно просто добавить акт выполненных работ.
Система уведомляет руководство о дедлайнах или задержках. Это позволяет контролировать выполнение обязательств и вовремя продлевать договоры.
ВЕДУЩИЕ КОМПАНИИ
В УКРАИНЕ И ПО ВСЕМУ МИРУ ДОВЕРЯЮТ НАМ
Истории наших клиентов
faq
Что такое автоматизация управления договорами?
Автоматизация управления договорами охватывает весь цикл работы с ними: создание, согласование, подписание, регистрацию, хранение, контроль за выполнением обязательств, перенос в архив и уничтожение.
Какие этапы работы с договорами можно автоматизировать?
Система охватывает составление договора, согласование, регистрацию, отправку контрагенту, подписание, хранение и контроль за выполнением условий и сроков.
Можно ли автоматически создавать договоры по шаблонам?
Да. Договоры формируются непосредственно в системе по шаблонам, а необходимые данные могут автоматически поступать из CRM, бухгалтерских и кадровых систем. Также предусмотрена возможность формирования договоров на нескольких языках.
Как система ускоряет согласование договоров?
Система автоматически формирует маршрут согласования и отправляет задания ответственным сотрудникам. Согласование может быть последовательным, параллельным или комбинированным. Система определяет маршрут и ответственных лиц с учетом характеристик и условий договора. Если в договоре изменяются отдельные блоки, к согласованию можно привлечь только соответствующих специалистов.
Можно ли подписывать договоры электронной подписью?
Да. Договоры можно подписывать с помощью КЭП. Электронная подпись придает договору юридическую силу и защищает его от несанкционированных изменений. Кроме того, в систему можно импортировать документы из других сервисов — «Вчасно», M.E.Doc, EDIN и Document.Online — для последующего контролируемого хранения юридически значимых документов.
Как контролировать сроки исполнения договоров?
В карточке договора отображаются все сроки и этапы его исполнения. Система отправляет уведомления о приближении сроков или задержках, помогая своевременно выполнять обязательства и продлевать договоры.
Можно ли интегрировать систему управления договорами с CRM и ERP?
Да. Предусмотрен двусторонний автоматический обмен данными, документами и справочниками с ERP, CRM и другими корпоративными системами. Это сокращает объем ручного ввода и количество связанных с ним ошибок.
Где хранятся договоры и как найти нужный документ?
Договоры и приложения хранятся в едином реестре. Для поиска используются фильтры, тематические папки, полнотекстовый поиск и AI-чат, а доступ к конфиденциальной информации контролируется с помощью прав доступа и шифрования. Функция связывания документов позволяет в одном интерфейсе просматривать все материалы, связанные, например, с исполнением договора: счета, накладные, акты, протоколы, письма, акты сверки, отчеты.
Что происходит, если контрагент вносит изменения в договор?
Если контрагент вносит правки, система запускает повторное внутреннее согласование. Функция сравнения предыдущей и текущей версий помогает отслеживать изменения. После окончательного согласования и подписания окончательная версия договора передается на хранение.
Можно ли изменять маршруты согласования договоров без участия программистов?
Да. Пользователи с соответствующими правами могут самостоятельно изменять логику и маршруты процессов с помощью графического редактора без специальной технической подготовки.
