Как оцифровать 300 бумажных журналов регистрации и обучить 18 специалистов за 2 недели: кейс ММЗ

О клиенте

• Молдавский металлургический завод (г. Рыбница)
• 2500 сотрудников
• С 1990-х годов поставляет продукцию в страны Евросоюза, США, Канаду, Австралию, Юго-Восточную Азию и Латинскую Америку
• Годовой оборот: $500 млн
• Задача: перенести бумажный документооборот в электронный вид с помощью интеграции платформы DirectumRX

Специалисты LITIKO перенесли на платформу DirectumRX 90% документации Молдавского металлургического завода (ММЗ). Чтобы настроить ЭДО предприятия со множеством подразделений, понадобилось 7 месяцев.

В итоге внедрение системы позволило в разы разгрузить сотрудников завода, сэкономить затраты на бумагу и ускорить бизнес-процессы.

С чем пришлось столкнуться

Система делопроизводства на ММЗ не менялась более 30 лет и велась исключительно в бумажном виде. Для внешней коммуникации использовали e-mail, обычные почтовые отправления и телефонную связь.

Регистрация и движение внутренних бумажных документов были не менее громоздкими. Всё это требовало больших операционных затрат и тормозило бизнес-процессы.

Для модернизации LITIKO использовала платформу DirectumRX 4.0. Цель модернизации — перевести на ЭДО ключевые технологические процессы делопроизводства. Предстояло внедрить несколько модулей и решений, а также обучить ведущих специалистов завода работе в системе.

Но когда менеджмент ММЗ обозначил требования к проекту, стало очевидно, что систему нужно кастомизировать. Каждый модуль требовал апдейта.

Этапы проекта:

1. Предпроектное обследование бизнес-процессов ММЗ
2. Разработка, оформление и согласование требований к проекту и настройкам системы
3. Презентация базовых решений ключевым пользователям компании и методических материалов по ним
4. Дополнения к требованиям
5. Создание плана-графика работ по проекту
6. Создание технического задания
7. Реализация проекта, кастомизация системы под требования компании
8. Выявление функциональных особенностей во время тестового запуска. Их внедрение и доработки
9. Разработка инструкций для пользователей по каждому направлению – с учетом выполненных настроек и доработок
10. Обучение рабочих групп по разработанным инструкциям
11. Тестирование системы с целью возможного выявления ошибок и дополнительных пожеланий. Если необходимо, проведение дополнительных работ по системе
12. Подписание договора о технической поддержке

Модуль «Делопроизводство»: электронное движение документов и уровни доступа к секретной информации

БЫЛО

Исторически процесс обработки входящих/исходящих запросов на ММЗ был достаточно громоздким. Бумажный документ попадал в центральную канцелярию, оттуда его направляли в следующий отдел, где присваивали отдельный номер — просто дописывали ручкой. Когда, пройдя несколько департаментов, запрос доходил до исполнителя, на бумаге просто не было места для финального штампа! Всё было исписано номерами, присвоенными каждым департаментом в цепочке.

Число журналов регистрации тем временем перевалило за 300.

Руководство завода было полностью «за» модернизацию этого процесса. Но ключевые специалисты опасались, что в электронном виде станет невозможно отслеживать движение документов. Чтобы снять опасения, пользователям наглядно продемонстрировали, что в электронной системе повышается прозрачность работы, есть возможность отслеживания пути документа, а риск утери информации почти исключен.

СТАЛО

В итоге модуль «Делопроизводство» успешно внедрили. Теперь документы «живут» в системе и движутся в электронном виде. В канцелярии осталось всего 2 журнала: для входящей и исходящей документации. Здесь документ регистрируют, и дальше он движется в электронном виде под одним номером. А любой руководитель в два клика может посмотреть любой документ в системе.

Внедрив модуль «Делопроизводство», специалисты LITIKO перевели в электронный вид 90% документооборота завода. Кроме того, настроили уровни доступа к секретной коммерческой информации.

Это было одним из ключевых пожеланий руководства.

Модуль «Совещания»: для электронного макета протокола пришлось менять существующий шаблон DirectumRX

Этот модуль был успешно внедрен в базовом функционале — специалисты LITIKO добавили только «Регулярные совещания». Однако существующие шаблоны протокола совещаний клиенту не подошли. Их пришлось серьезно дорабатывать. Причём несколько раз.

Пользователи, привыкшие к дизайну и формату бумажных бланков, выразили пожелание, чтобы электронный документ был максимально похож на бумажный оригинал.

В частности, шрифты, отступы от края между абзацами, и даже знаки пунктуации нужно было сделать такими, как в бумажном бланке. Чтобы выполнить все пожелания клиента, пришлось даже подключать сторонние библиотеки. В итоге пользователи получили комфортный и привычный для них формат.

БЫЛО

СТАЛО

Модуль «Договоры»: этапы процесса оцифровали и создали конкурентные листы

БЫЛО

ММЗ выпускает несколько видов продукции: металлопрокат, арматуру, фасонный прокат и др. Свои требования заказчики прописывают в запросе, который поступает по одному из каналов коммуникаций (обычная почта, телефон или e-mail). Далее идет преддоговорной, договорной и последоговорной процесс, в котором задействовано 5 подразделений.

Процесс выглядит так:

• Запрос покупателя движется из одного подразделения в другое
• Прорабатывается на каждом этапе
• Детализируется и согласуется с заказчиком
• Трансформируется в коммерческое предложение
• КП согласовывают с заказчиком
• На основании КП формируется договор
• Формируется заказ на производство и отгрузку

Всего было задействовано около 10 видов бумажных документов. И обработка каждого из них занимала рабочее время нескольких специалистов.

СТАЛО

Теперь процесс проработки запроса, поступившего по любому каналу, движется по этапам преддоговорного, договорного и постдоговорного процесса в электронном виде. Это минимизировало риск потери важной информации и в разы ускорило процесс обработки документов.

Помимо основных модулей, были настроены еще два решения, связанных с преддоговорной деятельностью: конкурентные листы и техническая проработка. Конкурентные листы — это рабочий инструмент службы закупок. В этот электронный лист вносится информация о ценах и характеристиках продукции внешних поставщиков, которые присылают свои КП с предложениями. По итогам выбирается поставщик и осуществляются закупки.

Матрица согласования договоров:

Организационно-распорядительные документы: приказы, заявки, служебные записки

БЫЛО

На ММЗ существуют такие виды внутренних документов: приказы, распоряжения, постановления, служебные записки, заявки, дополнительные акты. Например, заявки на транспорт, которые раньше заполняли вручную и передавали в транспортный цех. Или заявки на разработку в производственно-конструкторский отдел.

Внутренние документы в бумажном виде продвигались через канцелярию по департаментам.

СТАЛО

После внедрения системы 90% организационно-распорядительных документов перевели в электронный вид. Вместо нескольких видов актов создан единый тип электронных документов «Акт», который пользователь вручную запускает по свободному регламенту на согласование.

Несколько типов заявок в разные департаменты тоже перевели в электронный вид.

Разработали инструкции и обучили 18 ключевых специалистов

Команда LITIKO разработала понятные инструкции и методички по каждому направлению. За 2 недели курс обучения по базовым инструкциям прошли 18 ведущих специалистов ММЗ. После этого провели тестирование системы, чтобы учесть возможные вопросы и пожелания пользователей.

На данный момент первую линию техподдержки на 90% закрывает специалист предприятия. По более сложным вопросам или в случае сбоев в системе, согласно договору технической поддержки, помогают консультанты LITIKO.

Апдейт системы DirectumRX

В ходе проекта вышла новая версия платформы — DirectumRX 4.1, в которой вместо веб-сервисов перешли на сервис интеграций. Процессы там настроены совершенно иначе.

К тому времени одна из двух интеграций уже была настроена под веб-сервисы прошлой версии, DirectumRX 4.0. Заморозить работу над ней и заниматься другими модулями, а потом перенастроить первый — означало бы затянуть проект.

Озвучили заказчику ситуацию: если мы сейчас реализуем проект, то при следующем обновлении системы вам придется переписать модули, связанные с интеграцией. Кроме того, за новую версию клиенту нужно было доплатить. В итоге специалисты LITIKO сумели провести конвертацию прямо в ходе проекта. Форс-мажорная ситуация была решена.

Результаты проекта

• Внутренний документооборот оцифрован на 90%
• Значительно снизилась нагрузка на центральную канцелярию
• Процессы работы с внутренними документами стали электронными, что позволило разгрузить делопроизводителей
• Реализованы механизмы ознакомления, подачи и согласования документов
• Секретные коммерческие документы тоже стали электронными, с возможностью контролировать уровень доступа к ним
• Менеджменту завода теперь доступен мониторинг документов на каждом этапе
• В системе заведено 700 учетных записей — по количеству пользователей
• Подписан договор технической поддержки с LITIKO

Настроены решения:

1. Модуль «Делопроизводство»: входящие и исходящие письма, внутренние документы
2. Модуль «Совещания»
3. Работа с оргдокументами: приказы, распоряжения, служебные записки, заявки
4. Модуль «Договоры» + работа с документами «Технические проработки» и «Конкурентные листы»